"Pelajari perbedaan antara custom workflow dan workflow tradisional untuk menentukan mana yang paling menyesuaikan perusahaan Anda."

Dalam dunia bisnis yang terus berkembang, efisiensi dan fleksibilitas proses kerja menjadi faktor utama perusahaan dapat mencapai kesuksesan. Salah satu faktor yang dapat mempengaruhi efisiensi ini adalah pengelolaan alur kerja atau workflow. Dalam hal ini, ada dua pendekatan yang sering dibandingkan, yaitu custom workflow dan workflow tradisional. Dengan memahami apa saja kelebihan yang ditawarkan custom workflow, Anda dapat menentukan apakah pendekatan ini sesuai dengan kebutuhan perusahaan atau tidak.

Pengertian Custom Workflow

Custom workflow merupakan alur kerja yang dapat dikustomisasi sesuai dengan kebutuhan perusahaan. Dalam custom workflow, terdapat serangkaian langkah yang harus dilakukan untuk atau mencapai tujuan tertentu. Langkah-langkah ini dapat diubah atau disesuaikan dengan kebutuhan perusahaan. Custom workflow juga memudahkan untuk mengoptimalkan kinerja, meningkatkan kolaborasi antar tim atau departemen, hingga membantu mengendalikan dan memantau proses kerja perusahaan tersebut.

Baca juga: Pentingnya Custom Workflow untuk Perusahaan

Perbedaan Antara Custom Workflow dan Workflow Tradisional

Custom workflow dan workflow tradisional memiliki cukup banyak perbedaan, terutama dalam pendekatan, fleksibilitas, dan adaptasi terhadap kebutuhan bisnis. Berikut adalah perbedaan-perbedaan utama  antara keduanya:

• Pendekatan dan Desain

Workflow tradisional memiliki pendekatan yang cenderung kaku dan terstruktur. Langkah-langkah dan prosedur kerja ditentukan sebelumnya dan hanya diikuti secara linier. Sementara itu, custom workflow memiliki pendekatan yang lebih fleksibel. Proses kerja dapat dirancang dan disesuaikan sesuai dengan kebutuhan perusahaan.

• Efisiensi dan Produktivitas

Workflow tradisional cenderung memiliki efisiensi yang lebih rendah karena proses kerjanya bersifat manual dan masih bergantung pada komunikasi tatap muka. Sementara itu, custom workflow dapat memungkinkan proses kerja diselesaikan secara otomatis dan meningkatkan kolaborasi menggunakan alat atau software relevan.

• Adaptasi terhadap Perubahan

Workflow tradisional sulit beradaptasi dengan perubahan dalam bisnis. Perubahan dalam proses kerja biasanya lebih rumit dilakukan. Di sisi lainnya, custom workflow lebih mudah beradaptasi apabila ada perubahan dalam perusahaan.

• Pengawasan dan Analisis

Dalam workflow tradisional, pengawasan dan analisis proses kerja seringkali sulit dilakukan. Tidak ada juga visibilitas atau pemantauan real-time terhadap langkah-langkah yang sedang dilakukan, sedangkan custom workflow memungkinkan perusahaan dapat melakukan pelacakan dan pemantauan kemajuan tugas, mengidentifikasi bottleneck, dan membuat perubahan yang diperlukan.

Kelebihan Custom Workflow Dibandingkan Workflow Tradisional

Custom workflow memiliki beberapa kelebihan dibandingkan workflow tradisional, di antaranya:

• Transparansi dan Visibilitas

Dengan custom workflow, proses kerja sebenarnya akan terlihat lebih transparan dan memiliki visibilitas tinggi. Dengan menggunakan sistem manajemen workflow yang sesuai, perusahaan dapat melacak dan memantau kemajuan tugas secara real-time, mengidentifikasi apakah ada hambatan, serta membuat keputusan yang lebih baik.

• Kolaborasi dan Koordinasi yang Lebih Baik

Custom workflow dapat memfasilitasi koordinasi yang lebih baik antar tim atau departemen dalam perusahaan. Dengan begitu, perusahaan dapat menentukan tanggung jawab yang jelas, membagikan informasi dengan mudah, dan meningkatkan komunikasi melalui sistem kolaborasi digital.

• Peningkatan Kualitas dan Akurasi

Dengan custom workflow, perusahaan dapat memastikan peningkatan kualitas dan akurasi pekerjaan. Proses kerja yang baik, langkah-langkah yang jelas, dan pemantauan membantu mengurangi kesalahan manusia serta meningkatkan kualitas output.

Baca juga: Begini Cara Membuat Workflow yang Baik!

Pertimbangan dalam Memilih Antara Custom Workflow dan Workflow Tradisional

Ada beberapa faktor yang perlu dipertimbangkan untuk memilih antara custom workflow dan workflow tradisional. Berikut adalah beberapa pertimbangan yang dapat membantu dalam memilih antara keduanya:

• Kebutuhan Bisnis

Pertimbangkan kebutuhan dan tujuan perusahaan Anda. Jika perusahaan membutuhkan fleksibilitas yang tinggi dan menghadapi perubahan yang cepat dalam lingkungan, Anda dapat mempertimbangkan untuk memilih custom workflow.

• Tingkat Kompleksitas

Lakukan evaluasi seberapa tinggi tingkat kompleksitas proses kerja perusahaan Anda. Penggunaan custom workflow yang dapat menyelesaikan pekerjaan secara otomatis dan mudah untuk disesuaikan akan lebih efektif dalam meningkatkan efisiensi.

• Skala dan Pertumbuhan

Jika Anda ingin mengembangkan perusahaan, maka pertimbangkan custom workflow. Hal ini disebabkan karena custom workflow dapat memberikan fleksibilitas yang diperlukan untuk mengakomodasi pertumbuhan dan perubahan perusahaan yang akan datang.

• Teknologi yang Tersedia

Penggunaan custom workflow di perusahaan harus dilengkapi dengan berbagai infrastruktur teknologi yang mumpuni. Dengan begitu, pengaplikasian workflow ini akan lebih minim kendala.

• Pengawasan dan Pemantauan

Perusahaan yang membutuhkan pengawasan dan pemantauan ketat terhadap proses kerja dapat memanfaatkan custom workflow sebagai alat bantu. Workflow ini menawarkan tingkat visibilitas tinggi, analisis real-time, dan pemantauan mendalam terhadap proses kerja di perusahaan.

• Keterampilan dan Sumber Daya

Evaluasi keterampilan dan sumber daya yang tersedia di perusahaan. Jika perusahaan memiliki tim internal yang mampu merancang dan mengelola custom workflow, maka pertimbangkan untuk memilih custom workflow.

• Keuangan

Tinjau sumber daya keuangan yang tersedia dalam perusahaan. Custom workflow mungkin membutuhkan biaya yang lebih tinggi dalam pengembangan, pengaplikasian, dan pemeliharaannya dibandingkan dengan workflow tradisional. 

Dapatkan Layanan Sociomile yang Mendukung Sistem Custom Workflow!

Tertarik memiliki platform pendukung pengaplikasian custom workflow? Gunakan Sociomile sebagai salah satu solusinya. Dengan layanan ini, perusahaan akan mendapatkan kemudahan dalam mengakses beberapa platform digital dari satu dashboard saja. Apalagi, Sociomile dapat dikustomisasi sesuai kebutuhan perusahaan, cocok sebagai sistem pendukung custom workflow. Yuk, dapatkan layanan Sociomile sekarang hanya dengan mengunjungi website kami, Ivosights!