"Menggunakan fitur auto reply pada WhatsApp Business memiliki banyak keuntungan yang bisa didapatkan. Seperti penaikan pengalaman pelanggan, hingga mengurangi jam kerja agen."

Dalam dunia bisnis modern yang didukung oleh teknologi digital, WhatsApp Business telah menjadi salah satu platform komunikasi yang populer. Salah satu fitur yang sangat berguna dalam WhatsApp Business adalah fitur Auto Reply, fitur yang memungkinkan pengguna untuk merespons pesan secara otomatis, fitur ini juga memiliki fungsi membalas pesan pelanggan dengan cepat dan tersedia selama 24/7. Dengan adanya fitur ini, pengalaman pelanggan juga dapat ditingkatkan.

Apa Itu Fitur Auto Reply WhatsApp Business?

Fitur Auto Reply WhatsApp Business adalah fitur yang memungkinkan Anda mengatur pesan otomatis yang akan dikirim sebagai balasan ketika seseorang mengirim pesan ke akun WhatsApp Business Anda. Fitur ini sangat berguna dalam menjaga responsivitas dan memberikan pengalaman yang baik kepada pelanggan atau calon pelanggan. Contoh penggunaan fitur Auto Reply adalah saat Anda sedang tidak dapat membalas pesan secara langsung, misalnya saat sedang sibuk atau diluar jam kerja. Dengan fitur ini, pengirim pesan akan mendapatkan tanggapan otomatis yang memberitahu mereka bahwa pesan mereka telah diterima dan akan ditanggapi segera.

Cara Mengoptimalkan Fitur Auto Reply WhatsApp

• Tentukan Tujuan dan Konteks

Sebelum membuat Auto Reply, tentukan tujuan dan konteksnya. Apakah Anda ingin memberikan informasi tambahan kepada pengirim pesan, mengonfirmasi penerimaan pesan, atau memberikan pilihan menu yang tersedia? Dengan memahami tujuan dan konteks, Anda dapat membuat Auto Reply yang sesuai dan memberikan nilai tambah kepada pengirim pesan.

• Buat Pesan yang Jelas dan Informatif

Pastikan pesan Auto Reply yang Anda buat jelas dan informatif. Sampaikan informasi penting, seperti jam kerja, waktu tanggapan yang diharapkan, dan kontak alternatif jika diperlukan. Gunakan bahasa yang ramah dan profesional untuk memberikan kesan positif kepada pengirim pesan.

Baca juga: Begini Cara Membuat WhatsApp Business untuk Bisnis Online-mu

• Sesuaikan dengan Jenis Pesan

Selain pesan umum, Anda juga dapat membuat Auto Reply yang berbeda untuk jenis pesan tertentu. Misalnya, Anda dapat membuat Auto Reply khusus untuk pesan pesanan, pertanyaan umum, atau keluhan. Dengan mengkategorikan pesan dan memberikan Auto Reply yang sesuai, Anda dapat meningkatkan pengalaman pengguna dan mengelola pesan dengan lebih efisien.

Cara Membuat Auto Reply di WhatsApp Business

Berikut adalah langkah-langkah untuk membuat Auto Reply di WhatsApp Business:

1. Buka Aplikasi WhatsApp Business dan masuk ke akun bisnis Anda.

2. Pilih "Pengaturan" (biasanya berada di sudut kanan atas).

3. Pilih "Pesan Otomatis" atau "Tanggapan Cepat" (tergantung pada versi WhatsApp Business yang Anda gunakan).

4. Pilih "Tambah Pesan Otomatis" atau "Tambah Tanggapan Cepat".

5. Tuliskan pesan Auto Reply yang ingin Anda kirim.

6. Sesuaikan pengaturan tambahan, seperti memilih waktu kapan pesan otomatis harus dikirim (misalnya di luar jam kerja) atau memilih untuk mengirim Auto Reply hanya kepada kontak yang terdaftar.

7. Simpan pengaturan dan aktifkan Auto Reply.

8. Uji coba Auto Reply dengan mengirim pesan ke akun WhatsApp Business Anda.

Fungsi Auto Reply WhatsApp Business

• Memberikan Tanggapan Otomatis

Fungsi utama dari Auto Reply adalah memberikan tanggapan otomatis kepada pelanggan yang mengirim pesan melalui WhatsApp. Ini memastikan bahwa setiap pesan yang diterima mendapat balasan, bahkan saat Anda tidak secara langsung tersedia untuk menjawab.

• Menginformasikan Jadwal dan Waktu Respons

Dengan Auto Reply, Anda dapat memberikan informasi kepada pelanggan tentang jadwal kerja dan waktu respons yang diharapkan. Ini memberikan kejelasan kepada pelanggan mengenai kapan mereka dapat mengharapkan tanggapan dari bisnis Anda, menghindari kekecewaan dan meningkatkan kepuasan pelanggan.

• Mengirim Pesan Selamat Datang

Anda dapat menggunakan Auto Reply untuk mengirim pesan selamat datang yang disesuaikan kepada pelanggan baru. Pesan ini dapat berisi ucapan terima kasih, informasi penting tentang bisnis Anda, atau instruksi yang diperlukan untuk memulai.

• Memberikan Informasi Produk dan Layanan

Auto Reply juga dapat digunakan untuk memberikan informasi produk dan layanan kepada pelanggan. Anda dapat menyertakan detail produk, harga, promosi, atau link menuju katalog produk untuk memberikan penjelasan yang lebih rinci kepada pelanggan.

• Menyediakan Jawaban atas Pertanyaan Umum

Dengan menggunakan Auto Reply, Anda dapat mengatur tanggapan otomatis untuk pertanyaan-pertanyaan umum yang sering diajukan oleh pelanggan. Ini membantu menghemat waktu dan upaya dalam menjawab pertanyaan yang sering muncul, sambil tetap memberikan informasi yang akurat dan konsisten kepada pelanggan.

Baca juga: WhatsApp Business Verified: Keunggulan dan Cara Mendapatkannya

• Mengarahkan Pelanggan ke Sumber Informasi Lainnya

Auto Reply dapat digunakan untuk mengarahkan pelanggan ke sumber informasi tambahan, seperti situs web bisnis Anda, halaman FAQ, atau link unduhan yang relevan. Hal ini membantu memandu pelanggan menuju sumber daya yang lebih lengkap untuk menjawab pertanyaan atau memperoleh informasi lebih lanjut.

Dapatkan WhatsApp Business API Anda di Ivosights!

Menggunakan fitur Auto Reply WhatsApp Business dapat memberikan manfaat yang besar dalam menjaga responsivitas dan memberikan pengalaman yang baik kepada pelanggan. Dengan mengoptimalkan fitur ini, Anda dapat memberikan pesan otomatis yang informatif dan membantu pengirim pesan mendapatkan tanggapan yang tepat waktu. Dengan mengikuti langkah-langkah yang disebutkan di atas, Anda dapat membuat Auto Reply yang sesuai dengan kebutuhan bisnis Anda dan meningkatkan efisiensi komunikasi melalui WhatsApp Business.

Ivosights dapat membantu Anda dalam masalah WhatsApp Business API. Karena dengan memesan WhatsApp Business API dari Ivosights, Anda akan mendapatkan dukungan layanan pelanggan yang memuaskan. Anda juga bisa mendapatkan demo ataupun trial WhatsApp Business API dari Ivosights. Jika Anda memiliki pertanyaan lebih lanjut terkait WhatsApp Business API, silakan hubungi tim Ivosights segera, dan dapatkan penawaran yang memuaskan!