"Salah satu fitur dalam ticketing system adalah tag tickets. Dengan fitur ini, Anda dapat mengelompokkan tiket menyesuaikan kriteria yang diinginkan"

Dalam layanan pelanggan, pengelolaan tiket menjadi sangat penting. Biasanya, tiket dalam layanan pelanggan akan dikelola dengan bantuan ticketing system. Sistem ini juga menyediakan berbagai fitur pendukung tiket, salah satunya berupa tag tickets. Fitur ini berguna untuk mengelompokkan tiket ke kriteria tertentu yang tentunya sangat membantu bagi para agen contact center. Untuk mengetahui lebih lanjut tentang fitur ini, silakan simak penjelasannya pada artikel ini.

Definisi Tiket dan Ticketing System dalam Layanan Contact Center

Dalam contact center, istilah tiket  adalah permintaan, keluhan, atau pertanyaan yang diajukan oleh pelanggan melalui berbagai saluran komunikasi. Setiap tiket memiliki nomor identifikasi unik yang memudahkan dalam pelacakan dan penyelesaiannya. Di sisi lain, ticketing system merupakan sebuah platform atau sistem yang berfungsi untuk mengelola dan menangani tiket pelanggan dengan efisien.

Baca juga: Tingkatkan Efisiensi Layanan Pelanggan dengan Ticketing System

Kenali Apa Itu Fitur Tag Tickets dalam Ticketing System Contact Center

Fitur tag tickets memungkinkan agen contact center untuk memberikan tag atau label pada setiap tiket berdasarkan kriteria atau kategori tertentu, misalnya saja dari segi prioritas, jenis permintaan, dan status penyelesaian. Pemberian label dalam ticketing system ini berguna untuk mengelompokkan dan mengidentifikasi tiket secara lebih mudah dan efisien.

Kegunaan Jika Anda Menggunakan Fitur Tag Tickets dalam Ticketing System Contact Center

Ada beberapa kegunaan yang diberikan oleh fitur tag tickets dalam ticketing system contact center, yaitu sebagai berikut:

• Pengelompokan yang Teratur

Agen contact center dapat mengelompokkan tiket berdasarkan kriteria atau kategori tertentu yang ditentukan dengan fitur tag tickets. Dengan begitu, agen semakin mudah untuk mengidentifikasi dan mengelompokkan tiket berdasarkan kategori yang telah ditentukan dalam ticketing system.

• Prioritas yang Jelas

Dengan memberikan tag pada tiket berdasarkan prioritas, agen dapat dengan mudah menentukan tiket mana yang harus ditangani terlebih dahulu. Hal ini akan membantu penanganan tiket secara cepat kepada pelanggan yang membutuhkannya.

• Pemantauan yang Lebih Baik

Agen dapat memantau status dan kemajuan penanganan tiket secara real-time melalui ticketing system. Tiket  yang sedang dalam proses, menunggu respon pelanggan, atau yang memerlukan tindakan lebih lanjut bisa dibedakan dengan mudah dengan pemberian tag yang berbeda. Agen jadi lebih mampu mengatur prioritas, menghindari kebuntuan, dan memastikan tiket ditangani dengan tepat waktu.

• Analisis dan Pelaporan yang Akurat

Fitur tag tickets juga mempermudah analisis dan pelaporan data berisikan performa agen, tren permintaan pelanggan, atau evaluasi efektivitas penanganan tiket. Dengan data yang terstruktur, perusahaan dapat membuat keputusan yang lebih baik dalam meningkatkan kualitas layanan pelanggan.

Baca juga: Tag ticket: Pengertian, Fungsi, dan Cara Kerjanya pada Contact center

Bagaimana Cara Menggunakan Fitur Tag Tickets dalam Ticketing System Contact Center?

Berikut ini adalah lima cara yang bisa diterapkan dalam penggunaan fitur tag tickets dalam ticketing system contact center:

• Tetapkan Kriteria Tag yang Jelas

Pertama, tentukan kriteria tag yang jelas dan sesuai dengan kebutuhan perusahaan, misalnya berdasarkan jenis permintaan, prioritas, atau kategori tertentu yang lebih spesifik.

• Prioritaskan dengan Tag

Tag dapat digunakan untuk memberikan prioritas pada tiket yang membutuhkan penanganan segera. Tag prioritas ini bisa ditandai sebagai urgent atau high priority pada tiket  untuk direspons secara cepat melalui ticketing system.

• Kelompokkan dengan Tag

Manfaatkan fitur tag tickets untuk mengelompokkan tiket berdasarkan jenis permintaan pelanggan, seperti contohnya tag teknis, tagihan, atau pengembalian produk.

• Pantau dan Tindak Lanjuti

Gunakan tag untuk memantau status dan kemajuan penanganan tiket. Misalnya, agen dapat memberikan tag menunggu respon pelanggan pada tiket yang memerlukan tindakan lebih lanjut dari pelanggan.

• Analisis Performa dan Evaluasi

Terakhir, gunakan tag sebagai kriteria dalam analisis performa agen atau evaluasi efektivitas penanganan tiket. Contohnya, performa ini dapat dimonitor melalui tag penyelesaian cepat atau tingkat kepuasan pelanggan.

Kelola Pengelompokkan Tiket dengan Mudah dengan Fitur Tag Tickets

Dalam ticketing system contact center, fitur tag tickets memiliki peran penting dalam pengelolaan dan penanganan tiket. Dengan menggunakan fitur tag tickets secara efektif, perusahaan dapat mengelola tiket dengan lebih terstruktur, meningkatkan prioritas, dan meningkatkan kualitas layanan pelanggan secara keseluruhan. 

Ivosights menggabungkan ticketing system multifungsi ke dalam platform CRM andalan kami, yaitu Sociomile. Sistem ini merupakan sistem contact center yang mendukung API Integration sehingga bisa Anda gabungkan dengan platform pendukung bisnis lainnya. Sociomile dibekali dengan beberapa fitur, salah satunya adalah tag tickets. Berkat fitur ini, agen dapat menandai setiap tiket dengan kata kunci supaya lebih mudah untuk ditemukan. Anda juga bisa mengkategorisasikan setiap tiket berdasarkan jenis permintaan pelanggan ataupun kriteria lainnya sesuai keinginan perusahaan Anda.

Untuk mengetahui ticketing system ini secara lebih lanjut, segera hubungi tim kami untuk melakukan konsultasi terkait Sociomile. Anda bahkan bisa melihat secara langsung demo layanan satu ini untuk mengetahui bagaimana perbedaannya dengan sistem CRM pada umumnya!