"Untuk jasa contact center, hardware atau perangkat keras sangatlah dibutuhkan untuk menunjang kinerjanya. Berikut cara menjaganya!"

Untuk jasa contact center, hardware atau perangkat keras sangatlah dibutuhkan untuk menunjang kinerjanya. Perangkat keras tersebut meliputi komputer atau laptop, headset dengan microphone, telepon atau softphone, sistem telepon atau softwere contact center, dan jaringan internet yang stabil. Pada artikel ini kamu akan mempelajari hal mengenai perangkat keras termasuk cara merawatnya.

Apa itu Perangkat Keras?

Perangkat keras adalah komponen fisik dari komputer yang dapat dilihat dan diraba, seperti CPU, RAM, hard drive, monitor, dan keyboard. Perangkat keras bekerja sama dengan perangkat lunak untuk mengeksekusi perintah dan menyelesaikan tugas-tugas komputasi.

Baca Juga: Pengertian dan Fungsi Contact Center Bagi Perusahaan

Mengapa Perangkat Keras Perlu Dirawat?

Perangkat keras perlu dirawat karena beberapa alasan:

1. Kinerja: Perangkat keras yang dijaga dengan baik akan berkinerja lebih baik dan mengurangi masalah yang mungkin terjadi, seperti crash atau hang up.
2. Produktivitas: Perangkat keras yang berkinerja baik akan meningkatkan produktivitas karyawan call center dan mengurangi downtime.
3. Data: Perangkat keras yang dijaga dengan baik akan mengurangi risiko kerusakan data yang tersimpan di dalamnya.
4. Biaya: Perangkat keras yang dijaga dengan baik akan memperpanjang masa pakainya, sehingga mengurangi biaya untuk perangkat baru.
5. Reputasi: Perangkat keras yang berkinerja buruk dapat menurunkan reputasi perusahaan dan menyebabkan keluhan dari pelanggan.
6. Kebutuhan: Perangkat keras yang dijaga dengan baik akan lebih memenuhi kebutuhan karyawan call center dan pelanggan yang ditujukan.
7. Kebutuhan teknis: Perangkat keras yang dijaga dengan baik akan memenuhi kebutuhan teknis yang diperlukan untuk membuat suatu call center berjalan dengan baik.

Secara keseluruhan, perangkat keras perlu dijaga untuk meningkatkan kinerja, produktivitas, mengurangi risiko kerusakan data, mengurangi biaya, meningkatkan reputasi, memenuhi kebutuhan, dan memenuhi kebutuhan teknis yang diperlukan untuk call center.

Baca Juga: Pengertian, Tugas, dan Fungsi Call Center

Manfaat Perangkat Keras untuk Contact Center

Perangkat keras dalam contact center dapat memberikan banyak manfaat, diantaranya:

1. Efisiensi: perangkat keras seperti telepon, komputer, dan headset memungkinkan agent untuk menangani panggilan masuk dan mengelola informasi pelanggan dengan cepat dan efisien.
2. Kualitas panggilan: perangkat keras seperti sistem perekaman panggilan dan quality monitoring system memungkinkan untuk merekam dan mengevaluasi kualitas interaksi antara agent dan pelanggan.
3. Fleksibilitas: perangkat keras seperti sistem IVR dan CRM memungkinkan untuk mengarahkan panggilan masuk ke agent yang sesuai dan mengelola informasi pelanggan dengan baik.
4. Konektivitas: perangkat keras seperti router dan switch memungkinkan untuk menghubungkan perangkat keras lainnya ke jaringan dan internet, sehingga memungkinkan untuk berkomunikasi dengan pelanggan di seluruh dunia.
5. Pemantauan: perangkat keras seperti sistem perekaman panggilan dan quality monitoring system memungkinkan untuk mengawasi kinerja agent dan membuat perbaikan jika diperlukan.
6. Scalability: perangkat keras dapat di-upgrade atau ditambah sesuai dengan pertumbuhan atau perubahan dalam jumlah pelanggan atau tugas yang harus dilakukan oleh contact center.
7. Keamanan: perangkat keras seperti sistem firewall dan enkripsi yang digunakan dalam jaringan dapat memberikan perlindungan terhadap serangan cyber dan menjaga data pelanggan aman.

Cara Menjaga Perangkat Keras

Beberapa cara untuk menjaga perangkat keras di call center antara lain:

1. Pemeliharaan rutin: Melakukan pemeliharaan rutin seperti membersihkan perangkat keras, mengecek konektivitas, dan memperbarui perangkat lunak dapat membantu dalam menjaga kinerja perangkat keras dan mengurangi masalah yang mungkin terjadi.
2. Pemantauan: Menetapkan sistem pemantauan untuk mengecek kinerja perangkat keras secara berkala dapat membantu dalam mengidentifikasi masalah sebelum menjadi lebih besar.
3. Penyimpanan yang baik: Menyimpan perangkat keras dengan baik dari sinar matahari, suhu yang tinggi, dan debu dapat memperpanjang masa pakai perangkat keras.
4. Backup: Membuat cadangan dari data yang tersimpan dalam perangkat keras dapat membantu dalam mengurangi risiko kerusakan data jika terjadi masalah dengan perangkat keras.
5. Dukungan Teknis: Memastikan bahwa perangkat keras dukungan teknis yang tersedia jika terjadi masalah.
6. Pembaruan perangkat lunak: Memastikan perangkat keras selalu di update ke versi terbaru perangkat lunak yang tersedia dapat meningkatkan kinerja dan mengurangi kemungkinan masalah.
7. Perlindungan fisik: Memastikan perangkat keras di perlindungi dengan cara meletakkannya di tempat yang aman dan terlindungi dari kerusakan fisik.
8. Perawatan: Memastikan perangkat keras di perawatkan dengan benar dan di cek secara berkala, seperti mengecek kabel, konektor dll.

Secara umum, penting untuk melakukan pemeliharaan rutin, pemantauan, dan penyimpanan yang baik serta dukungan teknis, membuat cadangan data, dan perlindungan fisik untuk menjaga kinerja perangkat keras di call center dan mengurangi masalah yang mungkin terjadi.

Baca Juga: Pentingnya Customer Care agar Pelanggan Tetap Loyal

Dapatkan BPO Contact Center Terbaik di Ivosights

Itu dia hal-hal yang bisa kamu ketahui dari perangkat keras untuk jasa contact center dan cara merawatnya. Untuk mendapatkan BPO Contact Center terbaik yang mengedepankan fitur-fitur bermanfaat, kamu bisa mengandalkan Ivosights!

Ivosights BPO Contact Center terhubung langsung dengan platform customer relationship management Sociomile yang dilengkapi 13 kanal lebih dalam satu dasbor. Sociomile juga menawarkan staf berkompetensi yang dilatih dengan appraisal motivation yang tentunya penting dimiliki oleh seorang agen telesales.