"Ada beberapa langkah yang harus diikuti jika ingin ticketing system berjalan lancar"

Dalam artikel ini, kita akan membahas beberapa hal yang perlu dihindari agar sistem tiket (ticketing system) berjalan lancar dan efisien dalam pengelolaan permintaan dan masalah pelanggan. Sistem tiket adalah alat yang penting dalam mendukung operasi bisnis dan layanan pelanggan yang baik. Namun, terdapat beberapa kesalahan umum yang dapat mengganggu kinerja dan keefektifan ticketing system. Dengan mengetahui dan menghindari hal-hal tersebut, perusahaan dapat memastikan bahwa ticketing system berjalan dengan lancar, memberikan pengalaman pelanggan yang baik, dan membantu dalam menyelesaikan masalah dengan efisien.

Penjelasan Ticketing System 

Ticketing system adalah sebuah sistem yang digunakan oleh perusahaan atau organisasi untuk mengelola dan melacak permintaan, keluhan, atau masalah yang diajukan oleh pelanggan atau karyawan. Sistem ini berfungsi sebagai pusat pengelolaan tiket atau pengaduan, yang memungkinkan tim dukungan atau tim layanan pelanggan untuk menerima, mengklasifikasi, mengalokasikan, dan melacak setiap tiket yang masuk. 

Dengan menggunakan ticketing system, perusahaan dapat meningkatkan efisiensi dalam menangani permintaan pelanggan, memastikan respons yang cepat, dan memonitor status dan perkembangan setiap tiket hingga selesai. Sistem ini juga dapat memberikan transparansi dalam komunikasi antara pelanggan dan tim dukungan, serta memberikan wawasan yang berharga melalui data yang terkumpul.

Baca Juga: Fungsi Social Media Ticketing System dalam Contact Center

Manfaat Ticketing Sytem untuk Perusahaan

Ticketing system memberikan sejumlah manfaat penting bagi perusahaan dalam pengelolaan permintaan pelanggan dan dukungan layanan. Pertama, ticketing system membantu meningkatkan efisiensi operasional dengan mengatur dan mengalokasikan tiket secara terstruktur kepada tim yang tepat. Hal ini memungkinkan penanganan permintaan pelanggan dengan lebih cepat dan lebih terorganisir, menghindari kehilangan atau kelewat tiket yang masuk.

Selain itu, ticketing system memberikan transparansi dan akuntabilitas dalam penanganan tiket. Setiap tiket memiliki status dan riwayat yang tercatat, sehingga tim dukungan dapat melacak dan memantau kemajuan dalam menyelesaikan permintaan. Hal ini membantu meningkatkan responsivitas terhadap pelanggan dan memberikan pemahaman yang jelas tentang waktu penyelesaian serta status tiket yang sedang berlangsung.

Hal-Hal yang Harus Dihindari Jika Ingin Ticketing System Lancar

• Kurangnya Kategorisasi yang Jelas

Penting untuk menghindari kurangnya kategorisasi yang jelas dalam ticketing system. Kategori yang tepat memungkinkan tiket diarahkan ke tim yang sesuai dan mempercepat penyelesaian. Jika kategori tidak ditentukan dengan baik, tiket mungkin terjebak atau dialokasikan ke tim yang tidak relevan, yang dapat menghambat efisiensi dan meningkatkan waktu penyelesaian.

• Tidak Melakukan Pelatihan yang Cukup

Salah satu hal yang harus dihindari adalah tidak memberikan pelatihan yang cukup kepada tim yang akan menggunakan ticketing system. Tanpa pelatihan yang memadai, tim mungkin tidak mengerti cara menggunakan sistem dengan efektif, mengakibatkan kesalahan, kesalahan penanganan tiket, atau penggunaan yang tidak efisien. Pelatihan yang menyeluruh akan membantu memastikan bahwa sistem digunakan dengan benar dan optimal.

• Kurangnya Pemantauan dan Responsif

Penting untuk menghindari kurangnya pemantauan dan responsif terhadap tiket yang masuk. Tiket yang dibiarkan tanpa tanggapan atau tidak dipantau secara aktif dapat mengakibatkan penundaan dalam penyelesaian masalah dan ketidakpuasan pelanggan. Tim harus tetap memantau tiket secara teratur, memberikan tanggapan yang cepat, dan menginformasikan status kepada pelanggan.

Baca Juga: Kenali Jenis-jenis Ticketing System Contact Center, Yuk!

• Tidak Melakukan Evaluasi dan Perbaikan

Kurangnya evaluasi dan perbaikan ticketing system juga harus dihindari. Penting untuk secara teratur mengevaluasi kinerja ticketing system, termasuk waktu penyelesaian, kepuasan pelanggan, dan efektivitas penanganan tiket. Dari hasil evaluasi tersebut, langkah-langkah perbaikan dapat diambil untuk meningkatkan kinerja sistem dan proses penanganan tiket.

• Tidak Memperbarui Basis Pengetahuan

Salah satu hal yang harus dihindari adalah tidak memperbarui basis pengetahuan yang terkait dengan tiket yang sudah diselesaikan. Setiap tiket yang terselesaikan dapat memberikan informasi berharga yang dapat digunakan untuk memperkaya basis pengetahuan. Tidak memperbarui basis pengetahuan akan menyebabkan hilangnya peluang untuk meningkatkan efisiensi dan mempercepat penyelesaian masalah yang serupa di masa depan.

Yuk, Andalkan Ivosights untuk Ticketing System!

Didirikan pada tahun 2016, Ivosights kini menjadi perusahaan layanan pelanggan solusi satu atap yang beroperasi di Indonesia dan melayani beberapa klien dari Asia Tenggara. Saat ini Ivosights adalah satu-satunya perusahaan lokal yang memiliki berbagai platform dan layanan komprehensif dalam membantu perusahaan meningkatkan manajemen keterlibatan pelanggan mereka di berbagai titik sentuh pelanggan. Dengan begitu, perusahaan dan bisnis yang Anda jalani bisa dengan mudah mengandalkan Ivosights untuk solusi customer engagement. Ivosights juga menyediakan layanan Sociomile yang bisa dijadikan sebagai titik pusat untuk menerima, melacak, dan mengelola tiket atau permintaan pelanggan dengan cara yang terstruktur dan terorganisir. Yuk, hubungi Ivosights sekarang juga!