"Optimalkan sistem call center Anda dengan fitur untuk merapikan log panggilan. Klik untuk pelajari lebih lanjut dan tingkatkan efisiensi layanan Anda!"

Dalam operasional sistem call center yang sibuk, menangani volume panggilan yang tinggi baik inbound maupun outbound dapat menjadi tantangan besar. Salah satu masalah utama yang sering dihadapi adalah pengelolaan riwayat panggilan yang sering kali menjadi tidak terorganisir dan sulit untuk dilacak. Ketika log panggilan tidak terkelola dengan baik, hal ini dapat menghambat efisiensi operasional dan mengurangi kemampuan tim dalam memberikan layanan pelanggan yang optimal. Untuk mengatasi masalah ini, penting untuk memanfaatkan fitur-fitur sistem call center yang dirancang khusus untuk merapikan dan mengatur log panggilan. Artikel ini akan membahas berbagai fitur yang dapat membantu Anda menjaga riwayat panggilan tetap terstruktur dan terkostumisasi, sehingga meningkatkan efisiensi dan kualitas layanan call center Anda.

Apa Itu Sistem Call Center?

Sistem call center adalah pusat layanan telepon yang dirancang untuk menangani volume panggilan yang besar, baik masuk maupun keluar, untuk berbagai keperluan bisnis. Sistem ini umumnya digunakan oleh perusahaan untuk menyediakan layanan pelanggan, penjualan, dan dukungan teknis. Sistem call center dapat dioperasikan secara on-premise di lokasi perusahaan, atau di-hosting oleh penyedia layanan pihak ketiga. Sistem call center biasanya terdiri dari perangkat lunak dan perangkat keras yang dirancang khusus untuk menangani panggilan. Perangkat lunak Sistem call center memungkinkan perusahaan untuk mendistribusikan panggilan ke agen yang tepat, melacak waktu tunggu, dan mengelola interaksi pelanggan. Perangkat keras call center termasuk telepon, headset, dan komputer.

Baca Juga: Cara Machine Learning Bekerja Untuk Meningkatkan Kinerja Call Center!

Pengelolaan Log Rapi dan Efektifitas Sistem Call Center Meningkat

Untuk menjaga riwayat panggilan sistem call center tetap terstruktur dan terkostumisasi dalam sistem call center, berbagai fitur dapat diimplementasikan. Berikut adalah beberapa fitur utama yang dapat membantu dalam pengelolaan log panggilan:

• Automated Call Logging

Sistem call center dapat secara otomatis mencatat semua detail panggilan, termasuk waktu, durasi, dan nomor telepon, tanpa memerlukan input manual dari agen. Ini mengurangi risiko kehilangan data dan memastikan riwayat panggilan yang konsisten. Otomatisasi memungkinkan pengkategorian panggilan berdasarkan jenis (inbound atau outbound), topik, atau status (selesai, pending, atau perlu tindak lanjut), sehingga memudahkan pencarian dan pelaporan.

• Customizable Call Logs

Fitur sistem call center ini memungkinkan Anda untuk menyesuaikan format log panggilan sesuai dengan kebutuhan bisnis, termasuk menambahkan kolom atau informasi spesifik yang relevan, seperti nomor tiket atau kode referensi. Membuat template log panggilan dan menambahkan fields khusus yang diperlukan untuk mencatat informasi penting seperti jenis masalah, solusi yang diberikan, atau catatan tambahan.

• Integration with CRM Systems

Integrasi sistem call center dengan sistem CRM memungkinkan data panggilan secara otomatis terhubung dengan catatan pelanggan, menyediakan konteks tambahan dan membuat riwayat panggilan lebih lengkap dan mudah diakses. Mengaitkan panggilan dengan riwayat pelanggan di CRM untuk memberikan gambaran menyeluruh tentang interaksi sebelumnya dan membantu dalam memberikan layanan yang lebih baik.

• Advanced Search and Filter Options

Memungkinkan pencarian log panggilan dalam sistem call center  berdasarkan berbagai kriteria seperti tanggal, waktu, nomor telepon, atau nama agen. Ini mempermudah penelusuran data yang relevan dengan cepat. Menyediakan filter untuk melihat log panggilan berdasarkan kategori tertentu, seperti panggilan yang membutuhkan tindak lanjut atau panggilan dari klien tertentu.

• Call Recording and Playback

Menyimpan rekaman panggilan untuk referensi mendatang, memberikan agen sistem call center dan manajer akses untuk mendengarkan kembali percakapan dan memastikan kepatuhan serta kualitas layanan. Memungkinkan pemutaran rekaman untuk analisis lebih lanjut, membantu dalam pelatihan agen dan mengidentifikasi area untuk perbaikan.

Sociomile Voice, Sistem Call Center, dari Ivosights Memberikan Pengalaman Lebih Baik!

Ivosights merupakan perusahaan yang bergerak dalam industri business solution provider. Ivosights menghadirkan Sociomile Voice, platform turunan dari Sociomile yang merupakan platform sistem call center yang memadukan berbagai jenis kanal digital dalam 1 dashboard. Platform tersebut merupakan solusi bagi perusahaan untuk memiliki efisiensi dalam operasional bisnis, juga menciptakan interaksi dan hubungan yang baik dengan pelanggan. Dengan menggunakan platform dari Ivosights ini, perusahaan dapat dengan mudah menaikkan customer experience. Alat ini sangat komprehensif dengan fiturnya yang lengkap, seperti Interactive Voice Response (IVR), Automatic Call Distribution (ACD), Call Barging, CRM, Artificial Intelligence (AI) dan sistem integrasi lainnya. Tertarik menggunakan Sociomile Voice? Hubungi Ivosights untuk langkah awal menuju bisnis sukses!