Pendidikan merupakan institusi yang berperan untuk membekali generasi mendatang dengan keterampilan, baik dalam ranah akademik maupun non-akademik. Proses pendidikan ini melibatkan peran beragam pihak, termasuk siswa sebagai peserta didik, para pengajar dan staf sebagai fasilitator pembelajaran, serta orang tua sebagai pendamping dalam pembelajaran di rumah. Dengan keterlibatan banyak pihak ini, institusi pendidikan memerlukan sarana komunikasi yang efektif untuk memfasilitasi interaksi antara semua pihak yang terlibat. Interaksi paling mudah, cepat, dan efektif adalah dengan menggunakan sistem software CRM berbentuk call center yang baik.

Apa itu CRM?

Customer Relationship Management (CRM) merupakan strategi yang digunakan oleh perusahaan, institusi atau pelaku bisnis untuk mengelola hubungan dan interaksi dengan pelanggan serta orang-orang yang berpotensi menjadi calon pelanggan. Tingkat interaksi yang dioptimalkan berdampak langsung pada kepuasan pelanggan. Pelanggan yang merasa puas dengan produk dan layanan perusahaan cenderung melakukan pembelian berulang, yang pada akhirnya menguntungkan perusahaan.

Biasanya, perusahaan menggunakan berbagai jenis platform untuk mendukung implementasi software CRM (Customer Relationship Management ). Salah satunya adalah platform yang mendukung sistem call center, Sociomile Voice. Software CRM ini merupakan turunan dari Sociomile yang dirancang untuk menyederhanakan alur kerja karyawan dengan layanan inbound atau panggilan masuk dan outbound atau panggilan keluar yang dapat disesuaikan dengan kebutuhan perusahaan. Dengan fitur software CRM yang kegunaannya saling melengkapi satu sama lain ini, institusi seperti institusi pendidikan dapat memiliki sarana interaksi yang optimal dengan pihak siswa, guru, karyawan, dan orang tua siswa.

Baca Juga: Pengaruh Customer Engagement Tools pada Peningkatan Brand Loyalty 

Keunggulan CRM Call Center pada Institusi Pendidikan

Software CRM call center ini memiliki berbagai macam keunggulan yang dapat dirasakan oleh institusi pendidikan yang menggunakan Sociomile Voice sebagai call center mereka. Beberapa keunggulan produk Sociomile Voice adalah sebagai berikut:

Software CRM ini dilengkapi oleh fitur IP PBX Telephony System yang memudahkan agen untuk dapat mengakses dasbor darimana saja. Sehingga memungkinkan untuk memberlakukan Work From Home (WFH) untuk karyawannya.

Software CRM ini dapat diintegrasikan ke platform pesan instan seperti WhatsApp dan Telegram. Hal ini menguntungkan bagi institusi pendidikan untuk memaksimalkan komunikasi yang baik dengan pihak siswa, guru, karyawan, atau orang tua siswa.

Customer service perusahaan seringkali kewalahan dengan beban kerja yang dimiliki. Faktor ini dapat berimbas negatif terhadap tingkat kepuasan pelanggan. Akan tetapi, software CRM ini menyediakan custom workflow atau alur kerja yang dapat disesuaikan dengan kebutuhan dan kemampuan agen masing-masing.

Supervisor atau atasan di institusi pendidikan dapat dengan mudah memantau operasional traffic panggilan, ketersediaan agen, rekaman suara, dan aspek lainnya melalui handphone dengan mudah dan praktis. Hal ini sangatlah menguntungkan untuk supervisor supaya lebih terlibat dengan hal-hal yang berhubungan dengan teknis melalui software CRM.

Implementasi CRM Call Center pada Institusi Pendidikan

Institusi pendidikan dapat menggunakan software CRM call center ini dalam beberapa aspek operasional. Beberapa ulasannya yaitu sebagai berikut:

Institusi pendidikan akan sangat diuntungkan dengan penggunaan software CRM call center ini. Institusi dapat menggunakan layanan inbound atau panggilan masuk untuk mengatasi pertanyaan, keluhan, kritik, hingga saran terkait sistem institusi mereka. Selain itu, institusi juga dapat memanfaatkan layanan outbound atau panggilan keluar untuk melakukan promosi mengenai pendaftaran, penawaran program, atau persyaratan penerimaan sekolah.

Untuk mempermudah proses transaksi, perusahaan juga dapat menggunakan software CRM untuk sarana penerimaan pesanan atau pembayaran. Contohnya seperti proses transaksi seragam, buku, atau alat penunjang belajar lainnya. Proses transaksi juga dapat mudah dilakukan dengan integrasi inbound call dengan pesan instant WhatsApp untuk keperluan lanjutan seperti pengiriman bukti pembayaran atau reminder dan informasi pengiriman produk.

Institusi pendidikan juga dapat menggunakan software CRM untuk menyusun proses appointment atau janji temu. Seperti janji temu dengan pihak kemahasiswaan, wali kelas, atau kepala sekolah. Aksesibilitas seperti ini akan membuat reputasi institusi meningkat drastis.

Baca Juga: Mengenal Sociobot: Implementasi Teknologi Berbasis AI pada Software CRM 

Institusi pendidikan dapat menggunakan software CRM untuk melakukan call reminder atau pengingat mengenai berbagai macam hal. Seperti mengonfirmasi pemesanan, mengingatkan appointment, memberikan informasi akademik dan non-akademik, dan lain-lain.

Memahami kepuasan pelanggan merupakan elemen penting dalam kemajuan sebuah institusi. Dengan mengetahui area di mana produk dan layanan belum memenuhi harapan, perusahaan dapat memperbaikinya secara langsung. Salah satu metode untuk menilai kepuasan pelanggan adalah melalui pelaksanaan survei. Survei ini dapat disebarkan melalui platform software CRM.

Tertarik Menggunakan CRM Call Center? Segera Hubungi Ivosights!

Ivosights adalah business solution provider yang menghadirkan Sociomile Voice, platform turunan dari Sociomile yang merupakan platform contact center yang memadukan berbagai jenis kanal digital dalam 1 dashboard. Platform tersebut merupakan solusi bagi perusahaan untuk memiliki efisiensi dalam operasional bisnis, juga menciptakan interaksi dan hubungan yang baik dengan pelanggan. Dengan menggunakan platform dari Ivosights ini, perusahaan dapat dengan mudah menaikkan customer experience. Tertarik menggunakan Sociomile Voice? Hubungi Ivosights untuk langkah awal menuju bisnis sukses!