"Setiap perusahaan memiliki SOP standarnya masing-masing untuk berhadapan langsung dengan konsumen. Berikut ini adalah SOP yang ada pada telemarketing"

SOP atau standar operasional prosedur adalah suatu cara kerja yang sudah ter-standarisasi. Standar operasional prosedur ini biasa disebut sebagai petunjuk, seperti prosedur tertulis pada suatu pemakaian barang dan lain-lain. Perusahaan juga memiliki SOP-nya tersendiri terhadap produk yang mereka jual ataupun cara berinteraksi dengan pelanggan, termasuk bagian telemarketing. Telemarketing identik dengan interaksi dekatnya dengan pelanggan. Hal ini termasuk bagian yang sensitif karena menyangkut komunikasi dengan konsumen. Untuk itu, dibutuhkan SOP tersendiri untuk bagian ini. Jika tidak memiliki standarisasi untuk berinteraksi dengan konsumen, bagian telemarketing tentu akan kebingungan dalam menciptakan komunikasi yang baik untuk pelanggan. Dalam artikel ini, kami akan membahas lebih lanjut tentang SOP yang ada pada telemarketing. Simak baik-baik, ya!

Baca Juga: 5 Perbedaan Telesales dan Telemarketing yang Perlu Anda Ketahui

Standar Operasional Prosedur pada Telemarketing

Berikut ini adalah beberapa SOP yang ada pada telemarketing yang telah kami rangkum. Simak penjelasannya:

• Meriset Terlebih Dahulu Calon Klien

Seperti yang kita ketahui, sebelum telemarketing melakukan panggilan telepon kepada calon klien, mereka melakukan riset data terlebih dahulu tentang calon-calon klien tersebut. Hal itu berguna untuk melihat apakah calon klien yang akan ditelepon memiliki potensi untuk membeli barang atau jasa yang akan ditawarkan. Selain untuk menaikkan kemungkinan dalam penjualan, melakukan riset terlebih dahulu juga akan mempersingkat waktu untuk mendapatkan calon klien yang sesuai.

Biasanya, perusahaan akan memberikan list yang berisi nomor telepon klien untuk dihubungi. Telemarketing memiliki tugas untuk mengecek nomor mana saja yang kira-kira cocok dijadikan klien setelah meriset sedikit tentang latar belakang klien-klien tersebut. Tanpa adanya riset, pekerjaan telemarketing akan menjadi lebih sulit serta melakukan penutupan pada penjualan juga tidak akan mudah.

• Melakukan Percakapan yang Sopan dan Ramah

SOP selanjutnya untuk telemarketing adalah melakukan percakapan yang sopan dan ramah kepada pelanggan. Dalam dunia pemasaran, teknik ini sangat penting untuk menggaet pelanggan untuk membeli produk dan memungkinkan mereka menjadi pelanggan yang setia. Selain itu, kesopanan dan keramahtamahan juga menjadi nilai jual dari perusahaan agar di mata masyarakat menjadi brand yang baik serta berkualitas.

Petugas telemarketing harus memulai percakapan dengan ramah dan sopan. SOP inijuga bertujuan agar pelanggan yang melakukan panggilan telepon dapat dengan mudah merasa nyaman untuk berkomunikasi perihal barang yang sedang ditawarkan. Ada banyak kasus di mana telemarketer belum selesai bicara mengenai produk atau layanan jasa, pelanggan sudah memutus panggilannya terlebih dahulu. Dengan penggunaan kata yang sopan dan ramah, hal itu bisa menjadi langkah preventif agar pelanggan mau mendengarkan penjelasan petugas telemarketing sampai selesai.

Baca Juga: Manfaat Telemarketing Bagi Perusahaan

• Menyapa dengan Menggunakan Nama Klien

Satu hal yang perlu diketahui, klien akan dengan mudah merasa tersanjung saat perusahaan mengetahu nama mereka saat sedang melakukan pemasaran. Dikenalnya mereka membuat rasa aman dan percaya tumbuh karena perusahaan mengenalnya. Selain itu, strategi ini juga dilakukan untuk membuat pendekatan yang terjalin antara perusahaan dan klien.

SOP telemarketing yang satu ini juga dilakukan dengan melakukan riset terlebih dahulu agar klien tidak salah paham dan merasa takut saat petugas telemarketing mengucapkan nama mereka. Untuk itu, menyapa dengan menggunakan nama klien diharuskan untuk menjelaskan dari mana asal mereka mengetahui nama klien agar tidak terjadi salah paham.

• Memperkenalkan Diri dan Perusahaan

Seperti yang sudah dijelaskan di atas, memperkenalkan diri sangat penting bagi petugas telemarketing agar tidak menimbulkan perasaan was-was dan takut saat perusahaan mengetahui nama calon pelanggan. Memperkenalkan diri setelah menyapa menjadi salah satu standar yang tida boleh terlewatkan. Selain itu, memperkenalkan diri dari perusahaan apa juga sangat penting untuk memberi pengetahuan terhadap klien tentang perusahaan apa yang menelepon mereka.

Biasanya, petugas telemarketing melakukan perkenalan diri dengan sopan dan melakukan sedikit penjelasan tentang perusahaan. Sebagai contoh, “Selamat pagi, Ibu Stevani. Saya Felicia dari perusahaan Nusantara yang bergerak di bidang makanan ringan seperti wafer, biskuit, hingga ciki-cikian.” Perkenalan singkat seperti itu mampu memberikan banyak informasi tentang petugas telemarketing dan perusahaan

• Menjelaskan Detail Tentang Produk

SOP lain yang harus ada dalam tugas telemarketing adalah menjelaskan dengan detail tentang produk yang sedang dipasarkan. Penjelasan detail tentang produk dilakukan untuk membuat pelanggan mengetahui apa-apa saja yang ada dalam produk tersebut. Selain itu, petugas telemarketing juga akan memberikan informasi terkait hal yang belum diketahui oleh pelanggan.

Menjelaskan detail tentang produk juga bukan hanya saat melakukan penjelasan pertama kali, tetapi juga saat pelanggan tidak tahu atau merasa kurang jelas dengan penjelasan petugas telemarketing sebelumnya. Untuk itu, penting untuk menjelaskan sedetail-detailnya agar pelanggan tidak merasa bingung dan kurang terhadap apa yang dijelaskan.

SOP yang dimiliki perusahaan ditujukan untuk dapat membuat sebuah standar yang sesuai dalam aturan perusahaan, karyawan, dan pelanggan. SOP dibuat tidak untuk dilanggar dan harus dipatuhi untuk kenyamanan dan keberhasilan bersama. Itulah beberapa SOP yang harus dijalankan oleh petugas telemarketing saat berinteraksi dengan pelanggan melalui telepon. Semoga bermanfaat!

Ingin urusan telemarketing perusahaan Anda berjalan lancar dan tidak memiliki kendala? Hubungi Ivosights dan dapatkan layanan telemarketing terbaik dari Sociomile untuk bisnis Anda secepatnya. Tidak perlu ragu dan hubungi call center kami yang ada pada web ini sekarang juga!