"Report break adalah waktu saat operator call center beristirahat atau jeda dari tugas mereka untuk melakukan laporan atau melakukan tugas administratif lainnya"

Dunia call center memiliki banyak istilah asing karena call center merupakan industri yang sangat spesifik dan telah mengembangkan terminologi yang unik untuk menggambarkan konsep, proses, dan sistem yang digunakan dalam operasionalnya. Call center juga mengadopsi banyak teknologi dan sistem yang digunakan dalam dunia telekomunikasi dan teknologi informasi, yang memiliki istilah-istilah yang sangat spesifik. Beberapa istilah asing juga diadopsi dari bahasa Inggris, yang merupakan bahasa utama dalam industri ini, termasuk istilah report break. Nah, artikel ini akan menjelaskan hal-hal terkait report break! Untuk kamu yang penasaran, wajib simak artikel ini sampai habis karena artikel ini akan membahas pengertian, fungsi, hingga cara membuat report break!

Apa itu Report Break?

Report break dalam konteks call center merujuk pada waktu di mana seorang operator call center mengambil istirahat atau jeda dari tugas mereka untuk melakukan laporan atau melakukan tugas administratif lainnya. Ini bisa termasuk mencatat informasi tentang panggilan yang diterima, menyelesaikan formulir, atau menyampaikan laporan kepada atasan. Report break ini dapat ditentukan oleh manajemen call center atau ditentukan oleh operator itu sendiri dalam batas-batas yang ditentukan.

Baca Juga: Sales Call, Strategi Marketing yang Efektif

Fungsi Report Break

Fungsi dari report break pada call center adalah untuk memberikan operator call center waktu untuk melakukan tugas administratif seperti mencatat informasi tentang panggilan yang diterima, menyelesaikan formulir, atau menyampaikan laporan kepada atasan. Hal ini bertujuan untuk menjaga operator tetap terorganisir dan membuat perubahan yang diperlukan untuk meningkatkan kualitas layanan yang diberikan kepada pelanggan. Istirahat laporan juga dapat digunakan sebagai cara untuk memastikan bahwa operator tetap sehat dan produktif selama jam kerja mereka.

Apa Isi dari Report Break?

Isi dari report break pada call center bisa berbeda-beda tergantung pada kebijakan dan prosedur yang diterapkan oleh perusahaan tertentu. Namun, beberapa hal yang umum dilakukan dalam report break antara lain:

• Mencatat informasi tentang panggilan yang diterima, termasuk jumlah panggilan, waktu panggilan, dan durasi panggilan.
• Menyelesaikan formulir yang diperlukan, seperti formulir laporan kinerja, formulir pelanggan, dll
• Menyampaikan laporan kepada atasan, seperti laporan kinerja harian, laporan masalah, dll
• Membuat catatan tentang pelanggan yang mengalami masalah atau memerlukan perhatian khusus dan melaporkannya kepada atasan.
• Melakukan evaluasi diri atas kinerja dan mencari cara untuk meningkatkan kualitas layanan yang diberikan kepada pelanggan
• Menyelesaikan tugas administratif lainnya yang ditentukan oleh manajemen call center.

Itu hanyalah beberapa contoh, tapi isi dari report break bisa saja berbeda-beda tergantung pada kebijakan dan prosedur yang diterapkan oleh perusahaan yang bersangkutan.

Baca Juga: Pengertian dan Fungsi Contact Center Bagi Perusahaan

Bagaimana Cara Membuat Report Break?

Untuk membuat report break pada call center, ada beberapa langkah yang dapat dilakukan, yaitu:

1. Tentukan tujuan dari report break. Ini harus sesuai dengan tujuan dari call center dan ditetapkan oleh manajemen call center.
2. Buat format laporan yang akan digunakan. Format laporan harus jelas dan mudah digunakan oleh operator call center.
3. Tentukan frekuensi report break. Ini bisa setiap hari, setiap minggu, atau sesuai kebutuhan.
4. Buat petunjuk yang jelas tentang bagaimana operator call center harus mengisi laporan. Petunjuk harus jelas dan mudah dipahami oleh operator call center.
5. Sediakan waktu yang cukup untuk operator call center untuk mengisi laporan. Waktu yang cukup harus disediakan agar operator call center dapat menyelesaikan laporan dengan baik.
6. Pastikan bahwa operator call center memahami pentingnya report break dan memahami tujuannya.
7. Sediakan sistem untuk menyimpan dan mengelola laporan. Sistem ini harus mudah digunakan dan dapat diakses oleh manajemen call center.
8. Evaluasi dan lakukan perbaikan pada report break secara berkala. Ini akan memastikan bahwa report break selalu efektif dan sesuai dengan kebutuhan call center.
9. Itu hanyalah beberapa contoh, tapi pastikan untuk menyesuaikan dengan kebutuhan dan kondisi call center yang bersangkutan.

Dapatkan BPO Contact Center Terbaik di Ivosights!

Itu dia hal-hal yang bisa kamu ketahui report break dalam dunia contact center. Ribet melakukan pembagian tiket untuk pelanggan di contact center-mu? Dapatkan sistem ticket lock distribution pada layanan contact center di Ivosights!

Untuk mendapatkan BPO Contact Center terbaik yang mengedepankan fitur-fitur bermanfaat, kamu bisa mengandalkan Ivosights! Ivosights BPO Contact Center terhubung langsung dengan platform customer relationship management Sociomile yang dilengkapi 13 kanal lebih dalam satu dasbor. Sociomile juga menawarkan staf berkompetensi yang dilatih dengan appraisal motivation yang tentunya penting dimiliki oleh seorang agen telesales.

Dengan dibantu berbagai fitur yang berguna, kamu akan mendapatkan layanan contact center paling efektif! Hubungi Ivosights sekarang juga dan rasakan perubahan pada perusahaanmu!