"Ticketing system dilengkapi dengan fitur otomatisasi untuk mengklasifikasi dan memprioritaskan tiket sesuai dengan parameter yang telah ditentukan, tag tickets!"

Bayangkan sebuah perusahaan mengelola ratusan permintaan yang masuk per harinya. Tanpa sistem yang terorganisir, permintaan pelanggan dapat terabaikan, hingga staf kewalahan menangani tumpukan masalah yang tak ada habisnya. Maka dari itu, ticketing system hadir sebagai solusi yang tidak hanya sekadar mencatat dan mengelola permintaan, namun juga menjadi alat dalam mengidentifikasi tingkat urgensi setiap permintaan. Dengan kemampuannya ini, perusahaan mampu mengidentifikasi permintaan berdasarkan urgensi. Sehingga, Anda bisa memastikan bahwa sumber daya yang ada dialokasikan secara efektif dan efisien, guna menangani permintaan secara tepat waktu dan bijaksana.

Pengertian Ticketing System

Ticketing system adalah sebuah sistem yang bekerja dengan menciptakan tiket untuk setiap permintaan, yang berisi informasi terkait seperti deskripsi masalah, prioritas, status, dan pihak yang bertanggung jawab dalam penyelesaiannya. Ticketing system di sini mampu mengatur dan mendistribusikan tugas dengan lebih efisien, sehingga setiap dapat permintaan ditangani dengan baik dan tidak terlewatkan. Bahkan yang membuatnya lebih menarik lagi, ticketing system dapat diakses melalui berbagai platform, seperti email, portal layanan mandiri, atau aplikasi khusus yang memungkinkan pengguna untuk mengajukan tiket dan memantau perkembangannya. 

Inilah alasan sistem ini bisa menjadi jembatan perusahaan dalam meningkatkan efisiensi dan transparansi dalam manajemen layanannya. Dengan fitur-fiturnya seperti pencatatan yang sistematis, tim dukungan dapat mengidentifikasi pola masalah yang sering terjadi, mengoptimalkan sumber daya, serta meningkatkan pengalaman pelanggan. Tidak lupa, ticketing system juga dilengkapi dengan bantuan kecerdasan buatan dan chatbot dalam mempercepat proses penyelesaian masalah, memberikan solusi yang lebih cepat dan akurat kepada pengguna. Dengan demikian, sistem ini tidak hanya berfungsi sebagai alat pencatatan, tetapi juga sebagai strategi penting dalam meningkatkan kepuasan pelanggan dan efektivitas operasional suatu organisasi.

Ticketing System Bantu Identifikasi Tingkat Urgensi Permintaan

Lalu, bagaimana ticketing system mampu mengidentifikasi seluruh permintaan berdasarkan tingkat urgensinya? Sebab, ticketing system dilengkapi dengan fitur yang secara otomatis mengklasifikasikan dan memprioritaskan tiket sesuai dengan parameter yang telah ditentukan. Salah satu fitur utama adalah tag tickets-nya, yang memungkinkan setiap tiket diberi label tertentu berdasarkan jenis masalah, departemen terkait, atau tingkat kepentingan. Sehingga, ticketing system mampu mengidentifikasi beberapa tingkat urgensi di bawah ini: 

• Kritis

Dengan mudah sistem ini mampu mengidentifikasi tingkat urgensi permintaan yang bersifat krisis. Tingkat urgensi krisis ini menunjukan masalah yang memerlukan penanganan segera karena berdampak langsung pada operasional perusahaan atau layanan pelanggan. 

• Darurat

Kemudian, ticketing system juga akan mengidentifikasi tingkat urgensi yang bersifat darurat. Tingkat urgensi yang satu ini menunjukkan masalah yang memerlukan penanganan cepat karena berpotensi menimbulkan kerugian yang lebih besar jika tidak segera diatasi. 

• Gangguan

Di bawah darurat, ada tingkat urgensi yang bersifat gangguan. Tingkat urgensi permintaan yang satu ini menunjukkan permasalahan yang mengganggu sebagian pelayanan atau operasional perusahaan, tetapi tidak sampai menyebabkan gangguan yang parah. 

• Rendah

Yang paling bawah, ada tingkat urgensi permintaan yang bersifat rendah. Tingkatan urgensi ini menunjukkan masalah yang tidak terlalu mendesak dan tidak berdampak signifikan pada operasional perusahaan atau layanan pelanggan.

Dengan adanya ticketing system dengan dukungan fitur tag tickets, perusahaan dapat dengan mudah memprioritaskan permintaan yang masuk berdasarkan urgensinya, menyelesaikan masalah-masalah kritis dan darurat sesegera mungkin, meningkatkan kepuasan pelanggan sebab permintaan mereka ditangani dengan cepat, hingga tim operasional dapat meningkatkan produktivitasnya secara keseluruhan. Dengan demikian, ticketing system dengan fitur tag tickets ini merupakan sebuah alat yang sangat berguna dalam mengidentifikasi dan memprioritaskan permintaan berdasarkan tingkat urgensinya. 

Baca Juga: Hot News! 5 Alasan Ticketing System Penting untuk Layanan Pelanggan 

Bagaimana Ticketing System Mampu Identifikasi Urgensi?

Namun, apakah Anda tidak penasaran bagaimana ticketing system mampu mengidentifikasi seluruh tingkatan urgensi di atas? Berikut ini beberapa proses yang ticketing system lakukan dalam mengidentifikasi tingkat urgensi permintaan yang masuk

• Pengajuan Tiket

Pertama, tentu saja pelanggan akan mengajukan permintaan melalui berbagai saluran yang disediakan oleh tim layanan pelanggan perusahaan Anda. Informasi yang diberikan biasanya mencakup deskripsi masalah, jenis permintaan, hingga informasi kontak info pelanggan.

• Pembuatan Tiket

Kedua, setelah pelanggan selesai mengajukan tiket, waktunya ticketing system membuat tiket tersebut tersebut secara otomatis. Ticketing system akan memberikan nomor unik yang mudah dilacak oleh tim operasional dalam menangani permintaan yang masuk.

• Klasifikasi Tiket

Ketiga, ticketing system kemudian menggunakan fitur tag tickets-nya untuk mengklasifikasi tiket berdasarkan jenis masalahnya, hingga tingkat kepentingannya. Misalnya, tiket yang berisi kata kunci  "down" atau "error" pada sistem utama dapat secara otomatis diberi label "Kritis".

• Prioritas Otomatis

Keempat, setelah tiket berhasil diklasifikasikan oleh tag tickets. Waktunya, ticketing system menetapkan tingkat urgensinya berdasarkan parameter yang telah ditentukan. Seperti, label “kritis” akan diberi prioritas tertinggi, diikuti oleh label “darurat”, “gangguan”, dan “rendah”. Label ini akan diberitahukan secara otomatis kepada tim atau staf yang relevan tentang tiket-tiket tersebut. Tiket dengan berbagai tingkatan urgensi akan ditugaskan kepada staf yang paling kompeten untuk menanganinya. 

• Pelacakan dan Pemantauan

Kelima, setelah diserahkan kepada tim atau staf layanan, ticketing system akan melacak dan memantau status setiap tiket. Hal ini memungkinkan tim untuk memastikan bahwa semua tiket ditangani dengan tepat waktu dan sesuai dengan tingkat urgensinya. Status tiket tersebut mulai dari, waktu respon, waktu penyelesaian, hingga riwayat komunikasi. 

Ticketing System, Sociomile: Layani Seluruh Permintaan Sesuai Tingkat Urgensinya

Kesimpulannya, dengan bantuan ticketing system perusahaan dapat memprioritaskan masalah-masalah yang paling mendesak, guna menanganinya lebih cepat. Yang pada akhirnya, ticketing system bisa meningkatkan kepuasan pelanggan Anda. Jadi, tertarik dengan ticketing system? Dapatkan ticketing system dengan lebih dari 10 fiturnya hanya di Sociomile! Sociomile sendiri merupakan sistem pusat kontak yang menyediakan beragam modul yang siap diimplementasikan sesuai workflow yang Anda inginkan, baik dashboard, flow ticket, hingga reporting yang di develop secara cepat dengan dukungan tim lokal.