"Guna hadapi krisis dan bisnis tetap berjalan, diperlukan perencanaan yang matang. Istilah ini dikenal dengan business continuity planning."

Krisis saat menjalankan sebuah usaha dapat terjadi kapanpun dan tidak tahu berapa lama waktu yang terjadi, sehingga perlu dilakukan perencanaan yang matang agar bisnis terus berjalan. Namun demikian, perencanaan yang kerap disebut dengan Business Continuity Planning (BCP) ini jarang menjadi prioritas, karena memerlukan biaya yang lebih dan waktu dalam penerapannya.

Pengertian Business Continuity Planning

Business Continuity Planning merupakan keadaan dimana kondisi bisnis harus tetap berjalan dengan merencanakan dan membuat rencana kerja untuk mengantisipasi kondisi perusahaan saat terjadi krisis. Layanan ini dirancang sebagai pencegahan atau tindakan preventif, sehingga apabila timbul bencana perusahaan dan proses bisnis tidak akan terhambat.

Tujuan Business Continuity Planning

Layanan Business Continuity Planning bertjuan menjaga bisnis tetap beroperasi meskipun ada gangguan dan menyelamatkan sistem informasi dari dampak krisis lebih lanjut. Dengan kata lain, layanan ini dapat memperkecil efek peristiwa dari gangguan pada operasional dan mengurangi risiko kerugian dan meningkatkan kemampuan perusahaan dalam proses pemulihan sesegera mungkin. Berdasarkan tujuan tersebut, BCP dapat membantu memperkecil biaya yang berhubungan dengan gangguan dan mengurangi risiko yang berhubungan dengan itu.

Fase Perencanaan Busines Continuity Planning

Sebuah perencanaan akan memungkinkan perusahaan meminimalisasi atau mengurangi (reduce) ancaman-ancaman, merespon (respond) suatu peristiwa, pulih (recover) dari dampak langsung suatu perestiwa dan mengembalikan (restore) seperti semula. Dalam BCP, keempat hal ini (Reduce, respond, recover, dan restore) kerap disebut dengan 4R. Berdasarkan certified information system security professional (CISSP) terdapat empat fase pada proses BCP.

• Penetapan ruang lingkup dan perencanaan. Pada fase ini akan direncanakan semua elemen-elemen yang diperlukan saat terjadi krisis, seperti penanggung jawab pelaksana krisis, anggaran krisis, area kritis yang perlu dilindungi (jaringan LAN, WAN, server lainnya), dan sebagainya.
• Penetapan business impact assessment (BIA). Bertujuan membantu unit bisnis memahami dampak dari bencana dan dilakukan sebelum membuat disaster recovery plan (DRP). Fase ini meliputi pelaksanaan analisis risiko dan menentukan dampak terhadap perusahaan mengenai potential loss dan risk analysis dalam dua bentuk, yakni berhubungan dengan nilai uang (kuantitatif) dan operasional (kualitatif).  
• Pengembangan business continuity planning (BCP). Fase ini terkait persiapan keadaan darurat meliputi rencana implementasi, rencana pengujian, dan pemeliharan rencana yang dijalankan. Fase ini menentukan strategi pengoperasian business recovery alternatif untuk pemulihan bisnis dalam periode waktu yang sudah ditentukan.
• Persetujuan terhadap rencana dan implementasi. Fase ini melakukan pengujian mengenai BCP. Pelatihan dan sosialisasi kepada seluruh karyawan dan mengevaluasi hasil dari pelatihan tersebut. Fase terakhir setelah evaluasi dan perbaikan adalah meminta persetujuan akhir dari manajemen.

Manfaat Business Continuity Planning

Beberapa manfaat yang bisa didapatkan saat perusahaan menerapkan business continuity planning:

• Melindungi aset perusahaan.
• Meningkatkan reputasi organisasi.
• Meningkatkan ketahanan organisasi.
• Melindungi pencapaian terhadap sasaran organisasi.
• Memberikan kontribusi terhadap peningkatan berkelanjutan pada organisasi.

Layanan Business Continuity Planning

Business process outsourcing (BPO) dapat membantu mempercepat pelaksanaan proses business continuity planning:

• Ketersediaan informasi. Confidentiality, Integrity, dan Available (CIA) merupakan model keamanan yang sederhana, namun harus diterapkan untuk kebijakan keamanan informasi di dalam perusahaan. BCP merupakan jalan untuk memastikan salah satu model tersebut diimplementasikan untuk dapat menghadapi bencana yang terjadi.
• Customer experience continuity. Contact center menjadi bagian dari BPO untuk menyampaikan informasi penting kepada para pelanggan baik secara inbound maupun outbound di berbagai channel. Ketersediaan layanan ini berkesinambungan dalam melayani pelanggan dan memastikan bahwa pengalaman pelanggan dapat dilakukan dengan maksimal.