"Sudah masuk di era 5.0, waktunya menerapkan beragam sistem call center untuk kebutuhan layanan di sektor pemerintahan. Apa saja keunggulannya? Simak di sini!"

Sudah masuk di era 5.0 dimana ini merupakan kelanjutan dari Society 4.0 yang berfokus pada pengembangan teknologi.  Begitu pula dengan 5.0, ini mulai menggunakan teknologi yang sudah terintegrasi ke dalam kehidupan manusia. Dalam lingkungan pelayanan masyarakat yang dijalankan oleh pemerintahan, teknologi yang berperan dalam memberikan layanan yang responsif, efisien, serta terpusat ialah sistem call center. Apa saja keunggulan dari sistem call center itu? Simak lengkapnya di bawah ini!

Pengertian Sistem Call Center

Sebelum kita masuk kepada keunggulan sistem call center, ada baiknya untuk mengetahui pengertian mengenai call center dan sistem call center itu sendiri. Pada umumnya, call center ini merupakan sebuah divisi atau departemen di suatu perusahaan yang memainkan peran dalam menangani seluruh interaksi pelanggan, terutama pada panggilan masuk dan keluar. Dalam konteks sistem call center, ini berarti infrastruktur teknologi dan operasional yang sengaja dirancang untuk menunjang seluruh komunikasi antara perusahaan dengan publik secara efisien. Menariknya, sistem call center telah terintegrasi dengan beragam perangkat lunak, perangkat keras, hingga tenaga kerja itu sendiri.

Manfaat Sistem Call Center untuk Layanan Pemerintahan

Dalam lingkup pemerintahan, sistem call center tentunya juga memainkan peran penting dalam menangani seluruh pelayanan kepada masyarakat. Banyak yang mengalami kendala atau beberapa keluhan yang didapatkan dari masyarakat tentang bagaimana pelayanan sektor pemerintahan ini, yakni kurang kompeten hingga belum adanya standar pelayanan publik. Inilah mengapa sektor pemerintahan membutuhkan sistem call center, dikarenakan: 

• Pelayanan yang Konsisten

Sistem call center pada layanan sektor pemerintahan mampu memberikan pelayanan yang konsisten kepada masyarakat. Dikarenakan, sistem call center ini menunjang masyarakat untuk menghubungi pemerintahan kapan saja, sehingga mempermudah komunikasi terkait pengaduan hingga pertanyaan dari masyarakat. Ini bertujuan untuk memastikan masyarakat dapat dilayani tanpa perlu datang ke kantor pemerintahan. 

• Respon Lebih Cepat

Sudah pasti sistem call center mampu memberikan respon atau penanganan masyarakat lebih cepat dan efisien. Ini dikarenakan semua pertanyaan atau keluhan yang masuk dapat langsung dicatat dan diproses secara terpusat oleh sistem call center. Kemudian, sistem call center juga menyediakan fitur tiket yang lengkap guna membantu hingga memantau status penyelesaian masalah. 

• Efisiensi Operasional

Layanan pemerintahan yang menggunakan sistem call center dapat mengelola alur komunikasi dengan masyarakat secara lebih efektif. Mengapa demikian? Karena, beban kerja dapat langsung didistribusikan ke agen call center yang berpengalaman dan terlatih tentunya. Ini bisa dipakai untuk mengurangi waktu tunggu masyarakat dalam mendapatkan jawaban atau solusi dari pemerintahan. 

• Peningkatan Reputasi Layanan

Bersama sistem call center dijamin reputasi pelayanan yang diberikan oleh sektor pemerintahan kepada masyarakat lebih meningkat. Ini dikarenakan sistem call center mampu memberikan layanan yang konsisten serta profesional guna meningkatnya citra perusahaan di mata masyarakat. 

• Pengelolaan Data Terpusat

Kini dengan sistem call center, layanan pemerintahan mampu mengelola seluruh data pelanggan secara terpusat. Ini dikarenakan, semua data yang masuk bisa disimpan dalam satu sistem saja, guna memudahkan pemantauan riwayat komunikasi dan preferensi pelanggan. 

Baca Juga: Sistem Call Center yang Kokoh, Sebagai Pondasi Unit Layanan Terpadu!

Jenis-Jenis Sistem Call Center 

Beragam sekali bukan manfaat yang sistem call center mampu berikan kepada layanan di sektor pemerintah untuk masyarakat. Penasaran dengan jenis-jenis dari sistem call center itu sendiri? Pelajari lebih lanjut di bawah ini: 

• Help Desk Management

Sistem call center yang pertama ada, help desk management. Pada dasarnya sistem call center sengaja dirancang untuk mengelola semua permintaan atau keluhan publik yang masuk ke layanan pusat panggilan. Inilah salah satu sistem yang dimilikinya, karena ini berguna untuk memastikan setiap laporan seperti pertanyaan atau keluhan diterima dan disalurkan ke unit atau agen yang tepat dalam menangani keluhan tersebut. 

• Ticket Monitoring

Ticket monitoring merupakan sistem call center kedua guna untuk melacak semua laporan yang telah dibuat dalam bentuk tiket. Tak hanya itu saja, sistem call center yang satu ini memiliki fungsi utama untuk memantau seluruh status penyelesaian keluhan dari awal hingga selesai. Yang mana penyelesaian masalah dapat lebih mudah karena seluruh tiket sudah ter-update guna membantu meningkatkan akuntabilitas layanan pemerintahan. 

• Data Export

Kemudian, sistem call center yang ketiga ada data export. Sistem atau fitur ini memungkinkan data keluhan dan interaksi dengan masyarakat diekspor ke format yang mudah dianalisis, seperti spreadsheet atau database lainnya. Keunggulan dari sistem call center satu ini dapat digunakan untuk membuat laporan kinerja yang lebih mendalam, sehingga mendukung sektor pemerintahan dalam mengambil keputusan yang berbasis data. 

• Vital Metrics Based on Properties

Keempat ada vital metrics based on properties. Apa itu sistem call center yang satu ini? Ini merupakan sistem yang menyediakan metrik-metrik penting yang sudah dirancang berdasarkan kebutuhan layanan pemerintahan. Sistem call center ini memiliki fungsi utama dalam memberikan gambaran kinerja berdasarkan parameter tertentu. Sehingga, pemerintah dapat memantau seluruh efektivitas program atau layanan dengan data yang sudah diukur. 

• Filter Tickets

Sistem call center yang kelima ada yang berguna untuk menyaring tiket berdasarkan kategori-kategori tertentu yakni, keluhan, lokasi, hingga urgensi itu sendiri. Inilah yang dinamakan sistem call center filter tickets. Kegunaannya untuk layanan sektor pemerintahan ini berguna untuk memberikan layanan yang lebih terstruktur dan mampu memastikan seluruh masalah yang lebih dibutuhkan dapat ditangani lebih dahulu. 

Sociomile: Sistem Call Center Kualitas Terbaik!

Jadi, kapan sektor Anda mulai mengimplementasikan sistem call center? Karena, di Ivosights memiliki produk sistem call center terlengkap dengan custom workflow yang bisa disesuaikan oleh kebutuhan perusahaan Anda, Sociomile. Sociomile sendiri dapat dikostumisasi sesuai kebutuhan perusahaan Anda untuk kebutuhan dashboard, flow ticket, hingga reporting. Menariknya lagi Sociomile dari Ivosights ini sudah dipercaya oleh ratusan merek atau industri demi menunjang seluruh pelayanan pusat panggilan perusahaan Anda. Sudah saatnya untuk meningkatkan layanan pusat panggilan Anda bersama Sociomile. Dapatkan Sociomile hanya di Ivosights dengan mengunjungi situs resmi Ivosights, kemudian pada menu Produk & Layanan klik Sociomile. Mudah bukan? Hubungi Ivosights sekarang juga!