"Customer database adalah sekumpulan informasi mengenai data pelanggan yang berisi nama lengkap, alamat, email, nomor telepon, dan lain-lain"

Mempertahankan pelanggan yang ada merupakan salah satu kunci keberhasilan dalam bisnis. Untuk mencapai hal ini, penting bagi perusahaan untuk mengelola customer database dengan baik. Customer database adalah kumpulan informasi yang mencakup data pelanggan seperti nama, alamat, kontak, preferensi, dan riwayat transaksi. Berikut cara untuk mengelola customer database agar customer retention dapat meningkat. 

Pengertian Customer Database

Database pelanggan atau customer database adalah sekumpulan informasi mengenai data pelanggan yang berisi nama lengkap, alamat, email, nomor telepon, dan lain-lain. Keseluruhan informasi ini disimpan melalui satu media penyimpanan agar semakin mudah pengelolaannya. Kelengkapan customer database ini bergantung pada tujuan dari perusahaan itu sendiri. Misalnya dari jenis data, prospek, dan penggunaan informasi dari database pelanggan disesuaikan dengan keperluan perusahaan.

Keuntungan dari memiliki customer database ini yaitu untuk melakukan promosi bisnis yang sesuai dengan kebutuhan pelanggan. Dengan menentukan promosi bisnis yang tepat untuk setiap pelanggan yang dimiliki oleh perusahaan, biaya promosi akan lebih hemat karena perusahaan telah mengenali pelanggannya dengan baik.

Customer database bagi suatu perusahaan posisinya sangatlah penting karena mampu membantu bisnis untuk memahami pola pembelian pelanggan yang digunakan untuk membuat produk, memutuskan harga, dan strategi promosi yang akan dilakukan oleh perusahaan. Bisnis pun dapat menghasilkan penjualan yang lebih tinggi dan mampu memberikan layanan yang dipersonalisasi kepada pelanggan. Perusahaan juga dapat menganalisis performa bisnis sehingga mereka mampu melakukan evaluasi bisnis untuk strategi perusahaan kedepannya.

Baca Juga: Pengertian dan Peran Database Management

Cara Mendapatkan Customer Database

Dalam membuat customer database, proses pembuatannya terbagi menjadi cara konvensional dan cara modern. Dalam mengumpulkan data ini pun juga dapat dilakukan melalui metode manual atau menggunakan media tertentu. Berikut beragam cara yang dapat digunakan untuk mengumpulkan customer database:  

• Meminta secara pribadi kepada pelanggan

Cara konvensional pertama yang dapat perusahaan lakukan dalam meminta informasi pelanggan yaitu memintanya secara langsung. Biasanya sales perusahaan akan meminta data diri dari pelanggan dan canlon pelanggan untuk memberikan informasi produk terbaru dan penawaran menarik kepada pelanggan.

• Melakukan penjualan kepada pelanggan

Cara kedua yang dapat dilakukan untuk meraih customer database dengan melakukan penjualan kepada pelanggan. Saat perusahaan sedang bertransaksi produk kepada pelanggan, mereka dapat menanyakan informasi data pelanggan seperti nomor telepon, email, domisili, dan informasi lainnya.

• Melakukan survei pelanggan

Cara ketiga untuk mendapatkan customer database adalah dengan melakukan survei kepada pelanggan. Survei ini dapat dilakukan secara langsung dan dan melakukan secara online dengan menyebarkan kuesioner berupa formulir atau media online.

• Melalui research

Cara keempat mendapatkan data pelanggan adalah dengan melalui research. Dalam melakukan research ini Anda dapat mencari informasinya melalui berbagai media sosial, seperti linkedin, instagram, dan media sosial. Setelah itu, perusahaan dapat mengumpulkan data pelanggan dan mengkategorikannya.

• Menggunakan content marketing

Dengan menggunakan content marketing juga bermanfaat untuk mendapatkan customer database dari pelanggan. Caranya dengan menampilkan formulir yang nantinya akan pelanggan ini dalam content marketing yang perusahaan buat.

• Melalui email marketing

Hampir semua pelanggan memiliki email pribadi sehingga membuat perusahaan dalam mendapatkan customer data dari email marketing semakin mudah. Anda dapat mengirimkan newsletter yang berisi informasi produk dan layanan bisnis dengan menyertakan formulir untuk mengisi data diri mereka. Tujuannya agar pelanggan dapat mengetahui produk dan layanan yang perusahaan tawarkan.

Tips Mengelola Customer Database

Mengelola customer database dengan baik adalah kunci penting dalam menjaga hubungan yang baik dengan pelanggan Anda. Berikut ini adalah beberapa tips untuk mengelola customer database:

• Kumpulkan dan simpan informasi pelanggan dengan benar

Pastikan Anda mengumpulkan informasi pelanggan dengan lengkap dan akurat. Termasuk di antaranya nama, alamat, nomor telepon, alamat email, preferensi, dan riwayat transaksi. Pastikan juga bahwa Anda memiliki izin dari pelanggan untuk menyimpan dan menggunakan data mereka.

• Gunakan sistem manajemen database yang anda

Gunakan sistem atau perangkat lunak manajemen database yang memungkinkan Anda untuk dengan mudah mengatur, menyimpan, dan mengakses data pelanggan. Pastikan sistem tersebut aman dan dapat diandalkan dalam menjaga kerahasiaan informasi elanggan.

• Segmen dan kategorikan pelanggan

Identifikasi dan kategorikan pelanggan berdasarkan berbagai kriteria seperti preferensi, pembelian sebelumnya, tingkat loyalitas, atau demografis. Hal ini akan membantu Anda untuk menyediakan penawaran yang lebih spesifik dan personal kepada pelanggan.

• Tetapkan komunikasi yang efektif:

Gunakan data pelanggan untuk mengirimkan komunikasi yang relevan dan terarah. Dengan memanfaatkan alamat email atau nomor telepon yang Anda kumpulkan, kirimkan newsletter, penawaran khusus, atau pembaruan produk secara teratur. Pastikan untuk mematuhi peraturan privasi dan memungkinkan pelanggan untuk berhenti berlangganan jika mereka menginginkannya.

Baca Juga: Apa Itu Management Database untuk Efektivitas Operasional?

• Perbarui data secara teratur

Lakukan pembaruan data pelanggan secara berkala untuk memastikan keakuratan dan kelengkapan informasi. Jika ada perubahan alamat, nomor telepon, atau preferensi pelanggan, pastikan untuk memperbarui database Anda sesegera mungkin.

• Analisis data pelanggan

Manfaatkan data pelanggan untuk menganalisis tren, perilaku pembelian, preferensi, dan kebutuhan pelanggan. Dengan informasi ini, Anda dapat mengembangkan strategi pemasaran yang lebih efektif, meningkatkan pengalaman pelanggan, dan meningkatkan loyalitas pelanggan.

• Jaga keamanan data pelanggan

Lindungi informasi pelanggan dengan menerapkan keamanan data yang kuat. Gunakan enkripsi untuk melindungi data sensitif, dan pastikan hanya staf yang berwenang yang memiliki akses ke informasi tersebut. Juga, pastikan untuk mematuhi peraturan privasi yang berlaku, seperti undang-undang perlindungan data yang berlaku di negara Anda.

• Jaga kualitas data

Pastikan data pelanggan tetap mutakhir dan berkualitas. Identifikasi dan perbaiki data yang tidak lengkap, tidak akurat, atau usang. Data yang berkualitas tinggi akan memudahkan Anda dalam pengambilan keputusan yang lebih baik dan memberikan layanan yang lebih baik kepada pelanggan.

Kelola Customer Database dengan Sociomation dari Ivosights

Sociomation adalah platform otomatisasi pemasaran yang memungkinkan Anda untuk mengelola dan memanfaatkan database pelanggan dengan lebih efisien. Dengan Sociomation dari Ivosights, Anda dapat mengelola customer database untuk meningkatkan tingkat retensi dan menjaga loyalitas pelanggan terhadap produk. Terdapat fitur customer data segmentation untuk membantu perusahaan melakukan segmentasi pelanggan terhadap data pelanggan yang telah Anda kumpulkan. Segera hubungi Ivosights untuk mengetahui fitur menarik dari Sociomation!