"Custom workflow adalah urutan yang diikuti oleh pekerja untuk suatu proyek berkembang mulai dari ide diinisiasi hingga terealisiasikannya ide tersebut"

Custom Workflow biasa digunakan untuk membantu sebuah perusahaan untuk mengelola suatu proyek secara struktural. Custom workflow biasa disebut juga dengan alur kerja kustom. Selain itu, custom workflow juga diartikan sebagai urutan yang diikuti oleh pekerja untuk suatu proyek berkembang mulai dari ide diinisiasi hingga terealisiasikannya ide tersebut. Kebanyakan solusi manajemen proyek pasti memiliki satu atau beberapa alur kerja (workflow) yang standar.

Nah, custom workflow memungkinkan kamu untuk menentukan alur kerja sendiri yang di-custom sesuai dengan kebutuhan. Pada custom workflow, dibutuhkan software atau perangkat lunak untuk memanajemen proyek yang kuat namun sederhana dan memungkinkan sistem kamu memenuhi proses kreatif dan proses kerja tim kamu. Oleh karena itu, penting untuk kamu menemukan alat yang bisa membuat status custom workflow yang mampu memetakan langsung ke setiap tahapan proses kerja kamu.

Kapan Custom Workflow Digunakan?

Jika kamu menjalankan proyek sederhana yang mengikuti alur kerja yang standar atau kamu baru mengembangkan proses alur kerja proyek dan sedang ingin membangunnya, maka kamu membutuhkan software atau perangkat lunak yang bisa membuat alur kerja yang menyesuaikan manajemen proyek kamu.

Kamu mungkin bertanya-tanya apakah kamu bisa melewati alur kerjanya sekaligus dan membuat skenario penyelesaian menggunakan rangkaian tugas sebagai gantinya. Meski ini memungkinkan, ini tetap tidak efisien, terutama jika proyek kamu membutuhkan salah satu skenario berikut. Di bawah ini adalah skenario yang memungkinkan kamu untuk segera membentuk custom workflow.

• Collaborative production (produksi kolaboratif)

Misalkan kamu memproduksi produk atau mengirim produk yang hasil akhirnya bergantung pada masukan dari banyak orang. Maka custom workflow akan sangat memudahkan pekerjaan. Ini memungkinkan kamu menjadwalkan pekerjaan dengan lebih efisien dibanding menggunakan workflow standar.

Misalnya dalam rangkaian tugas workflow yang standar untuk produksi kolaboratif, pekerjanya harus melampirkan versi file ke tugas, menandainya dengan selesai, lalu memberi tahu orang berikutnya yang terdaftar dalam antrean. Orang berikutnya kemudian akan dipaksa untuk kembali ke tugas sebelumnya, mengunduh file-mu, mengeditnya, melampirkannya ke tugas mereka sendiri, menandai tugas mereka selesai, dan memberi tahu orang berikutnya. Dan seterusnya. Cara ini pasti membuat waktu terbuang dan dapat dengan cepat menghabiskan space gawaimu.

Dengan menggunakan custom workflow, kamu hanya perlu mengubah status kustom dari satu tugas dan menugaskan ke orang berikutnya yang perlu mengerjakannya. Proses ini memungkinkan kamu untuk menggunakan fitur pembuatan versi file untuk mengonsolidasikan semua file dan versi kerja di satu lokasi, sehingga menyederhanakan keseluruhan alur kerja Anda.

Demikian pula, catatan, komentar, atau informasi apa pun yang disimpan di deskripsi akan lebih mudah ditemukan, dimodifikasi, dan ditanggapi saat disimpan dalam satu tugas. Kamu tentu tidak ingin orang menghabiskan waktu mencari melalui banyak tugas, membaca deskripsi rangkap, dan mencoba mencari tahu komentar mana yang masih relevan atau belum ditanggapi.

Dengan custom workflow, kamu dapat memastikan semua informasi terkait digabungkan dan dilampirkan ke satu tugas, memungkinkan kolaborasi yang lebih efisien.

• Cyclical Reviews (Tinjauan siklus)

Jujur saja, proses review seringnya tidak bergerak langsung dari creator ke reviewer hingga selesai. Seringnya, setelah reviewer menerima file, produk, atau kiriman lain, mereka harus mengembalikannya ke creator untuk klarifikasi atau pengerjaan ulang sebelum mereka menyetujuinya.

Ketika kamu tidak tahu apakah suatu produk akan dikembalikan ke creator-nya sebanyak sekali atau lebih, bagaimana caranya kamu bisa membentuk tinjauan siklus proyek? Jika kamu mengandalkan pada pembuatan tugas tunggal alih-alih alur kerja, maka tidak bisa. Baik bolak-balik akan terjadi di luar sistem, kehilangan visibilitas dan akuntabilitas, atau kamu harus terus mengubah jadwal dan menambahkan tugas baru tersebut.

Nah, dibanding menggunakan alur kerja standar, custom workflow bisa kamu gunakan untuk mempermudah prosesnya. Dengan custom workflow, kamu bisa mengambil alih status dan penerima tugas dengan mudah.

Nah, itu dia pengertian dari custom workflow juga kapan waktu yang tepat untuk memutuskan menggunakan custom workflow. Dengan ini, informasi dari artikel ini bisa langsung kamu terapkan pada proyek-proyek yang sedang kamu kerjakan agar efisiensinya terjaga!