"Dengan chatbot, agen call center Anda tidak perlu kesulitan lagi mengerjakan tugas rutin. Dengan begitu, kinerja mereka dapat ditingkatkan sehingga lebih optimal"

Dalam era digital yang semakin maju, semua bisnis dituntut untuk mengoptimalkan efisiensi operasional mereka. Salah satu cara yang semakin populer adalah dengan menerapkan teknologi chatbot. Chatbot dapat berfungsi sebagai asisten virtual yang bertugas untuk mengotomatisasi tugas-tugas rutin. Untuk mengetahui bagaimana chatbot dapat melakukan tugas-tugas rutin secara otomatis, Anda akan diberikan pengertian terlebih dahulu tentang layanan satu ini.

Pengertian dari Chatbot

Chatbot merupakan sebuah program komputer yang dirancang untuk berinteraksi dengan manusia melalui percakapan berbasis teks atau suara. Chatbot menggunakan artificial intelligence untuk merespons pertanyaan, memberikan informasi, atau menyelesaikan tugas-tugas tertentu tanpa butuh bantuan agen manusia.

Apa Saja Fungsi-Fungsi dari Chatbot?

Berikutlah beberapa fungsi dari penggunaan chatbot:

• Pelayanan Pelanggan

Chatbot digunakan untuk memberikan jawaban secara cepat dan akurat terhadap pertanyaan pelanggan, mengatasi masalah umum, dan mengarahkan pertanyaan ke departemen yang sesuai apabila chatbot tidak bisa menjawabnya.

• Penjadwalan Pertemuan

Layanan ini dapat membantu mengatur jadwal pertemuan atau reservasi tanpa perlu adanya keterlibatan secara manual.

• Pengumpulan Data

Adanya chatbot dapat membantu Anda mengumpulkan data dari para pengguna, seperti umpan balik atau preferensi, untuk dianalisis lebih lanjut.

• Pemberian Informasi Produk

Chatbot dapat memberikan informasi produk atau layanan kepada calon pelanggan.

Baca juga: Chatbot dan Artificial Intelligence, Apa Perbedaan Keduanya?

Beberapa Tugas Rutin yang Dapat Diotomatisasi oleh Chatbot

Inilah beberapa tugas rutin yang dapat diotomatisasi oleh chatbot:

• Pertanyaan Umum Pelanggan

Layanan ini dapat menjawab pertanyaan-pertanyaan umum yang sering diajukan oleh pelanggan, seperti tentang jam operasional, alamat, dan informasi produk.

• Pemesanan dan Pembayaran

Dalam bisnis retail atau layanan, chatbot dapat membantu pelanggan untuk memesan produk atau layanan, serta membantu proses pembayaran.

• Pelacakan Pengiriman

Layanan ini juga dapat memberikan informasi terbaru tentang status pengiriman produk kepada pelanggan.

• Pelayanan Pelanggan 24/7

Dengan adanya chatbot, bisnis Anda dapat memberikan pelayanan pelanggan tanpa henti, bahkan di luar jam operasional perusahaan.

• Pendaftaran dan Verifikasi

Dalam bisnis yang memerlukan pendaftaran atau verifikasi, chatbot dapat membantu mengumpulkan sejumlah informasi yang diperlukan.

• Penjadwalan Pertemuan

Lalu, layanan ini dapat membantu untuk mengadakan penjadwalan pertemuan dengan mengoordinasikan jadwal antara pihak yang terlibat.

• Pemantauan Stok

Dalam bisnis retail, chatbot mampu memberikan informasi secara real-time tentang ketersediaan stok kepada pelanggan.

• Pemberian Informasi Produk

Layanan ini dapat memberikan informasi lengkap tentang produk kepada pelanggan sehingga membantu mereka untuk membuat keputusan pembelian.

• Penanganan Keluhan Sederhana

Layanan ini dapat mengatasi keluhan sederhana pelanggan dengan cara memberikan solusi atau mengarahkan keluhan tersebut supaya departemen yang tepat bisa menanganinya.

• Notifikasi dan Pengingat

Chatbot dapat mengirimkan notifikasi atau pengingat kepada pelanggan tentang berbagai hal, seperti pembayaran tagihan atau tawaran khusus.

Cara-Cara Terapkan Chatbot untuk Otomatisasi Tugas-Tugas Rutin dalam Bisnis

Inilah cara-cara terapkan chatbot untuk otomatisasi tugas-tugas rutin dalam bisnis:

• Identifikasi Tugas-Tugas Rutin

Langkah pertama adalah identifikasi tugas-tugas rutin yang dapat diotomatisasi, misalnya saja menjawab pertanyaan umum pelanggan, memproses pemesanan, dan memberikan informasi produk.

• Pilih Platform Chatbot

Ada berbagai platform chatbot yang tersedia. Untuk itu, Anda sebaiknya memilih platform yang sesuai dengan target pelanggan dan bisnis Anda.

• Pengembangan Skrip

Buatlah skrip atau algoritma yang akan digunakan oleh chatbot untuk menjawab pertanyaan atau melakukan tugas tertentu. Pastikan skrip tersebut sudah akurat dan lengkap.

• Pelatihan Chatbot

Sebelum chatbot digunakan secara resmi, lakukan pelatihan terlebih dahulu. Ajari layanan ini untuk memahami dan menanggapi berbagai jenis pertanyaan dan permintaan pelanggan.

• Integrasi dengan Data Bisnis

Chatbot harus terintegrasi dengan data bisnis, seperti database produk, harga, dan stok.

• Uji Coba

Sebelum mengaktifkan layanan ini, lakukan uji coba dengan berbagai skenario dan pertanyaan untuk memastikan semuanya berfungsi dengan baik.

• Peluncuran dan Monitor

Setelah uji coba berhasil, kenalkan chatbot secara resmi ke pelanggan bisnis Anda. Lakukan monitoring kinerjanya secara teratur dan perbarui skrip jika diperlukan.

• Interaksi Manusia

Meskipun chatbot dapat mengotomatisasi banyak tugas, tetaplah berikan pelanggan sebuah opsi supaya mereka bisa berinteraksi dengan agen manusia jika diperlukan, terutama untuk pertanyaan yang kompleks.

• Perbaikan Berkelanjutan

Terus tingkatkan layanan ini berdasarkan umpan balik pelanggan dan data kinerja.

Baca juga: 7 Kerugian yang Didapat Apabila Tidak Menggunakan Chatbot Flow Builder

Dapatkan Chatbot yang Sesuai Kebutuhan Anda hanya di Ivosights!

Dengan merespons pertanyaan pelanggan, mengatur janji, atau melakukan tugas-tugas lainnya, chatbot dapat membantu meningkatkan efisiensi operasional, menghemat waktu, dan membebaskan agen manusia untuk tugas-tugas yang lebih kompleks. Dengan memilih platform yang tepat, merancang konten yang efektif, dan melakukan uji coba yang cermat, bisnis dapat mengoptimalkan manfaat dari teknologi chatbot dalam menghadapi tugas-tugas rutin.

Sebagai pilihan, Anda bisa menggunakan produk chatbot kami bernama Sociobot. Sociobot merupakan sebuah chatbot berbasis artificial intelligence yang terintegrasi dengan sistem contact center kami, Sociomile. Adanya Sociobot membuat Anda dapat memberikan pelayanan ke pelanggan secara cepat, interaktif, dan pelayanannya dapat dipersonalisasikan dengan preferensi setiap pelanggannya. Tak hanya itu, chatbot bisa dimodifikasi untuk melakukan tugas-tugas rutin secara otomatis. Dengan begitu, agen dapat lebih terfokus untuk mengerjakan tugas lain yang lebih membutuhkan bantuan pengoperasian manusia.

Chatbot ini bisa integrasikan juga ke beberapa platform, seperti Whatsapp, Telegram, dan Webchat perusahaan Anda. Apalagi, Anda juga bisa mengkustomisasi flow chatbot Anda dengan menggunakan fitur chatbot flow builder. Hubungi tim Ivosights untuk melakukan konsultasi lanjut terkait penggunaan chatbot yang sesuai dengan kebutuhan perusahaan Anda sekarang juga!