"Pelajari mengapa telephony system penting dalam contact center. Temukan keunggulan yang dapat mengubah cara Anda berkomunikasi dengan pelanggan"

Telephony system merupakan elemen kunci dalam operasi contact center modern. Dalam era di mana komunikasi pelanggan adalah fokus utama, memahami keunggulan telephony system dalam konteks ini sangat penting. Artikel ini akan membahas pengenalan tentang telephony system, berbagai jenisnya, dan lebih khusus lagi, lima keunggulan utama yang akan memengaruhi cara perusahaan berinteraksi dengan pelanggan.

Mengenal Telephony System

Sebelum kita memahami keunggulan telephony system, mari kita pahami terlebih dahulu pengertian dari sistem ini. Telephony system adalah infrastruktur komunikasi yang memungkinkan perusahaan untuk mengelola panggilan masuk dan keluar. Ini adalah sarana utama untuk berkomunikasi dengan pelanggan, mitra bisnis, dan bahkan antar departemen di dalam perusahaan itu sendiri. Dengan telephony system, perusahaan dapat mengatur, mengarahkan, dan mengawasi panggilan suara dengan efisien.

Jenis-Jenis telephony system

System telephony terbagi menjadi beberapa jenis sesuai dengan fungsinya. Berikut adalah beberapa jenis telephony system:

• Sistem PBX (Private Branch Exchange)

PBX adalah solusi yang telah lama digunakan oleh perusahaan untuk mengelola panggilan di dalam lingkup organisasi. Dengan PBX, perusahaan dapat mengendalikan panggilan internal dan eksternal, serta menyediakan fitur-fitur seperti transfer panggilan dan operasi pusat panggilan internal.

Baca Juga: Kenali 8 Tantangan Penggunaan IP Telephony beserta Solusinya!

• Sistem IP-PBX

IP-PBX adalah evolusi dari PBX tradisional yang menggabungkan teknologi VoIP. Sistem ini memungkinkan perusahaan untuk melakukan panggilan suara melalui jaringan IP, menggantikan infrastruktur lama dengan solusi yang lebih efisien dan fleksibel.

• Telephony System Berbasis Cloud

Solusi berbasis cloud adalah tren terkini dalam telephony system. Sistem ini menghilangkan kebutuhan akan peralatan fisik dengan menyediakan layanan yang cloud. Ini memungkinkan perusahaan untuk mengakses dan mengelola panggilan dengan lebih mudah dan memberikan fleksibilitas dalam skala dan manajemen.

• Sistem Unified Communications (UC)

UC adalah platform komunikasi yang mengintegrasikan berbagai alat komunikasi dalam satu sistem. Ini mencakup panggilan suara, pesan instan, email, konferensi, dan kolaborasi dalam satu platform. Dengan UC, perusahaan dapat meningkatkan produktivitas dan kolaborasi.

• Sistem Contact Center

Sistem contact center adalah solusi yang didesain khusus untuk mengelola interaksi pelanggan. Ini mencakup fitur-fitur seperti antrian panggilan, pemantauan panggilan real-time, dan analisis panggilan untuk meningkatkan pengalaman pelanggan.

Masing-masing jenis telephony system ini memiliki keunggulan dan fitur yang berbeda-beda. Hal ini memungkinkan perusahaan untuk memilih yang paling sesuai dengan kebutuhan mereka. Pemilihan yang bijak akan membuat perusahaan bisa mengoptimalkan komunikasi mereka dengan pelanggan dan meningkatkan efisiensi operasional.

Baca juga: Mengoptimalkan Layanan BPO Contact Center: Exploring Telephony System

5 Keunggulan Telephony System dalam Contact Center

Sekarang kita akan fokus pada inti dari artikel ini, yaitu lima keunggulan utama telephony system dalam contact center.

• Peningkatan Produktivitas Agensi Layanan Pelanggan

telephony system yang efisien dapat meningkatkan produktivitas agensi layanan pelanggan. Dengan fitur-fitur seperti distribusi panggilan otomatis dan antrian panggilan yang cerdas, agen dapat dengan cepat merespons panggilan masuk, mengurangi waktu tunggu pelanggan, dan meningkatkan kepuasan pelanggan.

• Integrasi yang Mudah dengan Sistem Lainnya

Telephony system yang baik dapat dengan mudah diintegrasikan dengan sistem lain seperti CRM (Customer Relationship Management) dan perangkat lainnya. Ini memungkinkan agen untuk mengakses informasi pelanggan dengan cepat, sehingga mereka dapat memberikan layanan yang lebih baik.

• Pemantauan Panggilan dan Pelatihan Agensi

Dalam penggunaan telephony system, manajer memiliki kemampuan untuk memantau panggilan secara real-time dan merekam panggilan untuk pelatihan lebih lanjut. Hal ini memberikan manfaat signifikan dalam meningkatkan kualitas layanan pelanggan dan memajukan pelatihan agensi. Dengan menganalisis interaksi pelanggan secara langsung, manajer dapat memberikan masukan kepada agen, memungkinkan mereka untuk terus meningkatkan keterampilan berinteraksi dengan pelanggan.

• Pengalaman Pelanggan yang Lebih Baik

Telephony system yang efisien merupakan kunci dalam menciptakan pengalaman pelanggan yang lebih baik. Ketika panggilan pelanggan ditangani dengan cepat dan akurat, pelanggan merasa dihargai dan puas dengan layanan yang diberikan. Hal ini menciptakan hubungan yang lebih positif antara perusahaan dan pelanggan. 

• Keamanan yang Kuat

Telephony system yang baik memiliki lapisan keamanan yang kuat. Ini mencakup perlindungan terhadap potensi ancaman seperti penyadapan, pemalsuan panggilan, dan serangan siber lainnya. Dengan menjaga keamanan telephony system, perusahaan dapat memastikan bahwa data dan komunikasi pelanggan tetap aman dan terlindungi.

Baca juga: Peran Sistem Telephony dalam Efisiensi Operasional Contact Center

Gunakan BPO Contact Center dari Ivosights dan Dapatkan Telephony System

Ivosights menyajikan solusi terdepan dalam pengelolaan layanan contact center yang menyeluruh. Kami memahami bahwa kesuksesan bisnis Anda sangat bergantung pada kemampuan untuk memberikan layanan pelanggan yang luar biasa. Dengan BPO Contact Center kami, Anda dapat meraih keunggulan dalam layanan pelanggan dan fokus pada bisnis utama Anda.

Layanan Ivosights mencakup semua yang Anda butuhkan untuk menciptakan pengalaman pelanggan yang unggul. Kami menyediakan agen customer service yang berkualitas dan terlatih, mengelola fungsi manajemen dan operasional secara efisien. 

Selain itu, kami juga menyediakan fasilitas dan lokasi yang strategis dan sistem CRM contact center yang canggih. Dengan solusi kami, Anda dapat mengoptimalkan layanan inbound-outbound Anda, memastikan pelanggan puas, dan memperkuat bisnis Anda. Tunggu apa lagu? Beralih ke BPO Contact Center dari Ivosights dan tingkatkan contact center Anda sekarang!