"Pelanggan yang keberatan sudah menjadi hal yang wajar terjadi pada bisnis. Ini cara customer service menghadapinya! Mudah dan efektif!"

Ketika berbisnis, menghadapi keberatan pelanggan bisa menjadi suatu hal yang tidak terhindarkan. Terkadang, meskipun Anda telah berusaha sebaik mungkin untuk memberikan pelayanan terbaik, ada kalanya pelanggan merasa tidak puas dengan layanan yang diberikan. Namun, hal ini bukan berarti kepercayaan dan kepuasan pelanggan hilang begitu saja. Sebagai customer service, ada banyak cara yang dapat dilakukan untuk mengatasi keberatan pelanggan dengan baik dan memastikan pelanggan merasa puas dengan layanan yang diberikan. Customer service harus bisa menghadapi pelanggan yang keberatan karena keberatan pelanggan merupakan hal yang lumrah terjadi dalam setiap bisnis. Pelanggan dapat keberatan atas beberapa hal, seperti produk yang tidak sesuai dengan harapan, pelayanan yang buruk, atau kesalahan dalam pengiriman.

Jika customer service tidak bisa menghadapi pelanggan yang keberatan, maka hal ini dapat menyebabkan kerugian bagi bisnis. Pelanggan yang merasa tidak puas dengan pelayanan atau produk yang diberikan akan cenderung mencari alternatif lain, dan bahkan mungkin akan memberikan review buruk yang dapat mempengaruhi reputasi bisnis. Oleh karena itu, customer service harus bisa menghadapi pelanggan yang keberatan dengan baik dan memberikan solusi yang memuaskan. Dalam artikel ini, akan dibahas beberapa cara yang dapat dilakukan oleh customer service untuk mengatasi keberatan pelanggan dengan baik.

Baca Juga: Inilah Customer Service Training yang Tepat Bagi Perusahaan

Tips Menghadapi Pelanggan Keberatan bagi Customer Service

Mengatasi keberatan pelanggan merupakan salah satu tugas penting yang harus dilakukan oleh customer service. Berikut adalah beberapa cara yang dapat dilakukan oleh customer service untuk mengatasi keberatan pelanggan:

• Dengarkan dengan Baik

Salah satu kualifikasi paling penting untuk customer service adalah kemampuan mendengarkan dengan baik. Hal ini berlaku juga untuk menangani pelanggan yang keberatan. Saat pelanggan menyampaikan keberatannya, dengarkan dengan baik dan jangan terburu-buru untuk memberikan respons. Biarkan pelanggan menyampaikan keluhannya dengan lengkap dan jangan memotong pembicaraan mereka.

• Berempati dengan Pelanggan

Jika mendengarkan dengan baik sudah dilakukan dengan benar, maka tunjukkanlah empati kepada pelanggan. Hal yang biasanya mengacaukan perasaan pelanggan adalah ketidakpekaan customer service dalam melayani, oleh karena itu cobalah untuk menunjukkan empati kepada pelanggan dan pahami perasaan mereka. Jangan memandang sepele atau menyepelekan keluhan pelanggan.

• Jangan Mengambil Sikap Defensif

Seringkali pelanggan yang keberatan pastinya sedang berada di bawah kendali amarah, oleh karena itu jangan mencoba untuk bersikap defensif kepada pelanggan yang sedang keberatan. Hindari sikap defensif atau menyalahkan pelanggan saat mereka menyampaikan keberatannya sebab hal ini hanya akan memperburuk situasi dan membuat pelanggan semakin tidak puas.

• Ajukan Pertanyaan

Jika mendapati pelanggan keberatan yang terus kebingungan dan menuntut solusi, ada baiknya customer service juga terus mem-follow up maksud dari pelanggan. Ajukanlah pertanyaan yang penting untuk dijawab oleh pelanggan. Tanyakan lebih detail tentang keberatan pelanggan, dan pastikan bahwa Anda memahami masalah yang mereka hadapi dengan baik. Hal ini akan membantu Anda untuk menemukan solusi yang tepat.

• Sampaikan Penjelasan dengan Tuntas

Jika pelanggan merasa keberatan, tentunya mereka mengharapkan penjelasan yang jelas. Oleh karena itu, cobalah untuk menjelaskan secara tuntas mengenai kebijakan perusahaan, termasuk solusi yang dapat dilakukan untuk menyelesaikan masalah yang dihadapi oleh pelanggan. Pastikan bahwa solusi yang diberikan sesuai dengan kebijakan perusahaan dan memuaskan pelanggan.

• Berikan Solusi yang Tepat

Langkah selanjutnya yang bisa dilakukan customer service adalah memberikan solusi yang tepat. Sesuaikan solusi yang diberikan dengan kebutuhan dan keinginan pelanggan. Solusi yang tepat akan membantu pelanggan merasa puas dan tidak merasa bahwa masalah yang mereka hadapi tidak mendapat penyelesaian yang tepat.

• Tetap Tenang dan Sopan

Jangan pernah memperlihatkan emosi negatif, seperti marah atau frustrasi saat menghadapi pelanggan yang marah. Tetap tenang dan sopan dalam menyampaikan solusi yang tepat akan membantu membangun hubungan yang baik dengan pelanggan.

Dengan menerapkan cara-cara di atas, customer service dapat mengatasi keberatan pelanggan dengan baik dan memastikan bahwa pelanggan merasa puas dengan solusi yang diberikan.

Baca Juga: 3 Perbedaan Antara Customer Relations dan Customer Service

Dapatkan Contact Center Terbaik di Ivosights

Itu dia hal-hal yang bisa kamu ketahui dari sebagian komponen penting pada layanan contact center. Nah, untuk mendapatkan contact center terbaik yang mengedepankan fitur-fitur bermanfaat dan juga customer service yang profesional, kamu bisa mengandalkan Ivosights!

Ivosights Contact Center terhubung langsung dengan platform customer relationship management Sociomile yang dilengkapi 13 kanal lebih dalam satu dasbor. Sociomile juga menawarkan staf berkompetensi yang dilatih dengan appraisal motivation yang tentunya penting dimiliki oleh seorang agen telesales.

Dengan dibantu fitur-fitur yang berguna, kamu akan mendapatkan layanan contact center paling efektif! Hubungi Ivosights sekarang juga dan rasakan perubahan pada perusahaanmu!