"BPO Contact Center memiliki beberapa pro dan kontra yang membuat banyak perusahaan mempertimbangkan penggunaannya. Yuk, simak penjelasannya disini!"

Saat menggunakan layanan BPO Contact Center, perusahaan tentu memiliki banyak pertimbangan untuk menggunakannya. Hal ini dikarenakan beberapa hal yang menjadikan pro dan kontra jika dimanfaatkan untuk perusahaan. Kedua hal tersebut tentu saja harus dilihat secara matang agar memberikan manfaat dan keuntungan bagi penjualan dan perusahaan itu sendiri. Untuk itu, simak penjelasan pro dan kontra apa saja yang ada dalam BPO Contact Center.

Hal-Hal yang Perlu Diperhatikan Saat Menggunakan BPO Contact Center

• Pilih Vendor yang Tepat

Lakukan riset dan evaluasi yang cermat dalam memilih vendor BPO Contact Center. Perhatikan reputasi, pengalaman, keahlian, dan kualitas layanan mereka. Pastikan vendor memiliki infrastruktur teknologi yang handal, tim yang terlatih, dan proses yang efisien untuk menjaga kualitas layanan yang baik.

• Jaga Komunikasi yang Baik

Komunikasi yang baik antara perusahaan dan vendor BPO Contact Center sangat penting. Tetap terhubung secara teratur untuk memastikan pemahaman yang saling sepakat, memberikan umpan balik, dan mengatasi masalah yang mungkin timbul. Pastikan ada saluran komunikasi yang jelas dan responsif antara kedua belah pihak.

• Perhatikan Keamanan Data

Data pelanggan adalah aset berharga, jadi pastikan vendor BPO Contact Center memiliki kebijakan keamanan data yang ketat dan sesuai dengan standar industri. Pastikan bahwa data pelanggan Anda dilindungi dengan baik dan hanya diakses oleh pihak yang berwenang. Pertimbangkan juga penggunaan kontrak kerahasiaan untuk melindungi informasi bisnis rahasia.

Baca Juga: Top 5 Industri dengan BPO Contact Center

• Pantau Kinerja Vendor Secara Teratur

Penting untuk melakukan pemantauan kinerja vendor BPO Contact Center secara teratur. Monitor tingkat kepuasan pelanggan, waktu respons, jumlah panggilan yang terjawab, dan metrik kinerja lainnya. Jika ada ketidaksesuaian dengan tujuan atau standar yang telah ditetapkan, segera komunikasikan dengan vendor dan cari solusi bersama.

Pro yang Mendukung Penggunaan BPO Contact Center

• Efisiensi Biaya

Menggunakan layanan BPO Contact Center dapat membantu perusahaan mengurangi biaya operasional. Alih daya ke vendor BPO memungkinkan perusahaan untuk menghindari investasi awal yang tinggi dalam infrastruktur, teknologi, dan sumber daya manusia yang diperlukan untuk membangun dan mengelola contact center internal. Perusahaan hanya membayar biaya layanan yang telah ditentukan, yang seringkali lebih terjangkau daripada biaya internal.

• Keahlian dan Pengalaman

Vendor BPO Contact Center memiliki tim yang telah terlatih dan berpengalaman dalam menangani interaksi pelanggan. Mereka memiliki pemahaman mendalam tentang teknik komunikasi yang efektif, penanganan keluhan, dan manajemen hubungan pelanggan. Dengan menggunakan layanan BPO, perusahaan dapat memanfaatkan keahlian dan pengalaman vendor untuk meningkatkan kualitas layanan pelanggan.

• Skala Layanan yang Fleksibel

Vendor BPO Contact Center dapat dengan mudah menyesuaikan skala layanan sesuai dengan fluktuasi permintaan pelanggan. Mereka dapat mengelola lonjakan panggilan atau permintaan dengan cepat dan efisien, sehingga perusahaan tidak perlu khawatir tentang keterbatasan kapasitas internal saat menghadapi situasi khusus atau kampanye pemasaran besar.

• Ketersediaan 24/7

BPO Contact Center seringkali dapat menyediakan layanan 24 jam sehari, 7 hari seminggu. Hal ini memungkinkan perusahaan untuk memberikan dukungan pelanggan yang responsif dan ketersediaan layanan yang luas. Pelanggan dapat menghubungi perusahaan pada waktu yang paling nyaman bagi mereka, termasuk di luar jam kerja normal, yang dapat meningkatkan kepuasan pelanggan dan memperkuat hubungan bisnis.

Kontra Saat Menggunakan BPO Contact Center

• Kehilangan Kontrol Penuh

Dalam mengalihdayakan fungsi contact center kepada vendor BPO, perusahaan kehilangan sebagian kontrol langsung atas operasional dan pengalaman pelanggan. Meskipun ada kontrak dan kesepakatan layanan yang ditetapkan, perusahaan harus mempercayakan pihak ketiga untuk mengelola interaksi langsung dengan pelanggan, yang dapat menimbulkan risiko jika standar atau nilai-nilai perusahaan tidak sepenuhnya terpenuhi.

Baca Juga: Waktu yang Tepat dan Cara Memilih Jasa Layanan BPO Contact Center

• Masalah Keamanan dan Privasi Data

Penggunaan layanan BPO Contact Center melibatkan berbagi data pelanggan dan informasi bisnis dengan pihak ketiga. Ini menimbulkan risiko keamanan dan privasi data. Perusahaan harus memastikan bahwa vendor BPO memiliki kebijakan keamanan yang kuat dan mematuhi peraturan privasi yang berlaku untuk melindungi data pelanggan dan informasi bisnis.

• Ketergantungan pada Pihak Ketiga

Ketika perusahaan mengandalkan vendor BPO untuk fungsi krusial seperti layanan pelanggan, ada risiko ketergantungan pada pihak ketiga. Jika terjadi masalah atau kesalahan pada pihak vendor, perusahaan dapat mengalami gangguan dalam operasional contact center atau penurunan kualitas layanan. Oleh karena itu, pemilihan vendor yang andal dan dengan reputasi baik sangat penting.

• Kurangnya Pemahaman Mendalam Tentang Bisnis Perusahaan

Vendor BPO Contact Center mungkin memiliki keahlian dalam menangani interaksi pelanggan secara umum, tetapi mereka mungkin kurang memahami dengan baik produk atau layanan spesifik yang ditawarkan oleh perusahaan. Ini dapat mempengaruhi kemampuan mereka dalam memberikan solusi yang relevan atau mendalam terhadap pertanyaan atau masalah yang kompleks dari pelanggan.

Yuk, Andalkan Ivosights untuk Contact Center!

Didirikan pada tahun 2016, Ivosights kini menjadi perusahaan layanan pelanggan solusi satu atap yang beroperasi di Indonesia dan melayani beberapa klien dari Asia Tenggara. Saat ini Ivosights adalah satu-satunya perusahaan lokal yang memiliki berbagai platform dan layanan komprehensif dalam membantu perusahaan meningkatkan manajemen keterlibatan pelanggan mereka di berbagai titik sentuh pelanggan. Dengan begitu, perusahaan dan bisnis yang Anda jalani bisa dengan mudah mengandalkan Ivosights untuk solusi customer engagement. Ivosights juga penyedia contact center end-to-end yang memenuhi 4 pilar utama contact center BPO untuk memberikan customer experience dan  proses bisnis yang memuaskan. Yuk, hubungi Ivosights sekarang juga!