Dalam dunia bisnis yang kompetitif, usaha kecil dan menengah (UKM) menghadapi tantangan unik dalam mengelola pelayanan pelanggan. Memilih sistem call center yang tepat adalah langkah penting untuk memastikan bahwa setiap interaksi dengan pelanggan dilakukan dengan cara yang efektif dan efisien. Sistem call center yang ideal harus mampu memenuhi kebutuhan spesifik dari UKM dan UMKM, baik dalam hal biaya maupun fungsionalitas. Dengan berbagai pilihan yang tersedia, menentukan penyedia layanan yang tepat dapat menjadi keputusan yang krusial. Artikel ini akan mengulas bagaimana memilih sistem call center terbaik untuk UKM dan UMKM, serta faktor-faktor yang perlu dipertimbangkan agar sistem tersebut dapat mendukung pertumbuhan bisnis dan meningkatkan pengalaman pelanggan.

Apa Itu Sistem Call Center?

Sistem call center adalah pusat layanan telepon yang dirancang untuk menangani volume panggilan yang besar, baik masuk maupun keluar, untuk berbagai keperluan bisnis. Sistem ini umumnya digunakan oleh perusahaan untuk menyediakan layanan pelanggan, penjualan, dan dukungan teknis. Sistem call center dapat dioperasikan secara on-premise di lokasi perusahaan, atau di-hosting oleh penyedia layanan pihak ketiga. Sistem call center biasanya terdiri dari perangkat lunak dan perangkat keras yang dirancang khusus untuk menangani panggilan. Perangkat lunak Sistem call center memungkinkan perusahaan untuk mendistribusikan panggilan ke agen yang tepat, melacak waktu tunggu, dan mengelola interaksi pelanggan. Perangkat keras call center termasuk telepon, headset, dan komputer.

Gunakan Sistem Call Center terbaik pada UKM dan UMKM

Berikut adalah 6 poin mengenai cara memilih sistem call center terbaik untuk UKM dan UMKM, dengan faktor-faktor yang perlu dipertimbangkan:

Pilih sistem call center yang sesuai dengan anggaran bisnis Anda tanpa mengorbankan fitur penting. Perhatikan biaya implementasi, langganan, dan pemeliharaan sistem. Pastikan ada opsi skalabilitas untuk menyesuaikan biaya dengan pertumbuhan bisnis. Sistem yang terlalu mahal atau memiliki biaya tersembunyi bisa membebani anggaran Anda.

Pilih sistem call center yang menawarkan fitur-fitur yang sesuai dengan kebutuhan spesifik bisnis Anda, seperti IVR, routing panggilan, dan integrasi dengan CRM. Fitur tambahan seperti pelaporan dan analitik juga penting untuk melacak performa dan memahami kebutuhan pelanggan. Pastikan fitur-fitur ini dapat membantu meningkatkan efisiensi operasional dan pengalaman pelanggan. Hindari sistem dengan fitur berlebihan yang tidak akan Anda gunakan.

Pilih sistem call center yang mudah digunakan dan diimplementasikan oleh tim Anda. Sistem yang kompleks dan memerlukan pelatihan ekstensif dapat menghambat produktivitas awal. Cari solusi dengan antarmuka yang intuitif dan dukungan implementasi yang baik. Sistem yang mudah dioperasikan akan meminimalkan waktu pelatihan dan mempercepat adopsi oleh staf.

Baca Juga: Pentingnya Trunk Usage Report dalam Sistem Call Center

Pilih sistem call center yang dapat berkembang seiring dengan pertumbuhan bisnis Anda. Skalabilitas penting agar sistem dapat menangani peningkatan volume panggilan dan penambahan fitur di masa depan. Pastikan sistem mendukung penambahan pengguna atau integrasi dengan aplikasi lain tanpa memerlukan perubahan besar. Solusi yang dapat dengan mudah disesuaikan akan mendukung pertumbuhan jangka panjang bisnis Anda.

Pastikan penyedia sistem call center menawarkan dukungan teknis yang responsif dan layanan pelanggan yang memadai. Dukungan yang baik termasuk pelatihan, pemeliharaan, dan bantuan teknis saat terjadi masalah. Pilih penyedia dengan reputasi baik dalam hal layanan purna jual. Dukungan yang efektif akan membantu mengatasi masalah dengan cepat dan menjaga kelancaran operasional sistem.

Pilih sistem call center yang memiliki fitur keamanan yang kuat untuk melindungi data pelanggan dan mematuhi peraturan privasi yang berlaku. Keamanan harus mencakup enkripsi data, kontrol akses, dan pemantauan aktivitas. Pastikan sistem memenuhi standar kepatuhan yang relevan dengan industri Anda. Perlindungan data yang baik adalah penting untuk menjaga kepercayaan pelanggan dan menghindari masalah hukum.

Sociomile Voice, Sistem Call Center dari Ivosights Memberikan Pengalaman yang Lebih Baik!

Ivosights merupakan perusahaan yang bergerak dalam industri business solution provider. Ivosights menghadirkan Sociomile Voice, platform turunan dari Sociomile yang merupakan platform sistem call center yang memadukan berbagai jenis kanal digital dalam 1 dashboard. Platform sistem call center tersebut merupakan solusi bagi perusahaan untuk memiliki efisiensi dalam operasional bisnis, juga menciptakan interaksi dan hubungan yang baik dengan pelanggan. Dengan menggunakan platform dari Ivosights ini, perusahaan dapat dengan mudah menaikkan customer experience. Alat ini sangat komprehensif dengan fiturnya yang lengkap, seperti Interactive Voice Response (IVR), Automatic Call Distribution (ACD), Call Barging, CRM, Artificial Intelligence (AI) dan sistem integrasi lainnya. Tertarik menggunakan Sociomile Voice? Hubungi Ivosights untuk langkah awal menuju bisnis sukses!