"Receipt menjadi satu bukti transaksi jual beli yang biasa diberikan oleh penjual kepada pembeli. Yuk, kirim lebih mudah dengan menggunakan WhatsApp Business"

Artikel ini akan membahas kemudahan mengirimkan receipt kepada pelanggan dengan menggunakan WhatsApp Business. WhatsApp Business menyediakan platform komunikasi yang efisien dan nyaman bagi bisnis untuk mengirimkan receipt atau struk pembayaran kepada pelanggan mereka. Dengan menggunakan fitur ini, bisnis dapat menghemat waktu dan upaya dalam proses pengiriman receipt, mengurangi penggunaan kertas, dan memberikan pengalaman yang lebih praktis dan modern bagi pelanggan mereka. Artikel ini akan menjelaskan bagaimana WhatsApp Business dapat digunakan sebagai alat yang efektif dalam mengirimkan receipt, serta manfaat dan langkah-langkah praktis yang dapat diambil oleh bisnis untuk memanfaatkannya dengan baik.

Penjelasan Receipt Transaksi

Receipt transaksi adalah dokumen yang dibuat dan diberikan oleh bisnis kepada pelanggan sebagai bukti pembelian atau transaksi yang telah dilakukan. Receipt ini mencakup informasi penting seperti nama bisnis, tanggal dan waktu transaksi, daftar item atau layanan yang dibeli, harga, jumlah, diskon (jika ada), dan total pembayaran. Receipt transaksi bertujuan untuk memberikan rekapan yang jelas dan terperinci kepada pelanggan, sehingga mereka dapat memverifikasi pembelian mereka dan memiliki catatan yang valid untuk keperluan akuntansi atau klaim garansi. 

Selain itu, receipt transaksi juga memainkan peran penting dalam membangun kepercayaan antara bisnis dan pelanggan, serta memberikan bukti legal yang sah dalam situasi yang membutuhkan klaim, pengembalian, atau pertanggungjawaban. Dengan adanya receipt transaksi yang baik, bisnis dapat meningkatkan profesionalisme, transparansi, dan kepuasan pelanggan.

Baca Juga: Mengenal Lebih Jauh dengan WhatsApp Business Solution Provider

Alasan Receipt Transaksi Dibutuhkan

• Bukti Pembayaran

Receipt transaksi merupakan bukti resmi yang menunjukkan bahwa pembayaran telah dilakukan. Ini memberikan kepercayaan kepada pelanggan bahwa transaksi mereka telah berhasil dan menghindari adanya kebingungan atau perselisihan di kemudian hari.

• Verifikasi dan Rekonsiliasi

Receipt transaksi memberikan informasi rinci tentang item yang dibeli, jumlah, harga, dan total pembayaran. Ini memudahkan pelanggan untuk memverifikasi keakuratan pembelian mereka dan membandingkannya dengan catatan pribadi mereka. Bagi bisnis, receipt transaksi membantu dalam proses rekonsiliasi keuangan dan memastikan bahwa semua transaksi tercatat dengan benar.

• Klaim Garansi atau Layanan Pelanggan

Receipt transaksi sering kali diperlukan sebagai bukti pembelian saat mengajukan klaim garansi atau memperoleh layanan pelanggan tambahan. Ini membantu pelanggan mendapatkan pelayanan yang sesuai dengan hak-hak mereka dan mempermudah proses pengembalian, perbaikan, atau pertukaran barang jika diperlukan.

• Keperluan Akuntansi

Receipt transaksi penting untuk keperluan akuntansi bisnis. Mereka digunakan untuk mencatat pendapatan, mengelola inventaris, melakukan pelacakan pengeluaran, dan menyusun laporan keuangan. Receipt transaksi yang terorganisir dan terdokumentasi dengan baik memudahkan dalam pemenuhan kewajiban perpajakan dan audit.

• Transparansi dan Kepuasan Pelanggan

Dengan memberikan receipt transaksi kepada pelanggan, bisnis menunjukkan transparansi dalam proses pembayaran dan memperkuat hubungan dengan pelanggan. Pelanggan merasa dihargai dan memiliki bukti tertulis tentang transaksi mereka, yang meningkatkan kepercayaan dan kepuasan pelanggan secara keseluruhan.

Cara Mengirim Receipt Transaksi Lewat WhatsApp Business

• Persiapkan Receipt

Buat receipt transaksi dalam format yang sesuai dengan bisnis Anda. Pastikan mencakup informasi penting seperti nama bisnis, tanggal dan waktu transaksi, daftar item atau layanan yang dibeli, harga, jumlah, diskon (jika ada), dan total pembayaran. Anda juga dapat menambahkan logo atau elemen desain lain untuk meningkatkan citra merek Anda.

• Hubungkan WhatsApp Business

Pastikan Anda memiliki aplikasi WhatsApp Business terinstal di perangkat Anda dan terhubung dengan nomor telepon bisnis yang valid. Daftarkan bisnis Anda dan atur profil bisnis dengan lengkap.

• Tambahkan Nomor Pelanggan

Simpan nomor telepon pelanggan Anda di kontak WhatsApp Business Anda. Pastikan nomor tersebut terverifikasi dan valid.

Baca Juga: Jenis-jenis Akun Whatsapp Business API

• Buat Pesan

Buka WhatsApp Business dan pilih pelanggan yang ingin Anda kirimkan receipt transaksi. Tulis pesan yang sopan dan jelas, termasuk ucapan terima kasih dan permintaan maaf jika diperlukan.

• Lampirkan Receipt

Gunakan fitur "Lampirkan File" dalam WhatsApp Business untuk melampirkan receipt transaksi yang telah Anda siapkan. Pastikan file receipt dapat dibuka oleh pelanggan dengan mudah dan memiliki ukuran yang sesuai agar dapat diunggah dengan cepat.

• Kirim Pesan

Setelah receipt transaksi dilampirkan, klik tombol "Kirim" untuk mengirim pesan dan receipt kepada pelanggan. Pastikan Anda memverifikasi bahwa pesan telah terkirim dengan sukses.

• Simpan Arsip

Simpan salinan receipt transaksi dan catat pengiriman receipt kepada pelanggan. Ini penting untuk melacak riwayat komunikasi dan memiliki bukti pengiriman jika diperlukan di masa mendatang.

Yuk, Mulai Beralih ke WhatsApp Business API!

Didirikan pada tahun 2016, Ivosights kini menjadi perusahaan layanan pelanggan solusi satu atap yang beroperasi di Indonesia dan melayani beberapa klien dari Asia Tenggara. Saat ini Ivosights adalah satu-satunya perusahaan lokal yang memiliki berbagai platform dan layanan komprehensif dalam membantu perusahaan meningkatkan manajemen keterlibatan pelanggan mereka di berbagai titik sentuh pelanggan. Dengan begitu, perusahaan dan bisnis yang Anda jalani bisa dengan mudah mengandalkan Ivosights untuk solusi customer engagement.

Jika Anda ingin bisnis berjalan lancar, gunakanlah WhatsApp Business API! Ivosights akan membantu Anda dalam proses dan layanan WhatsApp Business API agar urusan Anda jadi jauh lebih mudah. Beberapa manfaat yang akan Anda dapatkan saat berlangganan WhatsApp Business API adalah akun verified yang akan menambahkan kepercayaan pelanggan terhadap bisnis Anda, integrasi ke CRM, dashboard untuk melakukan bulk messaging, hingga adanya report untuk campaign bisnis yang Anda jalani.