"Untuk jasa contact center, hardware atau perangkat keras sangatlah dibutuhkan untuk menunjang kinerjanya. Berikut cara menjaganya!"

Suatu call center, hardware atau perangkat keras sangatlah dibutuhkan untuk menunjang performa suatu brand. Perangkat keras tersebut meliputi komputer atau laptop, headset dengan microphone, telepon atau softphone, sistem telepon atau software call center, dan jaringan internet yang stabil. Pada artikel ini kamu akan mempelajari hal mengenai perangkat keras termasuk cara merawatnya.

Apa itu Perangkat Keras?

Perangkat keras merupakan komponen fisik dari komputer yang dapat dilihat dan diraba, seperti CPU, RAM, hard drive, monitor, dan keyboard. Perangkat keras bekerja sama dengan perangkat lunak untuk mengeksekusi perintah dan menyelesaikan tugas-tugas komputasi.

Baca Juga: Pengertian dan Fungsi Contact Center Bagi Perusahaan

Mengapa Perangkat Keras Perlu Dirawat?

Perangkat keras perlu dirawat karena beberapa alasan:

• Kinerja

Perangkat keras yang dijaga dengan baik akan berkinerja lebih baik dan mengurangi masalah yang mungkin terjadi, seperti crash atau hang up.

• Produktivitas

Perangkat keras yang berkinerja baik akan meningkatkan produktivitas karyawan call center dan mengurangi downtime.

• Data

Perangkat keras yang dijaga dengan baik akan mengurangi risiko kerusakan data yang tersimpan di dalamnya.

• Biaya

Perangkat keras yang dijaga dengan baik akan memperpanjang masa pakainya, sehingga mengurangi biaya untuk perangkat baru.

• Reputasi

Perangkat keras yang berkinerja buruk dapat menurunkan reputasi perusahaan dan menyebabkan keluhan dari pelanggan.

• Kebutuhan

Perangkat keras yang dijaga dengan baik akan lebih memenuhi kebutuhan karyawan call center dan pelanggan yang ditujukan.

• Kebutuhan Teknis

Perangkat keras yang dijaga dengan baik akan memenuhi kebutuhan teknis yang diperlukan untuk membuat suatu call center berjalan dengan baik.

Secara keseluruhan, perangkat keras perlu dijaga untuk meningkatkan kinerja, produktivitas, mengurangi risiko kerusakan data, mengurangi biaya, meningkatkan reputasi, memenuhi kebutuhan, dan memenuhi kebutuhan teknis yang diperlukan untuk call center.

Baca Juga: Pengertian, Tugas, dan Fungsi Call Center

Manfaat Perangkat Keras untuk Call Center

Perangkat keras dalam call center dapat memberikan banyak manfaat, diantaranya:

• Efisiensi

Perangkat keras seperti telepon, komputer, dan headset memungkinkan agen untuk menangani panggilan masuk dan mengelola informasi pelanggan dengan cepat dan efisien.

• Kualitas Panggilan

Perangkat keras seperti sistem perekaman panggilan dan quality monitoring system memungkinkan untuk merekam dan mengevaluasi kualitas interaksi antara agen dan pelanggan.

• Fleksibilitas

Perangkat keras seperti sistem IVR dan CRM memungkinkan untuk mengarahkan panggilan masuk ke agen yang sesuai dan mengelola informasi pelanggan dengan baik.

• Konektivitas

Perangkat keras seperti router dan switch memungkinkan untuk menghubungkan perangkat keras lainnya ke jaringan dan internet, sehingga memungkinkan untuk berkomunikasi dengan pelanggan di seluruh dunia.

• Pemantauan

Perangkat keras seperti sistem perekaman panggilan dan quality monitoring system memungkinkan untuk mengawasi kinerja agen dan membuat perbaikan jika diperlukan.

• Skalabilitas

Perangkat keras dapat di-upgrade atau ditambah sesuai dengan pertumbuhan atau perubahan dalam jumlah pelanggan atau tugas yang harus dilakukan oleh call center.

• Keamanan

Perangkat keras seperti sistem firewall dan enkripsi yang digunakan dalam jaringan dapat memberikan perlindungan terhadap serangan cyber dan menjaga data pelanggan aman.

Cara Menjaga Perangkat Keras

Beberapa cara untuk menjaga perangkat keras di call center antara lain:

• Pemeliharaan Rutin

Melakukan pemeliharaan rutin seperti membersihkan perangkat keras, mengecek konektivitas, dan memperbarui perangkat lunak dapat membantu dalam menjaga kinerja perangkat keras dan mengurangi masalah yang mungkin terjadi.

• Pemantauan

Menetapkan sistem pemantauan untuk mengecek kinerja perangkat keras secara berkala dapat membantu dalam mengidentifikasi masalah sebelum menjadi lebih besar.

• Penyimpanan yang Baik

Menyimpan perangkat keras dengan baik dari sinar matahari, suhu yang tinggi, dan debu dapat memperpanjang masa pakai perangkat keras.

• Backup

Membuat cadangan dari data yang tersimpan dalam perangkat keras dapat membantu dalam mengurangi risiko kerusakan data jika terjadi masalah dengan perangkat keras.

• Dukungan Teknis

Memastikan bahwa perangkat keras dukungan teknis yang tersedia jika terjadi masalah.

• Pembaruan Perangkat Lunak

Memastikan perangkat keras selalu di update ke versi terbaru perangkat lunak yang tersedia dapat meningkatkan kinerja dan mengurangi kemungkinan masalah.

• Perlindungan Fisik

Memastikan perangkat keras di perlindungi dengan cara meletakkannya di tempat yang aman dan terlindungi dari kerusakan fisik.

• Perawatan

Memastikan perangkat keras di perawatkan dengan benar dan di cek secara berkala, seperti mengecek kabel, konektor dll.

Secara umum, penting untuk melakukan pemeliharaan rutin, pemantauan, dan penyimpanan yang baik serta dukungan teknis, membuat cadangan data, dan perlindungan fisik untuk menjaga kinerja perangkat keras di call center dan mengurangi masalah yang mungkin terjadi.

Baca Juga: Pentingnya Customer Care agar Pelanggan Tetap Loyal

Dapatkan BPO Call Center Terbaik di Ivosights

Itu dia hal-hal yang bisa kamu ketahui dari perangkat keras untuk jasa call center dan cara merawatnya. Untuk mendapatkan BPO Call Center terbaik yang mengedepankan fitur-fitur bermanfaat, kamu bisa mengandalkan Ivosights!

Ivosights BPO Call Center terhubung langsung dengan platform customer relationship management Sociomile yang dilengkapi 13 kanal lebih dalam satu dasbor. Sociomile juga menawarkan staf berkompetensi yang dilatih dengan appraisal motivation yang tentunya penting dimiliki oleh seorang agen telesales.