Dalam era digital yang semakin maju, semua bisnis dituntut untuk mengoptimalkan efisiensi operasional mereka. Salah satu cara yang semakin populer adalah dengan menerapkan teknologi chatbot. Chatbot dapat berfungsi sebagai asisten virtual yang bertugas untuk mengotomatisasi tugas-tugas rutin. Untuk mengetahui bagaimana chatbot dapat melakukan tugas-tugas rutin secara otomatis, Anda akan diberikan pengertian terlebih dahulu tentang layanan satu ini.

Pengertian dari Chatbot

Chatbot merupakan sebuah program komputer yang dirancang untuk berinteraksi dengan manusia melalui percakapan berbasis teks atau suara. Chatbot menggunakan artificial intelligence untuk merespons pertanyaan, memberikan informasi, atau menyelesaikan tugas-tugas tertentu tanpa butuh bantuan agen manusia.

Apa Saja Fungsi-Fungsi dari Chatbot?

Berikutlah beberapa fungsi dari penggunaan chatbot:

Chatbot digunakan untuk memberikan jawaban secara cepat dan akurat terhadap pertanyaan pelanggan, mengatasi masalah umum, dan mengarahkan pertanyaan ke departemen yang sesuai apabila chatbot tidak bisa menjawabnya.

Layanan ini dapat membantu mengatur jadwal pertemuan atau reservasi tanpa perlu adanya keterlibatan secara manual.

Adanya chatbot dapat membantu Anda mengumpulkan data dari para pengguna, seperti umpan balik atau preferensi, untuk dianalisis lebih lanjut.

Chatbot dapat memberikan informasi produk atau layanan kepada calon pelanggan.

Baca juga: Chatbot dan Artificial Intelligence, Apa Perbedaan Keduanya?

Beberapa Tugas Rutin yang Dapat Diotomatisasi oleh Chatbot

Inilah beberapa tugas rutin yang dapat diotomatisasi oleh chatbot:

Layanan ini dapat menjawab pertanyaan-pertanyaan umum yang sering diajukan oleh pelanggan, seperti tentang jam operasional, alamat, dan informasi produk.

Dalam bisnis retail atau layanan, chatbot dapat membantu pelanggan untuk memesan produk atau layanan, serta membantu proses pembayaran.

Layanan ini juga dapat memberikan informasi terbaru tentang status pengiriman produk kepada pelanggan.

Dengan adanya chatbot, bisnis Anda dapat memberikan pelayanan pelanggan tanpa henti, bahkan di luar jam operasional perusahaan.

Dalam bisnis yang memerlukan pendaftaran atau verifikasi, chatbot dapat membantu mengumpulkan sejumlah informasi yang diperlukan.

Lalu, layanan ini dapat membantu untuk mengadakan penjadwalan pertemuan dengan mengoordinasikan jadwal antara pihak yang terlibat.

Dalam bisnis retail, chatbot mampu memberikan informasi secara real-time tentang ketersediaan stok kepada pelanggan.

Layanan ini dapat memberikan informasi lengkap tentang produk kepada pelanggan sehingga membantu mereka untuk membuat keputusan pembelian.

Layanan ini dapat mengatasi keluhan sederhana pelanggan dengan cara memberikan solusi atau mengarahkan keluhan tersebut supaya departemen yang tepat bisa menanganinya.

Chatbot dapat mengirimkan notifikasi atau pengingat kepada pelanggan tentang berbagai hal, seperti pembayaran tagihan atau tawaran khusus.

Cara-Cara Terapkan Chatbot untuk Otomatisasi Tugas-Tugas Rutin dalam Bisnis

Inilah cara-cara terapkan chatbot untuk otomatisasi tugas-tugas rutin dalam bisnis:

Langkah pertama adalah identifikasi tugas-tugas rutin yang dapat diotomatisasi, misalnya saja menjawab pertanyaan umum pelanggan, memproses pemesanan, dan memberikan informasi produk.

Ada berbagai platform chatbot yang tersedia. Untuk itu, Anda sebaiknya memilih platform yang sesuai dengan target pelanggan dan bisnis Anda.

Buatlah skrip atau algoritma yang akan digunakan oleh chatbot untuk menjawab pertanyaan atau melakukan tugas tertentu. Pastikan skrip tersebut sudah akurat dan lengkap.

Sebelum chatbot digunakan secara resmi, lakukan pelatihan terlebih dahulu. Ajari layanan ini untuk memahami dan menanggapi berbagai jenis pertanyaan dan permintaan pelanggan.

Chatbot harus terintegrasi dengan data bisnis, seperti database produk, harga, dan stok.

Sebelum mengaktifkan layanan ini, lakukan uji coba dengan berbagai skenario dan pertanyaan untuk memastikan semuanya berfungsi dengan baik.

Setelah uji coba berhasil, kenalkan chatbot secara resmi ke pelanggan bisnis Anda. Lakukan monitoring kinerjanya secara teratur dan perbarui skrip jika diperlukan.

Meskipun chatbot dapat mengotomatisasi banyak tugas, tetaplah berikan pelanggan sebuah opsi supaya mereka bisa berinteraksi dengan agen manusia jika diperlukan, terutama untuk pertanyaan yang kompleks.

Terus tingkatkan layanan ini berdasarkan umpan balik pelanggan dan data kinerja.

Baca juga: 7 Kerugian yang Didapat Apabila Tidak Menggunakan Chatbot Flow Builder

Dapatkan Chatbot yang Sesuai Kebutuhan Anda hanya di Ivosights!

Dengan merespons pertanyaan pelanggan, mengatur janji, atau melakukan tugas-tugas lainnya, chatbot dapat membantu meningkatkan efisiensi operasional, menghemat waktu, dan membebaskan agen manusia untuk tugas-tugas yang lebih kompleks. Dengan memilih platform yang tepat, merancang konten yang efektif, dan melakukan uji coba yang cermat, bisnis dapat mengoptimalkan manfaat dari teknologi chatbot dalam menghadapi tugas-tugas rutin.

Sebagai pilihan, Anda bisa menggunakan produk chatbot kami bernama Sociobot. Sociobot merupakan sebuah chatbot berbasis artificial intelligence yang terintegrasi dengan sistem contact center kami, Sociomile. Adanya Sociobot membuat Anda dapat memberikan pelayanan ke pelanggan secara cepat, interaktif, dan pelayanannya dapat dipersonalisasikan dengan preferensi setiap pelanggannya. Tak hanya itu, chatbot bisa dimodifikasi untuk melakukan tugas-tugas rutin secara otomatis. Dengan begitu, agen dapat lebih terfokus untuk mengerjakan tugas lain yang lebih membutuhkan bantuan pengoperasian manusia.

Chatbot ini bisa integrasikan juga ke beberapa platform, seperti Whatsapp, Telegram, dan Webchat perusahaan Anda. Apalagi, Anda juga bisa mengkustomisasi flow chatbot Anda dengan menggunakan fitur chatbot flow builder. Hubungi tim Ivosights untuk melakukan konsultasi lanjut terkait penggunaan chatbot yang sesuai dengan kebutuhan perusahaan Anda sekarang juga!