Custom Workflow didefinisikan sebagai urutan yang diikuti oleh tugas proyek saat mereka berkembang dari inisiasi hingga penyelesaian. Sebagian besar solusi manajemen proyek dilengkapi dengan satu atau beberapa standar custom workflow, seperti berikut ini:
- Belum mulai
- Sedang berlangsung
- Dalam Ulasan
- Lengkap
Beberapa custom workflow standar mungkin juga menawarkan opsi tambahan seperti "Ditangguhkan" dan "Dibatalkan". Sayangnya, dengan solusi dasar, custom workflow ini tidak dapat diedit atau dimodifikasi. Jika mereka tidak selaras dengan proses organisasi Anda, Anda tidak dapat mengubahnya.
Software manajemen proyek dengan custom workflow khusus memungkinkan Anda membuat urutan dan pengelompokan status Anda sendiri sehingga Anda dapat mencocokkannya dengan proses dan custom workflow perusahaan.
Kenapa Custom Workflow Penting?
Kemampuan untuk menentukan custom workflow khusus adalah fitur perangkat lunak manajemen proyek yang kuat namun sederhana yang memungkinkan sistem Anda memenuhi proses unik tim Anda.
Penting untuk mencari alat yang memungkinkan Anda membuat status custom workflow yang dapat memetakan langsung ke setiap tahapan proses Anda. Bayangkan jika sistem pilihan Anda hanya menyediakan empat opsi tahap berikut:
- Untuk diselesaikan
- Sedang berlangsung
- Dalam Revisi
- Dalam Ulasan
Pada tahap apa Anda akan mengklasifikasikan tugas jika sedang dalam pengujian? Apakah ini "Dalam Revisi" atau "Dalam Tinjauan"? Bagaimana jika Anda ingin tahap desain terpisah dari tahap produksi, tetapi satu-satunya pilihan Anda adalah “Dalam Proses.”
Anda dapat melihat bagaimana kurangnya penyesuaian ini dapat menyebabkan miskomunikasi, kebingungan, dan pelaporan kemajuan yang tidak akurat. Memberi label tugas individu dengan status yang selaras dengan proses dan custom workflow proyek Anda membuatnya lebih mudah untuk mengidentifikasi langkah proses mana yang sedang dikerjakan dan apakah berjalan sesuai rencana.
Custom workflow cenderung unik untuk setiap organisasi. Setiap perusahaan menciptakan dan merilis produk dengan caranya sendiri. Itulah mengapa penting untuk menggunakan alat yang mampu mendukung cara kerja Anda alih-alih berjuang untuk melakukannya sebaliknya.
Bagaimana jika tim, proyek, dan departemen yang berbeda di organisasi Anda semuanya memiliki custom workflow spesifik mereka sendiri? Anda membutuhkan platform yang mendukung semuanya.
Custom workflow khusus memungkinkan semua orang dalam perusahaan Anda menyusun proses kerja mereka untuk bergerak lebih cepat, dan mengetahui di mana posisinya. Dengan custom workflow khusus, Anda dapat membuat alur untuk semuanya, mulai dari proses persetujuan hingga pelacakan bug hingga pengembangan konten dan banyak lagi.
Selain itu, custom workflow kustom memungkinkan Anda menentukan siapa yang harus ditambahkan sebagai penerima tugas ke tugas saat diubah ke status custom workflow tertentu.
Baca Juga: Inilah Kelebihan Custom Workflow dibandingkan Workflow Tradisional!
Kelebihan Custom Workflow
Custom workflow khusus menawarkan beberapa keuntungan signifikan jika dibandingkan dengan custom workflow standar yang siap pakai. Berikut ini ikhtisar keuntungan utama:
- Fleksibilitas: Dengan custom workflow yang dapat disesuaikan dalam perangkat lunak manajemen proyek Anda, tidak ada batasan bagaimana Anda memilih untuk membuat atau mengubah status tugas individu atau keseluruhan alur proses kerja Anda. Jika proses bisnis Anda berubah dari waktu ke waktu atau perlu disesuaikan untuk proyek yang berbeda, cepat dan mudah untuk mengubah custom workflow di perangkat lunak Anda agar sesuai.
- Visibilitas: Anda dapat menjalankan laporan atau membuat dasbor yang menunjukkan lokasi tugas proyek berdasarkan status. Fungsionalitas ini memungkinkan Anda dan pemangku kepentingan untuk lebih memahami di mana tugas berada dalam proses yang Anda tetapkan. Ketika Anda dapat memantau dengan "Dalam Draf", "Dalam Tinjauan", dan seterusnya, Anda memiliki kontrol lebih besar daripada jika opsi Anda terbatas pada "Sedang Berlangsung" dan "Selesai."
- Efisiensi: Custom workflow khusus memungkinkan Anda mengurangi jumlah tugas yang mengacaukan jadwal Anda. Meskipun Anda memiliki lebih sedikit tugas yang muncul, Anda dapat memperoleh lebih banyak wawasan tentang kemajuan. Dengan pengodean warna dan pemantauan status tugas, mudah untuk memahami kemajuan tugas secara sekilas dan melihat mana yang mungkin memerlukan perhatian Anda.
Kesimpulan
Custom workflow sangat penting untuk dilakukan oleh perusahaan. Untuk mengelola custom workflow yang baik, BPO Contact Center adalah solusi untuk perusahaan Anda yang ingin meningkatkan efektivitas dan produktivitas dalam mengelola proyek.