"Kecepatan pelayanan pelanggan dapat menjadi faktor penentu kesuksesan sebuah bisnis, karena itu Anda dapat menggunakan ACD dan Voicebot secara bersamaan"

Dalam dunia bisnis yang kompetitif saat ini, pelayanan pelanggan yang cepat dan efisien merupakan salah satu kunci utama kesuksesan. Pelanggan mengharapkan jawaban yang cepat atas pertanyaan mereka, resolusi masalah yang efektif, dan pengalaman yang memuaskan secara keseluruhan. Untuk memenuhi harapan pelanggan ini, banyak perusahaan beralih ke teknologi modern seperti voicebot dan sistem ACD (Automatic Call Distribution). Dengan kombinasi penggunaan voicebot dan sistem ACD (Automatic Call Distribution) secara bersamaan, ini dapat menjadi solusi pelayanan pelanggan yang lebih cepat dan efisien. Berikut adalah penjelasannya.

Apa itu Voicebot?

voicebot adalah program komputer yang dirancang untuk berkomunikasi dengan manusia melalui interaksi suara. Mereka bekerja berdasarkan aturan yang telah diprogram sebelumnya atau menggunakan kecerdasan buatan (AI) untuk merespons pertanyaan dan permintaan pelanggan. Voicebot dapat digunakan dalam berbagai platform, termasuk sistem panggilan, aplikasi bisnis, hingga situs website bisnis.

Baca Juga: Voicebot, Fitur Kecerdasan Buatan yang Mempermudah Komunikasi

Apa itu Sistem ACD (Automatic Call Distribution)?

Sistem ACD (Automatic Call Distribution) adalah solusi teknologi yang digunakan untuk mengelola dan mendistribusikan panggilan masuk dari pelanggan ke agen atau departemen yang paling sesuai. Sistem ini umumnya digunakan dalam pusat panggilan (contact center) atau layanan pelanggan untuk memastikan bahwa panggilan-panggilan tersebut ditangani secara efisien.

Bagaimana Voicebot dan Sistem ACD Bekerja Bersama untuk Mempercepat Layanan Pelanggan

• Pengenalan Otomatis

Ketika pelanggan menghubungi pusat panggilan atau memulai percakapan dengan voicebot, sistem ACD (Automatic Call Distribution) dapat melakukan pengenalan otomatis berdasarkan nomor telepon atau ID pelanggan. Hal ini memungkinkan sistem untuk mengidentifikasi pelanggan dan mengakses riwayat percakapan sebelumnya jika ada.

• Pendahuluan Voicebot

Dalam banyak kasus, voicebot dapat digunakan untuk menyambut pelanggan dan meminta informasi awal tentang pertanyaan atau masalah mereka. Sehingga ini dapat membantu dalam merutekan panggilan dengan lebih efisien ke agen yang paling sesuai.

• Pemecahan Masalah Sederhana

Voicebot dapat digunakan untuk menangani pertanyaan dan permintaan sederhana yang sering muncul. Ini dapat mencakup pemberian informasi umum tentang produk atau layanan, mengarahkan pelanggan ke situs web, atau memberikan panduan langkah demi langkah.

• Eskalasi ke Agen Manusia

Ketika voicebot mengenali bahwa pertanyaan atau masalah pelanggan melebihi kemampuannya, ia dapat dengan mulus mengarahkan panggilan tersebut ke agen manusia yang sesuai. Informasi yang sudah dikumpulkan oleh voicebot juga dapat diteruskan kepada agen untuk mempercepat resolusi.

• Integrasi Data

Voicebot dan sistem ACD (Automatic Call Distribution) dapat berbagi data dan informasi tentang pelanggan dan masalah yang dilaporkan. Hal ini memungkinkan agen manusia untuk memiliki pemahaman yang lebih baik tentang situasi pelanggan sebelum mereka bahkan mulai berbicara.

Keunggulan Solusi Pelayanan Pelanggan Cepat

• Peningkatan Kecepatan

Kombinasi voicebot yang responsif dan sistem ACD (Automatic Call Distribution) yang efisien dapat menghasilkan peningkatan signifikan dalam kecepatan penanganan permintaan pelanggan. Pelanggan tidak lagi harus menunggu lama untuk mendapatkan jawaban atau bantuan.

• Reduksi Waktu Tunggu

Waktu tunggu pelanggan sebelum terhubung dengan agen manusia dapat dikurangi secara signifikan. Voicebot dapat memberikan respon awal dan informasi yang mungkin dibutuhkan pelanggan sebelum berbicara dengan agen.

Baca Juga: Yuk, Simak Bidang Apa Saja yang Membutuhkan Voicebot!

• Efisiensi Operasional

Dengan voicebot yang menangani tugas-tugas sederhana dan rutin, agen manusia dapat fokus pada permintaan yang lebih kompleks. Hal ini dapat meningkatkan produktivitas dan efisiensi tim.

• Kualitas Layanan yang Lebih Baik

Dengan akses cepat ke informasi dan riwayat pelanggan, agen manusia dapat memberikan pelayanan yang lebih baik dan terpersonal. Mereka memiliki semua alat yang diperlukan untuk memberikan solusi yang memuaskan.

• Peningkatan Kepuasan Pelanggan

Secara keseluruhan, solusi ini dapat menghasilkan peningkatan kepuasan pelanggan. Mereka mendapatkan jawaban lebih cepat, waktu tunggu yang lebih singkat, dan pelayanan yang lebih baik secara umum.

Implementasi Voicebot dan Sistem ACD

• Pemilihan Platform Voicebot

Langkah pertama adalah memilih platform voicebot yang sesuai dengan kebutuhan bisnis Anda. Platform ini harus mendukung integrasi dengan sistem ACD yang akan digunakan. Salah satu voicebot terpercaya yang dapat Anda gunakan adalah voicebot dari Ivosights.

• Pengembangan voicebot

Buat dan konfigurasikan voicebot sesuai dengan skenario yang telah ditentukan. Pastikan voicebot memiliki pengetahuan yang cukup tentang produk atau layanan yang Anda tawarkan.

• Integrasi dengan Sistem ACD

Penting untuk mengintegrasikan voicebot dengan sistem ACD Anda. Hal ini memungkinkan informasi yang dikumpulkan oleh voicebot dapat diakses oleh agen manusia.

• Pelatihan Agen

Berikan pelatihan kepada agen manusia tentang cara berinteraksi dengan voicebot dan cara menggunakan data yang diberikan oleh voicebot untuk memberikan pelayanan yang lebih baik.

• Evaluasi dan Perbaikan

Terus pantau kinerja voicebot dan sistem ACD (Automatic Call Distribution) Anda. Dengan pemantauan yang baik, Anda dapat mengidentifikasi area-area di mana perbaikan diperlukan dan melakukan perubahan yang sesuai.

• Pengukuran Kinerja

Gunakan metrik seperti waktu rata-rata penanganan, tingkat kepuasan pelanggan, dan efisiensi operasional untuk mengukur kinerja solusi pelayanan pelanggan Anda. Ini dapat membantu Anda menilai keberhasilan implementasi.

• Skalabilitas

Pastikan solusi Anda dapat dengan mudah ditingkatkan seiring dengan pertumbuhan bisnis Anda. Fleksibilitas dan skalabilitas adalah kunci dalam menjaga efektivitas solusi ini.

Baca Juga: 5 Alasan Voicebot Dibutuhkan untuk Kendaraan Pribadi

Gunakan ACD (Automatic Call Distribution) dan Voicebot yang Andal dari Ivosights

Penggunaan voicebot dan sistem ACD (Automatic Call Distribution) bersama-sama dapat menjadi solusi pelayanan pelanggan yang cepat dan efisien. Dengan kemampuan untuk merutekan panggilan dengan cerdas, memberikan respon cepat, dan menyediakan data yang berguna kepada agen manusia, solusi ini dapat menghasilkan peningkatan yang signifikan dalam kepuasan pelanggan. Investasi dalam teknologi ini dapat membayar dengan hasil yang luar biasa dalam jangka panjang dan membantu bisnis Anda tetap bersaing di pasar yang kompetitif.

Tetapi, perlu diingat bahwa memilih voicebot dan sistem ACD (Automatic Call Distribution) yang tepat dan terpercaya adalah hal yang sangat penting. Karena jika kedua teknologi ini sering mengalami kendala, keamanan yang rendah, dan lain-lain, justru malah akan menimbulkan masalah baru pada bisnis Anda. Ketika sistem komunikasi bisnis seperti voicebot dan sistem ACD (Automatic Call Distribution) memiliki masalah, maka komunikasi bisnis dengan pelanggan dapat terganggu dan berakhir pada penurunan pendapatan bisnis.

Salah satu tempat untuk mendapatkan voicebot dan ACD (Automatic Call Distribution) terpercaya dan andal adalah Ivosights. Ivosights sebagai perusahaan yang bergerak di bidang customer engagement solution menyediakan berbagai macam produk teknologi dan jasa. Dengan memesan voicebot dari Ivosights Anda bisa mendapatkan sistem voicebot berbasis kecerdasan buatan. Tak hanya itu, jika Anda membeli Sociomile, alat bantu contact center dari Ivosights, Anda akan mendapatkan sistem panggilan yang memiliki sistem teknologi ACD (Automatic Call Distribution).

Kemampuan Ivosights sudah terbukti, pengguna produk dan jasa Ivosights sudah ada lebih dari 500 bisnis sejak tahun 2016, ini termasuk bisnis swasta maupun bisnis negeri. Banyak perusahaan besar yang menggunakan jasa dan produk dari Ivosights, karena memang Ivosights adalah perusahaan yang sudah terbukti keandalannya. Jika Anda tertarik dengan voicebot, sistem panggilan ACD (Automatic Call Distribution), atau teknologi customer engagement lainnya, Anda bisa menghubungi tim Ivosights segera, dan buat komunikasi bisnis Anda semakin mudah!