Personalisasi pesan adalah salah satu strategi penting dalam dunia pemasaran dan layanan pelanggan. Dengan mampu mengirimkan pesan yang disesuaikan dengan preferensi dan karakteristik pelanggan, bisnis dapat membangun hubungan yang lebih baik dan efektif. Salah satu sumber data yang sering digunakan untuk personalisasi pesan adalah sistem Customer Relationship Management (CRM). Namun, pengumpulan data dari CRM (Customer Relationship Management) harus dilakukan dengan bijak dan sesuai dengan aturan privasi yang berlaku. Ada beberapa batasan yang harus Anda ketahui dalam pengumpulan data dari sistem CRM (Customer Relationship Management) untuk personalisasi pesan, berikut adalah penjelasannya.

Apa itu Data Personalisasi Pesan?

Data personalisasi pesan merujuk pada informasi yang digunakan untuk mengkustomisasi pesan atau komunikasi agar sesuai dengan penerima. Data ini mencakup berbagai aspek, seperti nama penerima, preferensi produk, riwayat pembelian, lokasi geografis, dan lainnya. Tujuan utama dari data personalisasi pesan adalah meningkatkan relevansi dan daya tarik pesan yang dikirimkan kepada pelanggan atau penerima.

Baca Juga: 5 Cara Efektif Bangun CRM yang Baik untuk Perusahaan Anda

Apa itu Sistem CRM (Customer Relationship Management)?

Customer Relationship Management (CRM) adalah pendekatan bisnis yang berfokus pada hubungan dengan pelanggan. Ini mencakup teknologi dan strategi untuk mengelola interaksi dan hubungan dengan pelanggan. CRM (Customer Relationship Management) digunakan untuk mengumpulkan, mengorganisasi, dan menganalisis data pelanggan untuk meningkatkan pengalaman pelanggan. Data dari sistem CRM (Customer Relationship Management) dapat digunakan untuk personalisasi pesan dengan lebih baik.

Sistem CRM (Customer Relationship Management) berfungsi untuk memantau dan mengelola semua interaksi dengan pelanggan, baik melalui telepon, email, media sosial, atau interaksi langsung. Alat ini mencatat setiap detail dan aktivitas yang terkait dengan pelanggan, memungkinkan bisnis untuk mengenal pelanggan mereka dengan lebih baik.

Fungsi Personalisasi Pesan

Personalisasi pesan memiliki beberapa fungsi penting dalam berbagai konteks, termasuk pemasaran dan layanan pelanggan. Beberapa fungsi tersebut meliputi:

Dengan menyampaikan pesan yang relevan dengan preferensi dan perilaku pelanggan, personalisasi pesan dapat membuat pelanggan merasa dihargai dan lebih terlibat. Kegiatan ini dapat membantu membangun hubungan yang kuat antara bisnis dengan pelanggan.

Pesan yang disesuaikan dengan sejarah dan preferensi pelanggan dapat membantu meningkatkan tingkat retensi. Pelanggan yang merasa diperhatikan cenderung tetap setia dan terus menggunakan produk atau layanan Anda.

Personalisasi pesan dapat meningkatkan tingkat konversi dalam kampanye pemasaran. Ketika pesan dirancang dengan mempertimbangkan minat dan kebutuhan pelanggan, peluang mereka untuk melakukan tindakan seperti pembelian atau langganan menjadi lebih tinggi.

Baca juga: Cara Mudah Integrasikan Platform CRM dengan Automatic Call Distribution

Personalisasi pesan dapat menghemat waktu dan sumber daya bisnis dengan mengirimkan pesan yang relevan kepada orang yang tepat. Ini menghindari pemborosan dengan mengirimkan pesan yang tidak relevan kepada pelanggan yang mungkin tidak tertarik.

Pesan yang disesuaikan dengan data yang tepat dapat membantu membangun kepercayaan pelanggan. Dampaknya, pelanggan melihat bahwa bisnis memahami kebutuhan mereka, dan ini dapat membantu memperkuat hubungan dan persepsi positif terhadap merek.

Alasan Personalisasi Pesan memiliki Batasan Pengumpulan Data

Meskipun personalisasi pesan memiliki banyak manfaat, ada batasan-batasan dalam pengumpulan data untuk tujuan ini. Beberapa alasan mengapa personalisasi pesan harus memiliki batasan dalam pengumpulan data adalah sebagai berikut:

Pelanggan memiliki hak privasi yang harus dihormati. Mengumpulkan terlalu banyak data pribadi tanpa izin dapat melanggar privasi pelanggan.

Hukum dan regulasi privasi data seperti Undang-undang Perlindungan Konsumen, tentu memiliki ketetapan batasan terkait pengumpulan dan penggunaan data pelanggan.

Jika pengumpulan data terlalu invasif, pelanggan dapat merasa tidak nyaman dan menghindari interaksi dengan bisnis. Dengan begitu justru pesannya bisa menjadi gagal.

Semakin banyak data yang dikumpulkan, semakin besar risiko keamanan data. Bisnis harus memastikan bahwa data pelanggan disimpan dengan aman. Dengan begitu data pelanggan akan aman dan kredibilitas bisnis Anda juga terjaga.

Terlalu banyak data yang dikumpulkan dapat mengaburkan data yang relevan dan berdampak negatif pada kualitas personalisasi. Tidak semua data dapat digunakan, karena itu Anda juga perlu melakukan pemilihan data.

Kelebihan Mengumpulkan Data dari Sistem CRM (Customer Relationship Management) untuk Personalisasi Pesan

Mengumpulkan data dari sistem CRM (Customer Relationship Management) untuk personalisasi pesan memiliki sejumlah kelebihan, termasuk:

Data yang diambil dari sistem CRM (Customer Relationship Management) memberikan wawasan mendalam tentang preferensi, perilaku, dan sejarah interaksi pelanggan. Dengan informasi ini, bisnis dapat merancang pesan yang sangat sesuai dengan setiap pelanggan, sehingga personalisasi menjadi lebih efektif dan relevan.

Pesan yang disesuaikan dengan data CRM (Customer Relationship Management) cenderung mendapatkan respons yang lebih positif dari pelanggan. Ketika pelanggan merasa pesan ditujukan secara khusus untuk mereka, mereka lebih mungkin untuk merespons, baik dengan melakukan pembelian, berlangganan, atau berinteraksi lebih lanjut.

Data yang sudah ada dalam sistem CRM (Customer Relationship Management) mengurangi kebutuhan untuk mengumpulkan data tambahan setiap kali sebuah kampanye personalisasi diluncurkan. Hal ini dapat menghemat waktu dan sumber daya yang biasanya dibutuhkan untuk mengoleksi informasi pelanggan secara manual.

Personalisasi pesan dengan data dari CRM (Customer Relationship Management) dapat membantu meningkatkan tingkat retensi pelanggan. Pelanggan merasa dihargai dan diberikan perhatian khusus, sehingga membuat mereka lebih cenderung untuk tetap setia kepada bisnis Anda.

Dengan data yang terpusat dalam sistem CRM (Customer Relationship Management), pengelolaan dan akses data menjadi lebih efisien. Tim penjualan dan pemasaran dapat dengan mudah mengakses informasi yang mereka butuhkan untuk mendukung pelanggan atau merancang kampanye pemasaran yang lebih efektif.

7 Batasan Pengumpulan Data untuk Personalisasi Pesan dari Sistem CRM (Customer Relationship Management)

Meskipun data dari sistem CRM (Customer Relationship Management) sangat berharga untuk personalisasi pesan, ada batasan-batasan yang harus diikuti. Berikut adalah tujuh batasan pengumpulan data untuk personalisasi pesan dari sistem CRM (Customer Relationship Management):

Data hanya boleh dikumpulkan jika pelanggan memberikan izin atau persetujuan mereka. Ini adalah langkah yang sangat penting untuk mematuhi hukum privasi data yang berlaku dan menjaga kepercayaan pelanggan.

Hanya data yang relevan dengan tujuan personalisasi pesan yang boleh dikumpulkan. Mengumpulkan data yang tidak relevan dapat membingungkan dan mengganggu pelanggan.

Data yang dikumpulkan harus akurat dan mutakhir. Kesalahan data dapat mengarah pada personalisasi yang tidak tepat dan merugikan reputasi bisnis.

Bisnis harus menjelaskan kepada pelanggan bagaimana data akan digunakan untuk personalisasi pesan. Ini menciptakan transparansi dan memastikan bahwa pelanggan merasa nyaman dengan penggunaan data mereka.

Bisnis harus menetapkan batas waktu penyimpanan data pelanggan dan menghapus data yang tidak lagi diperlukan. Hal ini membantu mengelola data secara efisien dan mematuhi regulasi data. Data-data di dalam sistem CRM (Customer Relationship Management) Anda juga menjadi tidak tertumpuk.

Baca juga: Memaksimalkan Telesales dengan Pemanfaatan Sistem CRM yang Efektif

Bisnis harus dapat menjelaskan asal-usul dan cara data pelanggan dikumpulkan. Ini memungkinkan pelanggan untuk memahami lebih baik bagaimana data mereka digunakan.

Data pelanggan harus disimpan dengan aman dan dilindungi dari akses yang tidak sah. Mengimplementasikan langkah-langkah keamanan data yang kuat adalah kunci untuk melindungi data pelanggan dari potensi ancaman keamanan. Gunakan sistem CRM (Customer Relationship Management) yang aman juga.

Rekomendasi Teknologi CRM (Customer Relationship Management) yang Canggih dan Andal

Personalisasi pesan dengan data dari sistem CRM (Customer Relationship Management) dapat memberikan manfaat besar, tetapi harus diatur dengan bijak sesuai dengan batasan-batasan yang telah disebutkan di atas. Dengan mematuhi regulasi privasi data dan memperlakukan data pelanggan dengan rasa hormat, bisnis dapat mencapai personalisasi yang efektif dan mendukung hubungan yang lebih baik dengan pelanggan.

Anda juga harus menggunakan sistem CRM (Customer Relationship Management) yang dapat menyajikan data lengkap dan berguna. Karena tidak semua CRM (Customer Relationship Management) dapat menyajikan data yang berguna. Fitur seperti perekam suara, data riwayat pemesanan, dan data-data lain sangat dibutuhkan untuk personalisasi. Karena itu, pilihlah sistem CRM (Customer Relationship Management) yang memiliki penyimpanan dan perekaman data yang bagus.

Salah satu sistem CRM (Customer Relationship Management) yang dapat menyimpan data dengan lengkap adalah Sociomile. Sociomile adalah sistem CRM (Customer Relationship Management) berbasis cloud, sehingga memungkinkan Anda untuk menyimpan berbagai data riwayat komunikasi dengan pelanggan Anda. Wawasan-wawasan lain, seperti niche pasar juga sangat dibutuhkan, karena ini Sociomile juga memiliki kemampuan integrasi dengan alat digital listening, ini memungkinkan data Anda menjadi lebih lengkap.

Untuk kemudahan interaksi dengan pelanggan, Sociomile juga dilengkapi dengan sistem panggilan Inbound  dan Outbound sekaligus. Tak hanya itu, untuk menghadapi komplain pelanggan, Sociomile juga dilengkapi dengan fitur ticketing system, sehingga ini memudahkan para agen untuk menyelesaikan masalah pelanggan. Karena Sociomile berbasis cloud, maka semua penggunaan fitur ini tidak bergantung pada suatu alat fisik tertentu, bahkan bisa dilakukan di mana saja.

Kemudahan lainnya juga didapatkan dari kemampuan Sociomile yang dapat diintegrasikan dengan 12 platform lain, seperti Email, Telegram, Instagram, WhatsApp Business API, dan masih banyak lagi, ini dapat memudahkan Anda melakukan personalisasi pesan dari platform mana saja dan di mana saja, serta kapan saja. Masih banyak kelebihan lainnya dari Sociomile, inilah yang membuatnya lebih unggul daripada sistem CRM (Customer Relationship Management) lainnya. Jika Anda tertarik atau memiliki pertanyaan lebih lanjut terkait Sociomile, silakan hubungi tim Ivosights segera dan dapatkan sistem CRM (Customer Relationship Management) andalan Anda!