"Menjaga kerahasiaan pelanggan adalah bagian dari etika profesional customer service dan penting untuk membangun kepercayaan pelanggan terhadap perusahaan"

Untuk memajukan call center di perusahaan, kamu harus memastikan bahwa kamu memiliki agen telesales yang berguna. Customer service adalah agen telesales yang menjadi ujung tombak call center. Selain bisa membangun kepercayaan pelanggan, customer sevice yang baik harusnya bisa meningkatkan kualitas pelayanan dan menjaga reputasi perusahaan.

Berikut ini adalah sikap atau etika customer service yang wajib dimiliki untuk memajukan call center yakni etika menjaga kerahasiaan pelanggan. Sebelum itu, kamu akan mengetahui customer service lebih dalam dan juga perannya pada call center.

Apa itu Customer Service?

Customer service adalah layanan yang diberikan oleh sebuah perusahaan kepada pelanggan untuk membantu mereka mengatasi masalah atau memenuhi kebutuhan mereka. Ini bisa melalui berbagai kanal, seperti telepon, email, chat, atau sosial media. Tujuannya adalah untuk memastikan pelanggan puas dan memelihara hubungan baik dengan perusahaan. Layanan ini bertujuan untuk memecahkan masalah pelanggan, memberikan informasi dan menjawab pertanyaan, serta membantu mereka memahami produk atau layanan yang diterima.

Baca Juga: 4 Cara Mudah Mengukur Customer Experience

Mengapa Customer Service Harus Menjaga Kerahasiaan Pelanggan?

Menjaga kerahasiaan pelanggan adalah bagian dari etika profesional customer service dan penting untuk membangun kepercayaan pelanggan terhadap perusahaan. Beberapa alasan mengapa customer service harus menjaga kerahasiaan pelanggan adalah:

• Perlindungan informasi pribadi pelanggan: Informasi pribadi pelanggan seperti nama, alamat, nomor telepon, dan informasi keuangan harus dilindungi untuk mencegah penyalahgunaan.
• Membangun kepercayaan dan loyalitas: Pelanggan lebih mempercayai perusahaan yang mematuhi aturan privasi dan melindungi informasi mereka.
• Mencegah reputasi yang buruk: Terbongkarnya informasi pribadi pelanggan bisa menimbulkan kerugian besar bagi reputasi perusahaan dan mempengaruhi kepercayaan pelanggan.
• Menghormati hak pelanggan: Pelanggan memiliki hak untuk memastikan informasi mereka dilindungi dan tidak digunakan tanpa izin.
• Memenuhi undang-undang privasi: Beberapa negara memiliki undang-undang privasi yang melindungi informasi pribadi pelanggan dan perusahaan harus memenuhi undang-undang ini.

Apa Saja Rahasia Pelanggan yang Harus Dijaga?

Rahasia pelanggan pada call center meliputi:

1. Informasi pribadi seperti nama, alamat, nomor telepon, dan nomor kartu kredit
2. Riwayat belanja
3. Detail masalah atau keluhan pelanggan
4. Diskusi pribadi pelanggan dengan agen
5. Informasi sensistif lainnya yang dibagikan oleh pelanggan selama interaksi.

Selain itu, data sensitif pelanggan biasanya meliputi hal-hal berikut:

1. Informasi pribadi seperti nama, alamat, nomor telepon, dan nomor kartu kredit
2. Riwayat belanja
3. Informasi medis
4. Detail masalah atau keluhan pelanggan
5. Informasi keuangan seperti gaji dan rekening bank
6. Identitas pemerintah seperti nomor paspor atau nomor identitas
7. Informasi akun media sosial
8. Informasi login dan password
9. Informasi sensistif lain yang diterima selama interaksi dengan pelanggan.

Baca Juga: Sulit Meningkatkan Customer Experience? Begini Caranya!

Cara Menjaga Kerahasiaan Pelanggan

Berikut adalah beberapa cara untuk memastikan bahwa layanan pelanggan dapat menjaga rahasia pelanggan:

• Pelatihan: Pelatihan yang tepat harus diberikan kepada staf layanan pelanggan tentang pentingnya menjaga kerahasiaan pelanggan.
• SOP (Standard Operating Procedures): SOP harus dibuat dan diterapkan untuk memastikan bahwa setiap staf mengikuti prosedur yang sama dalam menangani informasi pelanggan.
• Keamanan data: Sistem keamanan data harus ditingkatkan untuk mencegah akses tidak sah ke informasi pelanggan.
• Disclaimer: Perjanjian kerahasiaan harus diterima oleh setiap staf sebelum memulai tugas mereka.
• Monitoring dan evaluasi: Sistem pemantauan dan evaluasi harus diterapkan untuk memastikan bahwa staf mematuhi prosedur dan melindungi kerahasiaan pelanggan.

Dapatkan BPO Contact Center Terbaik di Ivosights

Itu dia hal-hal yang bisa kamu ketahui dari etika customer service. Untuk mendapatkan BPO Contact Center terbaik yang mengedepankan fitur-fitur bermanfaat dan juga customer service yang profesional, kamu bisa mengandalkan Ivosights!

Ivosights BPO Contact Center terhubung langsung dengan platform customer relationship management Sociomile yang dilengkapi 13 kanal lebih dalam satu dasbor. Sociomile juga menawarkan staf berkompetensi yang dilatih dengan appraisal motivation yang tentunya penting dimiliki oleh seorang agen telesales.

Dengan dibantu fitur-fitur yang berguna, kamu akan mendapatkan layanan contact center paling efektif! Hubungi Ivosights sekarang juga dan rasakan perubahan pada perusahaanmu!