Suatu perusahaan membutuhkan komunikasi tim yang bagus untuk dapat bekerja membangun satu tujuan bersama. Selain mengadakan acara internal untuk membangun kedekatan, perusahaan dapat memanfaatkan perkembangan teknologi sebagai solusinya. Salah satu teknologi yang dapat digunakan ini adalah WhatsApp Business. Layanan WhatsApp yang satu ini bisa berperan penting untuk meningkatkan kolaborasi antar karyawan dan mempermudah aliran informasi.

Jenis-Jenis WhatsApp Business

WhatsApp Business terbagi menjadi dua jenis, yaitu WhatsApp Business biasa dan WhatsApp Business API. Walaupun sama-sama memiliki fungsi untuk mendukung segala keperluan bisnis, terdapat perbedaan diantara keduanya. Perbedaan utamanya ditunjukkan oleh tiga poin berikut ini.

Secara khusus, WhatsApp Business dibedakan menurut jenis usaha pemilik bisnis. Pemilik bisnis UMKM dapat menggunakan layanan standar WhatsApp Business. Fitur-fitur yang ditawarkan sudah mencukupi kebutuhan bisnis kecil, seperti kustomisasi profil bisnis, template message, statistik pesan, integrasi dengan WhatsApp Web, serta dapat membuat grup bisnis. Pemilik bisnis dapat berinteraksi langsung dengan pelanggan secara sederhana.

Sementara itu, WhatsApp Business API lebih cocok digunakan untuk perusahaan yang lebih besar. Layanan ini terintegrasi dengan website atau platform bisnis untuk dapat mengirim serta menerima pesan Whatsapp dengan para pelanggannya. Fitur-fitur yang diberikan juga jauh lebih canggih seperti pesan otomatis, integrasi sistem CRM, dan pengelolaannya terpusat.

WhatsApp Business biasa cocok dipakai untuk dikelola melalui aplikasi berbasis mobile. Hal ini dicocokan dengan lebih rendahnya komunikasi dan jumlah tim sedikit. Di sisi lain, WhatsApp Business API digunakan untuk komunikasi yang lebih terpusat di perusahaan besar. Selain terintegrasi dengan sistem perusahaan, WhatsApp Business API mendukung komunikasi yang lebih kompleks.

Baca juga: Mengenal Lebih Dekat Dengan WhatsApp Business API

Aplikasi untuk WhatsApp Business biasa dapat diunduh langsung di telepon seluler Anda. Namun, diperlukan biaya tambahan apabila Anda menginginkan beberapa fitur premium. Sementara itu, WhatsApp Business API memerlukan persetujuan langsung dari pihak META dan pihak ketiga provider layanan ini. Biayanya ditentukan langsung oleh kedua pihak di atas dalam bentuk langganan per bulan dan biaya transaksi lainnya.

Tips Menggunakan WhatsApp Business untuk Tingkatkan Komunikasi Internal

Penggunaan layanan WhatsApp Business untuk perusahaan perlu diatur juga supaya tidak digunakan secara leluasa. Tentukan untuk apa saja layanan WhatsApp ini digunakan, seperti untuk pertukaran informasi, koordinasi antar tim, maupun sekadar komunikasi secara internal. Peraturan-peraturan ini perlu dipahami dan diikuti semua karyawan supaya penggunaan WhatsApp Business jadi lebih konsisten.

Selain mempererat hubungan antar anggota dalam setiap tim, pembagian grup menurut divisi atau departemen perusahaan memudahkan pembagian informasi perusahaan. Informasi ini bisa berupa pembagian tugas per orang, pemberitahuan perusahaan, dan lain sebagainya. Dengan begini, semua anggota dalam divisi akan selalu update mengenai informasi apapun dalam perusahaan.

Dengan menggunakan fitur template message, Anda dapat mengirimkan pesan yang sama secara berulang kali. Fitur ini dapat dikustomisasi menjadi informasi kontak, pengingat jadwal perusahaan, serta konfirmasi pesanan. Pesan template ini dapat menghemat waktu dan membuat komunikasi perusahaan jadi lebih konsistensi.

Selain fitur ini, ada juga fitur pesan terjadwal. Fitur ini memungkinkan Anda untuk mengirimkan pesan secara otomatis pada jam tertentu. Fitur pesan terjadwal bisa dimanfaatkan untuk mengirimkan informasi pengingat, pengumuman, dan pesan penting lainnya. Dengan begitu, tidak akan ada lagi keterlambatan pemberian informasi dari perusahaan.

Tak hanya melalui ruang chat, Anda juga bisa memanfaatkan komunikasi menggunakan panggilan suara dan video. Fitur ini dapat digunakan untuk mengadakan rapat secara daring, melakukan konsultasi, hingga diskusi dalam kelompok secara real-time. 

Baca juga: Ciri Perusahaan yang Membutuhkan Akun Whatsapp Business API!

Supaya tidak mengganggu aktivitas lainnya di luar pekerjaan, Anda harus menetapkan jam operasional WhatsApp Business perusahaan Anda. Pesan yang masuk di luar batas waktu tersebut harus ditindaklanjuti sesuai penetapan kebijakan sebelumnya.

Anda dapat menggunakan perangkat lain selain handphone untuk mengakses layanan WhatsApp Business. Dengan mengunduh WhatsApp Business Desktop, Anda tidak akan bergantung pada telepon seluler. Anda juga bisa mengakses WhatsApp Business Web melalui browser komputer Anda jika tidak berkeinginan untuk mengunduhnya.

Terakhir, perhatikan sistem keamanan dan privasi yang ditawarkan provider WhatsApp Business. Pastikan tidak ditemukan adanya kebocoran informasi privasi yang sensitif dalam Whatsapp Business yang Anda gunakan. 

Dapatkan WhatsApp Business dari Provider Terpercaya!

Ivosights dipercaya sebagai salah satu WhatsApp Business solution provider terbaik. Ivosights menyediakan produk layanan untuk mendukung customer engagement sejak tahun 2016. Salah satu produknya merupakan WhatsApp Business API, sebuah sistem pengiriman pesan milik WhatsApp untuk memudahkan interaksi pelanggan dengan perusahaan. WhatsApp Business API juga dilengkapi dengan fitur dan kelebihan yang membantu menunjang perusahaan Anda. Segera dapatkan layanan ini hanya di Ivosights!