"Bagaimana sistem telekonferensi dapat meningkatkan produktivitas perusahaan? Simak penjelasan lengkapnya pada artikel ini."

Dalam dunia kerja yang modern, sistem telekonferensi telah menjadi alat yang sangat penting yang digunakan untuk memfasilitasi komunikasi jarak jauh. Sistem ini juga memberikan banyak kegunaan dalam penggunaannya, salah satunya untuk meningkatkan produktivitas kerja perusahaan Anda. Untuk mengetahui secara lebih lanjutnya, Anda akan diberikan penjelasan mengenai pengertian sistem telekonferensi terlebih dahulu.

Pengertian Sistem Telekonferensi

Sistem telekonferensi disebut sebagai teknologi yang memudahkan pertemuan atau konferensi secara real-time antara dua pihak yang masing-masingnya berada di lokasi yang berbeda. Peserta dapat berkomunikasi secara audio dan visual seolah-olah mereka berada di ruangan yang sama, berkat adanya dukungan berupa kamera video, mikrofon, dan jaringan komunikasi.

Kegunaan Sistem Telekonferensi

Sistem telekonferensi memiliki berbagai kegunaan dalam dunia kerja. Berikut ini adalah beberapa kegunaan utama yang diberikan:

• Pertemuan Tim Jarak Jauh

Sistem telekonferensi dapat membantu mengadakan pertemuan antar anggota tim yang berada di lokasi yang berbeda tanpa harus bertatap muka secara langsung. Ini akan memudahkan perusahaan untuk menjangkau karyawan yang berhalangan untuk hadir di tempat yang sama.

• Presentasi dan Pelatihan

Lalu, karyawan dapat menyampaikan presentasi atau memberi materi pelatihan kepada peserta yang berada di tempat yang berbeda. Dengan ini, penyampaian materi bisa dilakukan secara efisien dan interaktif.

Baca juga: Kenali Apa Itu Sistem Telekonferensi Secara Lebih Dalam!

• Interview dan Rekrutmen

Sistem telekonferensi juga dapat digunakan untuk mendukung proses rekrutmen dengan peserta yang berada di luar kota atau negara. Baik peserta maupun pihak HRD tidak perlu mengeluarkan biaya tambahan lagi.

• Rapat Pimpinan

Kemudian, para pemimpin perusahaan dapat menggunakan sistem telekonferensi untuk mengadakan rapat pimpinan, mengambil keputusan strategis, dan berkoordinasi secara efektif tanpa bertatap muka secara langsung.

Manfaat Meningkatkan Produktivitas Kerja dengan Sistem Telekonferensi

Penggunaan sistem telekonferensi dalam lingkungan kerja dapat memberikan sejumlah manfaat untuk meningkatkan produktivitas. Berikut adalah beberapa manfaat utama yang dapat Anda peroleh:

• Efisiensi Waktu

Dengan sistem telekonferensi, waktu yang biasanya dihabiskan untuk bepergian ke lokasi pertemuan dapat dialihkan untuk kegiatan yang lebih produktif. Para pekerja akan memiliki waktu lebih banyak untuk terfokus pada tugas utama mereka.

• Kolaborasi yang Efektif

Sistem telekonferensi memfasilitasi kolaborasi tim yang lebih efektif, terlepas dari jarak perseorangannya. Semua anggota tim dapat berkomunikasi secara langsung, berbagi ide, dan bekerja bersama untuk mencapai tujuan bersama.

• Keterlibatan yang Lebih Tinggi

Dengan adanya komunikasi audio dan visual secara langsung melalui sistem telekonferensi, tingkat pemahaman, konsentrasi, dan partisipasi para peserta dalam diskusi akan meningkat. Selain itu, keterlibatan peserta dalam pertemuan atau pelatihan juga cenderung lebih tinggi. 

• Penyebaran Informasi yang Cepat

Sistem telekonferensi dapat menyebarluaskan segala informasi dengan cepat dan efisien kepada seluruh anggota tim yang terlibat. Adanya sistem ini memastikan bahwa semua orang mendapatkan informasi yang sama secara real-time, tanpa adanya keterlambatan atau miskomunikasi.

• Fleksibilitas Kerja

Terakhir, sistem telekonferensi memberikan fleksibilitas supaya setiap orang dapat bekerja dari mana saja, asalkan adanya akses ke perangkat mendukung sistem ini dan koneksi internet yang stabil.

Tips Menggunakan Sistem Telekonferensi supaya lebih Efektif

• Persiapkan dengan Baik

Pastikan setiap pengguna sistem mempersiapkan segala hal yang diperlukan sebelum mengadakan pertemuan, termasuk materi presentasi ataupun dokumen. Pastikan juga bahwa peralatan pendukung telekonferensi berfungsi dengan baik dan koneksi internet stabil.

• Atur Waktu yang Tepat

Tentukan waktu pertemuan yang cocok dengan mempertimbangkan perbedaan zona waktu antar peserta pengguna sistem telekonferensi.

• Gunakan Fitur-fitur yang Tersedia

Manfaatkan fitur-fitur yang disediakan oleh sistem telekonferensi. Adanya fitur-fitur ini dapat meningkatkan interaktivitas dan keterlibatan peserta.

• Perhatikan Etika Telekonferensi

Terapkan etika penggunaan sistem telekonferensi yang baik, seperti berbicara dengan jelas, memberikan kesempatan kepada orang lain untuk berbicara, dan menghindari suara latar yang mengganggu.

• Evaluasi dan Berikan Umpan Balik

Setelah pertemuan selesai dilakukan, lakukan evaluasi terhadap kegiatan telekonferensi dan berikan feedback kepada peserta. Pengadaan evaluasi ini membantu Anda memperbaiki proses dan meningkatkan efektivitas pertemuan di masa mendatang.

Baca juga: 5 Kegunaan Sistem Telekonferensi untuk Layanan Pelanggan

Integrasikan Sistem Telekonferensi dengan Sistem CRM Perusahaan Anda!

Itulah sedikit penjelasan mengenai sistem telekonferensi. Dengan memanfaatkan sistem telekonferensi, perusahaan dapat memfasilitasi komunikasi yang efektif, menghemat waktu, dan meningkatkan kolaborasi dalam lingkungan kerja yang terhubung secara global. Untuk menggunakan sistem ini, Anda dapat memilih platform pendukung telekonferensi yang cocok dengan keinginan dan kebutuhan perusahaan Anda. 

Platform telekonferensi ini dapat diintegrasikan dengan platform pendukung bisnis lainnya, salah satunya platform CRM. Adanya integrasi ini memudahkan perusahaan untuk melakukan interaksi dengan pelanggan. Dengan begitu, loyalitas dan kepercayaan pelanggan terhadap brand perusahaan tersebut akan terjaga sepenuhnya.

Untuk itu, milikilah sistem CRM yang mendukung API Integration untuk mendapatkan sejumlah keuntungan di atas. Anda juga bisa menggunakan Sociomile sebagai sistem contact center omni-channel yang mengintegrasikan 13 platform digital dan voice dalam satu dashboard utama. Sistem ini juga dilengkapi dengan fitur-fitur andalan seperti custom workflow dan asisten virtual bernama Sociobot. Jika Anda masih memerlukan saran untuk pengembangan layanan pelanggan Anda, lakukan konsultasi dengan menghubungi Ivosights sekarang!