"Pelajari etika dan prinsip penting dalam penggunaan robocall agar tidak mengganggu pelanggan dan contact center lebih efektif"

Robocall telah menjadi alat yang umum digunakan dalam berbagai konteks komunikasi. Meskipun teknologi ini dapat memberikan manfaat, penting untuk memahami bahwa penggunaannya harus mematuhi etika yang berlaku. Dalam artikel ini, kita akan membahas lima hal yang tidak boleh dilakukan dalam penggunaan robocall, serta manfaat yang sah yang dapat diperoleh dari teknologi ini.

Mengenal Robocall

Sebelum kita membahas apa yang tidak boleh dilakukan dalam penggunaan robocall, mari kita mengenal teknologi ini lebih dalam. Robocall adalah alat yang memungkinkan pengiriman panggilan otomatis kepada sejumlah besar orang dengan menggunakan pesan suara yang telah direkam sebelumnya. Ini dapat digunakan untuk berbagai tujuan, seperti memberikan pengingat janji, mengumumkan informasi penting, atau bahkan tujuan pemasaran.

5 Hal yang Tidak Boleh Dilakukan Dalam Penggunaan Robocall

• Mengirim Pesan Spam

Salah satu tindakan yang paling tidak etis dalam penggunaan robocall adalah mengirim pesan spam kepada pelanggan atau individu tanpa izin. Pesan-pesan spam yang tidak relevan dan mengganggu dapat merugikan reputasi perusahaan Anda dan merugikan hubungan dengan pelanggan. Penting untuk selalu memastikan bahwa Anda hanya menghubungi pelanggan yang telah memberikan izin atau yang memiliki hubungan bisnis dengan Anda.

• Tidak Memberikan Opsi Berhenti

Penting untuk memberikan pelanggan opsi untuk berhenti menerima panggilan robocall dari perusahaan Anda. Hal ini sangat penting dalam menjaga hubungan yang positif dengan pelanggan. Pelanggan harus dapat dengan mudah berhenti menerima panggilan jika mereka tidak tertarik atau merasa terganggu.

• Identitas yang Tidak Jelas

Identitas yang tidak jelas atau menyembunyikan sumber panggilan robocall adalah tindakan yang harus dihindari. Pelanggan memiliki hak untuk mengetahui siapa yang menghubungi mereka, dan menyembunyikan identitas hanya akan memicu kecurigaan dan ketidakpercayaan.

• Melanggar Hukum Perlindungan Data

Penggunaan robocall harus selalu mematuhi peraturan perlindungan data yang berlaku. Ini termasuk menghormati privasi pelanggan, tidak mengumpulkan informasi pribadi tanpa izin, dan melaporkan pelanggaran data kepada otoritas yang berwenang sesuai dengan hukum yang berlaku.

• Waktu yang Tidak Tepat

Panggilan robocall harus dijadwalkan dengan baik dan waktu yang tepat. Mengirim panggilan pada waktu yang tidak sesuai, seperti larut malam atau dini hari, dapat sangat mengganggu dan merugikan reputasi perusahaan Anda. Selalu pertimbangkan waktu yang paling cocok bagi pelanggan Anda.

Baca juga: Cara Merancang Pesan Robocall BPO yang Menarik

Manfaat Robocall

Robocall memiliki banyak manfaat yang bisa membuat contact center Anda menjadi lebih efektif. Berikut adalah beberapa manfaat utama penggunaan robocall:

• Pengingat Janji yang Efisien

Salah satu manfaat paling terlihat dari penggunaan robocall adalah bisa untuk mengirimkan pengingat janji dengan efisien. Dalam konteks layanan kesehatan, misalnya, rumah sakit dan klinik dapat menggunakannya untuk mengingatkan pasien tentang janji mereka dengan mengirimkan pesan suara yang dijadwalkan sebelumnya. Hal ini membantu mengurangi tingkat absensi, yang pada gilirannya meningkatkan efisiensi pelayanan kesehatan dan mengoptimalkan penggunaan sumber daya.

• Penyampaian Informasi Promo dan Layanan Terbaru

Robocall juga dapat digunakan untuk menginformasikan pelanggan tentang promo-promo terbaru dan layanan baru yang ditawarkan perusahaan. Ini membantu perusahaan untuk mempertahankan pelanggan yang telah ada dan menarik pelanggan baru dengan cara yang efektif. Dengan mengirimkan pesan yang relevan, perusahaan dapat meningkatkan penjualan dan citra merek.

• Pemberitahuan Perubahan Layanan 

Bisnis seringkali beroperasi dalam lingkungan yang dinamis dan perubahan layanan adalah hal yang biasa. Robocall adalah alat yang efektif untuk memberitahu pelanggan tentang perubahan dalam layanan atau jadwal yang mungkin memengaruhi mereka. Misalnya, maskapai penerbangan dapat menggunakan robocall untuk memberitahu penumpang tentang perubahan jadwal penerbangan atau pembatalan secara cepat dan akurat.

• Survei Kepuasan Pelanggan 

Untuk memahami dan meningkatkan kualitas layanan, perusahaan sering kali melakukan survei kepuasan pelanggan. Robocall dapat digunakan untuk mengirimkan survei secara otomatis setelah pelanggan mengalami layanan atau pembelian produk tertentu. Ini memungkinkan perusahaan untuk mendapatkan feedback dari pelanggan dengan cara yang efisien. Data dari survei tersebut dapat digunakan untuk mengidentifikasi area perbaikan yang diperlukan dan meningkatkan pengalaman pelanggan.

• Penyampaian Informasi

Dalam konteks pemerintahan dan berita, robocall dapat digunakan untuk mengirimkan informasi penting kepada masyarakat. Ini bisa mencakup hasil pemilihan, pembaruan kebijakan publik, atau pemberitahuan tentang peristiwa penting. Robocall memastikan bahwa informasi tersebut dapat diakses oleh banyak orang dengan cepat dan efisien.

Baca juga: Perbedaan antara Voicebot dan Robocall dalam BPO Contact Center

Gunakan BPO Contact Center dari Ivosights dan Dapatkan Fitur Robocall

Gunakan BPO Contact Center dari Ivosights dan rasakan perubahan dalam pengelolaan layanan pelanggan Anda. Kami menawarkan solusi contact center end-to-end yang dilengkapi dengan teknologi lengkap, termasuk fitur robocall yang inovatif. Dengan Ivosights, Anda dapat mengoptimalkan efisiensi operasional contact center Anda, mengurangi beban kerja agen, dan meningkatkan tingkat kepuasan pelanggan secara signifikan.

Kami memahami betapa pentingnya pengalaman pelanggan yang baik dalam menjaga bisnis Anda bersaing di pasar yang kompetitif. Dengan solusi contact center kami, Anda dapat memberikan layanan yang lebih responsif dan efisien kepada pelanggan Anda. Hal ini memungkinkan Anda untuk membangun hubungan yang lebih kuat dengan pelanggan. Jadi, jangan lewatkan kesempatan untuk meningkatkan customer experience Anda. Hubungi Ivosights sekarang untuk informasi lebih lanjut.