"Untuk menciptakan tim telemarketing yang kompeten dan profesional, perusahaan harus membekali para agen dengan beberapa keterampilan di bawah ini"

Untuk mengembangkan keterampilan agen telemarketing dalam melakukan tugasnya, pihak manajemen perusahaan perlu memberikan pelatihan secara rutin. Selain membantu para agen memahami peran dan tanggung jawab pekerjaannya, mereka juga akan terlatih untuk menghadapi segala situasi dan kondisi ketika melakukan telemarketing, bahkan yang kompleks sekalipun.

Apa Itu Agen Telemarketing?

Agen telemarketing adalah seseorang yang melakukan pemasaran dan penjualan produk maupun layanan perusahaan melalui telepon. Agen juga bertugas untuk mempersuasi setiap pelanggan yang menerima panggilan untuk melakukan pembelian atau mengambil tindakan tertentu sesuai keinginan perusahaan.

Selain mempromosikan produk atau layanan menggunakan telepon, para agen juga memiliki tugas untuk memonitor dan mengelola pelanggan, merekam interaksi lewat telepon, serta menjaga hubungan baik dengan pelanggan.

Baca juga: Langkah Penting Telemarketing Saat Menghadapi Pelanggan

Pelatihan Keterampilan Komunikasi

Berikut ini adalah beberapa keterampilan komunikasi yang didapatkan oleh para agen melalui beberapa pelatihan relevan:

• Keterampilan Verbal

Dalam setiap percakapan dengan pelanggan melalui telepon, seorang agen telemarketing perlu mampu menyampaikan pesan dengan jelas, efektif, dan persuasif. Penyampaian informasi secara tepat dan kesan pertama dari pengenalan diri dengan baik dapat meningkatkan daya tarik dan kepercayaan pelanggan.

• Keterampilan Non Verbal

Keterampilan non verbal ini mencakup cara agen dapat mempresentasikan ekspresi wajah, bahasa tubuh, dan intonasi suara secara tepat walaupun melalui panggilan telepon biasa. Dengan keterampilan non verbal yang kuat, agen dapat membangun kepercayaan pelanggan, menunjukkan profesionalitas, dan memberikan kesan baik  kepada pelanggan.

• Mendengarkan Aktif

Meskipun komunikasi terjadi melalui telepon, kemampuan untuk mendengarkan dengan baik dapat memperkuat hubungan dengan pelanggan, memahami kebutuhan mereka, dan memberikan respon yang lebih tepat.

• Penanganan Keberatan dan Keluhan

Seorang agen sebaiknya terlatih untuk mengelola situasi yang sulit dan menangani keberatan atau keluhan dari pelanggan dengan baik. Dengan adanya keterampilan ini pada agen, reputasi perusahaan dapat terjaga dan agen dapat memiliki hubungan yang positif dengan para pelanggan.

Pelatihan Negosiasi dan Penjualan

• Memahami Kebutuhan Prospek/Pelanggan

Seorang agen telemarketing harus mampu mengidentifikasi dan memahami apa yang menjadi kebutuhan, keinginan, dan membantu menyelesaikan masalah yang dihadapi oleh pelanggan. Dengan begitu, agen dapat memberikan respons yang relevan serta solusi yang sesuai.

• Persiapan Penawaran dan Presentasi yang Efektif

Selain mengidentifikasi produk atau layanan apa yang cocok untuk setiap pelanggan, agen telemarketing harus mampu menyampaikan informasi tentang produk atau layanan tersebut dengan cara yang menarik, meyakinkan, dan mudah dipahami oleh para pelanggan dari segala kalangan.

• Strategi Negosiasi yang Sukses

Agen perlu mampu bernegosiasi dengan pelanggan secara baik untuk mencapai tujuan penjualan, dan mempengaruhi keputusan akhir untuk melakukan pembelian atau tidak.

Baca juga: Kenali Gaya Bicara Dalam Dunia telemarketing Yuk!

Pelatihan Etika Profesional

Selain pelatihan secara verbal dan non verbal, para agen juga memerlukan pelatihan etika supaya bisa bekerja secara profesional. Berikut ini pelatihan-pelatihan yang termasuk:

• Menggunakan bahasa yang sopan dan etika panggilan

Menggunakan bahasa yang sopan dan menjaga etika ketika melakukan panggilan dapat meningkatkan kualitas komunikasi dan memberikan kesan positif terhadap perusahaan di mata pelanggan. Etika panggilan yang baik ini mencakup penggunaan bahasa yang jelas dan terstruktur, menjaga suara yang ramah dan bersahabat, dan menjaga kecepatan bicara yang sesuai.

Hindari penggunaan bahasa kasar, kata-kata yang ofensif, atau sikap yang tidak profesional dalam panggilan telepon. Agen juga diharuskan untuk memberikan salam secara sopan dan mengucapkan terima kasih setiap kali membuka dan menutup panggilan.

• Pelatihan dalam menjaga kerahasiaan data prospek/pelanggan

Sebagai agen telemarketing, agen telemarketing akan mengumpulkan dan mengelola informasi berisi data-data pribadi dari pelanggan, seperti nama, alamat, nomor telepon, dan informasi keuangan. Seorang agen serta perusahaan wajib menjaga kerahasiaan dan privasi data tersebut. Diwajibkan juga untuk menaati peraturan yang relevan seperti Undang-Undang Perlindungan Data Pribadi, peraturan internal perusahaan, dan standar industri.

Disamping berbagai regulasi yang ada, pengelolaan data juga harus dilengkapi dengan sistem keamanan yang kuat. Perusahaan wajib menggunakan password yang kuat, memastikan keamanan perangkat, dan menghindari kebocoran informasi ketika berbagi data melalui sistem komunikasi.

Dapatkan Sistem Pendukung Agen Telemarketing hanya di Ivosights!

Pelatihan yang relevan saja tidak cukup untuk meningkatkan kinerja agen telemarketing, mereka juga membutuhkan platform pendukung yang membuat pekerjaan jadi lebih efisien. Kebetulan, Ivosights menyediakan sistem contact center handal bernama Sociomile. 

Sociomile menghubungkan sebanyak 13 kanal digital dalam satu dashboard utama. Selain itu, platform ini juga mendukung integrasi dengan aplikasi CRM lain maupun data existing sesuai kebutuhan perusahaan. Agen juga akan dimudahkan kerjanya dengan fitur Outbound Validation untuk menghubungi banyak pelanggan dalam satu waktu.

Selain itu, masih banyak lagi keuntungan yang akan didapatkan dari penggunaan Sociomile. Penasaran kan? Yuk, segera hubungi Ivosights sekarang!