"Meskipun melakukan pemasaran merupakan hal yang terpenting bagi perusahaan, kenyamanan pelanggan adalah hal nomor satu yang tidak boleh dikesampingkan"

Ada banyak cara pemasaran yang dilakukan oleh perusahaan yang justru membuat pelanggan merasa risih dan terganggu. Banyaknya spam yang ditujukan sebagai promosi membuat pelanggan merasa hal tersebut berlebihan dan tidak perlu karena menutupi notifikasi lain yang lebih penting. Di era digital saat ini, ada banyak cara bagi perusahaan untuk melakukan promosi kepada pelanggan karena mudah diaksesnya data-data dan nomor pribadi sehingga kepentingan pemasaran dapat dijangkau dengan mudah. Sama halnya dalam melakukan telesurvey, perusahaan dapat dengan mudah menjangkau pelanggan. Namun, perlu diperhatikan cara untuk menjaga kenyamanan pelanggan saat melakukannya. 

Cara Menjaga Kenyamanan Pelanggan saat Telesurvey

Berikut ini adalah beberapa penjelasan bagaimana cara untuk menjaga kenyamanan pelanggan saat melakukan telesurvey:

• Menyapa Terlebih Dahulu

Salah satu alasan mengapa banyak sekali pelanggan yang merasa risih dan terganggu saat perusahaan melakukan telesurvey adalah pegawainya tidak melakukan sapaan terlebih dahulu. Tidak jelasnya perusahaan apa membuat orang biasanya merasa seperti korban telepon iseng.

Untuk itu, menyapa terlebih dahulu adalah langkah paling tepat untuk membuat pelanggan merasa nyaman saat melakukan telesurvey. Selain itu, memperkenalkan diri dan perusahaan akan membantu pelanggan dalam mengingat perusahaan apa yang pernah menghubunginya. Terlebih, memperkenalkan diri terlebih dahulu adalah bentuk kesopanan yang menunjukkan tujuan yang jelas terhadap sesuatu.

Baca Juga: 3 Cara Mengukur Kepuasan Pelanggan: Salah Satunya dengan Telesurvey!

• Menggunakan Intonasi yang Lembut dan Sopan

Kebanyakan orang yang sibuk dan lelah akan menggunakan intonasi yang terkesan jutek dan malas. Hal ini harus dihindari oleh pagawai perusahaan yang melakukan kegiatan telesurvey untuk membuat rasa nyamanan pelanggan saat melakukan aktivitas ini. Tidak ada yang ingin berurusan dengan orang yang memiliki intonasi kasar dan terkesan malas saat berbicara.

Untuk itu, gunakanlah intonasi yang lembut dan sopan saat melakukan kegiatan ini. Intonasi yang lembut dan sopan juga harus dilakukan dengan cara yang benar agar tidak terkesan berlebihan dan malah membuat pelanggan merasa risih. Fokus utama dalam menggunakan intonasi yang lembut dan sopan juga agar pelanggan merasa dihormati sehingga memungkinkan pelanggan  menjawab pertanyaan telesurvey dengan jujur.

• Tidak Memburu-burui Pelanggan

Perlu diketahui bahwa telesurvey memiliki waktu terbatas saat melakukannya. Padatnya jadwal karyawan perusahaan yang melakukan aktivitas ini juga membuat kegiatan ini menjadi terbatas oleh waktu. Terlebih, ada beberapa pelanggan yang harus ditelepon membuat waktu telesurvey sangat terbatas. Adanya keterbatasan ini membuat pegawai telesurvey menjadi sering terburu-buru. 

Selain itu, pelanggan biasanya akan memikirkan jawaban terlebih dahulu sehingga terkadang terasa membuang-buang waktu. Namun, demi mendapat kenyamanan pelanggan, pegawai yang melakukan telesurvey tidak boleh memburu-burui pelanggan saat menjawab pertanyaan. Selain itu, perusahaan tentu ingin menerima jawaban yang lengkap dan memadai dari pelanggan saat melakukan aktivitas ini. Untuk itu, pegawai teelsurvey tidak boleh memburu-burui pelanggan saat mereka memberikan jawaban.

• Menanyakan Pendapat dengan Sopan

Dalam sehari, pegawai telesurvey akan mendapat opini yang banyak dari beberapa pelanggan yang mereka telepon. Bukan hal yang mustahil jika beberapa pelanggan memeiliki opini yang nyaris sama dengan pelanggan lainnya. Selain itu, pertanyaan yang diulang dalam beberapa kali dalam sehari tentu akan sedikit membuat pegawai jenuh sehingga tidak mustahil untuk menanyakan pendapat dengan ketus dan terdengar malas.

Tetapi, untuk membuat kenyamanan kepada pelanggan, pegawai telesurvey sebaiknya menanyakan pendapat dengan sopan dan tidak menyela. Selain itu, mendengarkan pendapat pelanggan tanpa memotong adalah cara terbaik untuk mendpaatkan kepercayaan pelanggan terhadap perusahaan.

• Tidak Melakukan Panggilan Telepon Berulang

Salah satu alasan mengapa banyak orang malas dan risih terhadap telesurvey adalah karena pegawai perusahaan melakukan panggilan telepon berulang jika tidak diangkat. Hal ini sangat mengganggu dan tidak sopan bagi pelanggan. Mudah dimengerti jika agen telesurvey ingin mendapatkan jawaban dari pelanggan, tetapi jika melakukan panggilan telepon berulang tentu akan membuat pelanggan merasa tidak nyaman.

Alih-alih melakukan panggilan telepon berulang, carilah kandidat konsumen lain yang bisa dimintai jawaban untuk telesurvey. Perusahaan juga tentu telah memberikan beberapa nomor atau data-data pelanggan yang bisa dihubungi sehingga pegawai telesurvey tidak harus mengganggu satu atau dua pelanggan dengan melakukan panggilan telepon berulang.

Baca Juga: 5 Langkah Memaksimalkan Tingkat Respon pada Telesurvey Anda

Manfaat Telesurvey

• Mendapat Masukan dari Pelanggan

Tujuan utama adanya telesurvey adalah untuk mendapatkan masukan dari pelanggan. Sebuah perusahaan tidak akan berjalan dengan baik jika tidak mau mendengarkan masukan dari konsumennya. Pelanggan juga tentu memiliki beberapa masukan yang bisa dijadikan arahan untuk menjadi lebih baik oleh perusahaan.

Dengan menggunakan telesurvey, perusahaan bisa mendapat masukan negatif dan positif dari pelanggan. Selain itu konsumen juga dapat memberikan pendapat mereka secara leluasa dalam hal ini. Pembicaraan yang dilakukan oleh satu orang dari perusahaan tentu akan membuat orang lebih terbuka tentang pendapat mereka jika dibandingkan dengan menulis komentar di media sosial.

• Berinteraksi dengan Pelanggan

Selain untuk mendpaat masukan, salah satu tujuan utama dan manfaat telesurvey adalah untuk melakukan interaksi dengan pelanggan. Tanpa interaksi, masyarakat tidak akan menaruh kepercayaan mereka dan peluang mendapatkan pelanggan setia menjadi lebih kecil. Untuk itu manfaat utama lainnya dalam penggunaan telesurvey adalah untuk berinteraksi dengan pelanggan.

Penjelasan di atas merupakan penjelasan tentang cara untuk menjaga kenyamanan dari aktivitas telesurvey. Selain itu, kami juga menjelaskan secara singkat manfaat apa saja yang akan perusahaan dapatkan dari penggunaan telesurvey. Semoga membantu!