Call barging adalah teknik yang sangat penting bagi perusahaan yang ingin memastikan bahwa standar layanan pelanggan dan prosedur perusahaan terpenuhi. Namun, melakukan call barging yang efektif tidaklah mudah dan memerlukan strategi dan taktik tertentu. Dalam artikel ini, kami akan berbagi tips dan trik untuk melakukan call barging dengan efektif dan memastikan bahwa panggilan yang dipantau selalu dalam kendali dan kualitas pelayanan terjaga. Kami harap artikel ini bermanfaat bagi pembaca dan membantu mereka dalam meningkatkan kualitas layanan dan memastikan standar perusahaan terpenuhi.
Baca Juga: Call Barging: Pengertian, Manfaat, dan Cara Kerjanya pada Call Center
Mengapa Call Barging Perlu Dilakukan?
Meski call barging terdengar sulit dilakukan, call barging tetap harus dilakukan. Hal ini karena call barging memiliki banyak manfaat untuk perkembangan call center. Di antaranya adalah sebagai berikut:
- Memantau kualitas pelayanan: Call barging memungkinkan pimpinan atau supervisor untuk memantau interaksi antara karyawan dan pelanggan, memastikan bahwa prosedur dan standar layanan pelanggan terpenuhi.
- Meningkatkan pelatihan: Call barging juga berguna untuk memberikan pelatihan dan umpan balik langsung kepada karyawan mengenai bagaimana mereka menangani panggilan dan mengatasi masalah pelanggan.
- Meningkatkan efisiensi: Call barging dapat membantu dalam meningkatkan efisiensi dan mempercepat proses pemecahan masalah dengan memungkinkan pimpinan untuk masuk dan mengatasi masalah segera.
- Memastikan standar perusahaan terpenuhi: Call barging memastikan bahwa karyawan mengikuti prosedur dan standar layanan pelanggan yang ditentukan perusahaan, memastikan bahwa pelayanan yang diberikan selalu berkualitas.
- Meningkatkan kepuasan pelanggan: Call barging membantu dalam memastikan bahwa masalah pelanggan selesai dengan cepat dan efisien, meningkatkan tingkat kepuasan pelanggan.
Bagaimana Cara Kerja Call Barging?
Berikut adalah cara kerja call barging:
- Konfigurasi sistem: Pertama, sistem telekomunikasi harus dikonfigurasi untuk memungkinkan fitur call barging. Ini biasanya dilakukan oleh administrator sistem atau vendor telekomunikasi.
- Panggilan sedang berlangsung: Kedua, supervisor atau pimpinan harus menunggu sampai panggilan antara dua orang sedang berlangsung sebelum melakukan call barging.
- Masuk ke panggilan: Ketiga, supervisor atau pimpinan memasukkan kode atau memilih opsi call barging dari telepon mereka. Ini akan memungkinkan mereka masuk ke panggilan yang sedang berlangsung tanpa memberikan notifikasi kepada pihak yang sedang berbicara.
- Mengawasi panggilan: Keempat, supervisor atau pimpinan dapat mengawasi panggilan dan memastikan bahwa prosedur dan standar layanan pelanggan terpenuhi. Jika diperlukan, mereka dapat memasuki panggilan dan memberikan umpan balik atau solusi.
- Keluar dari panggilan: Terakhir, supervisor atau pimpinan dapat keluar dari panggilan setelah selesai memantau atau memberikan solusi. Ini akan mengembalikan kendali panggilan kepada karyawan yang sedang berbicara dengan pelanggan.
Baca Juga: Call Whispering: Pengertian, Manfaat, dan Cara Kerjanya
Tips Melakukan Call Barging
Call barging adalah proses dimana supervisor atau pengawas dapat memasuki panggilan antara agen dan pelanggan tanpa pemberitahuan sebelumnya. Berikut adalah beberapa tips untuk melakukan call barging pada call center:
- Persiapkan diri: Sebelum memasuki panggilan, pastikan bahwa Anda memiliki pengetahuan yang cukup tentang masalah yang sedang dialami pelanggan dan memahami solusi yang dapat ditawarkan.
- Berikan pemberitahuan: Terlepas dari kebutuhan untuk memasuki panggilan secara tiba-tiba, selalu berikan pemberitahuan singkat kepada agen sebelum memasuki panggilan.
- Gunakan bantuan yang sesuai: Jika membutuhkan bantuan agen, berikan petunjuk atau masukkan yang jelas dan sesuai untuk membantu mengatasi masalah pelanggan.
- Dukung agen: Selalu membantu agen dan memberikan dukungan mereka selama panggilan. Jangan mencoba untuk menyelesaikan masalah pelanggan sendiri tanpa bantuan agen.
- Tetap profesional: Selalu bersikap profesional dan memperlakukan pelanggan dan agen dengan hormat selama panggilan.
- Evaluasi panggilan: Setelah panggilan selesai, evaluasi kinerja agen dan apa yang dapat ditingkatkan untuk panggilan selanjutnya.
- Jangan membuat agen merasa tidak nyaman: Hindari melakukan call barging secara berlebihan dan membuat agen merasa tidak nyaman dalam bekerja.
Dengan mengikuti tips di atas, Anda dapat melakukan call barging dengan lebih efektif dan memastikan kualitas layanan yang baik bagi pelanggan.
Dapatkan BPO Contact Center Terbaik di Ivosights
Itu dia hal-hal yang bisa kamu ketahui dari call barging dan juga tips untuk melakukannya tanpa miskomunikasi. Nah, untuk mendapatkan BPO Contact center terbaik yang mengedepankan fitur-fitur bermanfaat dan juga customer service yang profesional, kamu bisa mengandalkan Ivosights!
Ivosights BPO Contact Center terhubung langsung dengan platform customer relationship management Sociomile yang dilengkapi 13 kanal lebih dalam satu dasbor. Sociomile juga menawarkan staf berkompetensi yang dilatih dengan appraisal motivation yang tentunya penting dimiliki oleh seorang agen telesales.
Dengan dibantu fitur-fitur yang berguna, kamu akan mendapatkan layanan contact center paling efektif! Hubungi Ivosights sekarang juga dan rasakan perubahan pada perusahaanmu!