"Untuk memajukan call center di perusahaan, kamu harus memastikan bahwa kamu memiliki agen telesales yang berguna. Simak etika customer service wajib dimiliki"

Untuk memajukan call center di perusahaan, kamu harus memastikan bahwa kamu memiliki agen telesales yang berguna. Customer service adalah agen telesales yang menjadi ujung tombak call center. Selain bisa membangun kepercayaan pelanggan, customer sevice yang baik harus bisa meningkatkan kualitas pelayanan dan menjaga reputasi perusahaan. Berikut ini adalah sikap atau etika customer service yang wajib dimiliki untuk memajukan call center. Sebelum itu, kamu akan mengetahui customer service lebih dalam dan juga perannya pada call center.

Apa itu Customer Service?

Customer service adalah layanan yang diberikan oleh sebuah perusahaan kepada pelanggan untuk membantu mereka mengatasi masalah atau memenuhi kebutuhan mereka. Ini bisa melalui berbagai kanal, seperti telepon, email, chat, atau sosial media. Tujuannya adalah untuk memastikan pelanggan puas dan memelihara hubungan baik dengan perusahaan. Layanan ini bertujuan untuk memecahkan masalah pelanggan, memberikan informasi dan menjawab pertanyaan, serta membantu mereka memahami produk atau layanan yang diterima.

Apa Saja Tugas Customer Service?

Tugas utama customer service adalah:

• Menangani dan Mengatasi Masalah dan Keluhan Pelanggan

Customer service memiliki peran besar dalam menangani dan mengatasi masalah serta keluhan pelanggan. Ketika pelanggan menghubungi call center, agen customer service harus cepat tanggap ketika pelanggan menghadapi masalah ataupun memiliki keluhan mengenai produk atau layanan.

• Menjawab Pertanyaan Pelanggan dan Memberikan Informasi

Customer service juga harus bisa menjawab pertanyaan pelanggan dan memberikan informasi. Pelanggan tidak hanya menghubungi call center untuk menyampaikan masalah atau keluhan, tetapi juga untuk bertanya. Agen call center harus bisa menjawab pertanyaan pelanggan dengan tepat dan memberikan informasi yang akurat dan relevan kepada mereka.

• Memahami dan Membantu Pelanggan Menggunakan Produk atau Layanan

Ketika pelanggan menghubungi call center, mereka mungkin akan menanyakan mengenai produk atau layanan tertentu. Agen customer service harus bisa menjawab pertanyaan tersebut dan membantu pelanggan dalam menggunakan produk atau layanan yang mereka butuhkan. Maka dari itu, penting bagi agen untuk memahami produk atau layanan yang dimiliki secara mendalam.

• Mengumpulkan dan Menganalisis Umpan Balik Pelanggan

Selain tempat menyampaikan pertanyaan dan masalah, call center juga menjadi wadah bagi pelanggan untuk memberikan umpan balik. Customer service harus bisa menampung umpan balik tersebut dan menerimanya dengan baik, serta menganalisisnya untuk bisa menentukan strategi pengembangan yang sesuai.

• Memperbarui dan Menjaga Catatan Pelanggan

Customer service juga perlu memperbarui dan menjaga catatan pelanggan. Ketika pelanggan menghubungi call center, agen harus bisa memperbarui informasi kontak pelanggan dan memastikan adanya laporan panggilan masuk dan keluar. Data ini diperlukan untuk referensi pengembangan layanan di masa depan.

• Memberikan Layanan yang Memuaskan Kepada Pelanggan

Customer service juga harus bisa memberikan layanan yang memuaskan kepada pelanggan. Agen harus bisa memberikan jawaban yang tepat, menangani masalah dengan efisien, serta melayani dengan ramah dan efektif. Layanan yang memuaskan memiliki pengaruh besar dalam mempertahankan hubungan yang baik dengan pelanggan dan meningkatkan kualitas call center.

Etika yang Wajib Dimiliki Customer Service

Berikut adalah beberapa etika customer service yang baik dan benar:

• Profesionalisme

Beberapa sikap profesional yang harus dimiliki oleh seorang customer service di call center adalah kemampuan berpikir positif yakni menjaga pandangan yang positif dan memandang setiap pelanggan sebagai peluang untuk membantu dan memuaskan mereka. Selain itu profesionalitas ditunjukkan dengan menjaga kesabaran dan memperlakukan setiap pelanggan dengan hormat, meskipun mereka kesal atau emosi. Customer service juga harus bisa berkomunikasi dengan jelas dan mudah dipahami. Selain itu, profesionalisme customer service dinilai dari solusinya. Setiap customer service harus berfokus pada memberikan solusi yang tepat untuk masalah pelanggan dan memastikan bahwa masalah selesai dengan baik.

Baca Juga: 5 Hal yang Perlu Anda Lakukan dalam Customer Service

• Kemampuan mendengarkan

Etika yang wajib dimiliki adalah kemampuan mendengarkan yakni mendengarkan dengan seksama dan memahami kebutuhan pelanggan dan membantu mereka dengan solusi yang tepat. Dengan mendengarkan, customer service juga harus mampu bernegosiasi dengan pelanggan dan menemukan solusi yang diterima baik oleh kedua belah pihak.

• Kerahasiaan

Menjaga kerahasiaan informasi pelanggan dan memastikan bahwa informasi tidak dibagikan tanpa izin pelanggan. Menjaga kerahasiaan pelanggan adalah bagian dari etika profesional customer service dan penting untuk membangun kepercayaan pelanggan terhadap perusahaan.

• Tanggap cepat

Memberikan tanggapan yang cepat dan tepat waktu terhadap keluhan atau permintaan pelanggan. Hal ini diperlukan karena customer service dituntut untuk memberikan solusi yang tepat dan efektif untuk masalah pelanggan dan memastikan bahwa masalah selesai dengan baik dan cepat.

• Kemampuan berkomunikasi

Etika yang wajib dimiliki customer service berikutnya adalah kemampuan berkomunikasi. Tidak ada pelanggan yang ingin menelepon customer service yang gagap bicara dan terbata-bata dalam menjawab. Selain harus tanggap cepat, customer service harus bisa berkomunikasi dengan jelas dan mudah dipahami oleh pelanggan dan menghindari bahasa teknis yang sulit dipahami.

• Keramahan

Tentunya etika wajib berikutnya adalah keramahan. Rasanya tidak penting jika semua etika di atas sudah dilakukan oleh customer service tetapi tidak dijalankan dengan ramah. Selain harus memiliki kesabaran yang tinggi, customer service juga harus belajar bicara dengan keramahan. Berkomunikasi dengan keramahan dan membuat pelanggan merasa nyaman dan dihargai. Hal ini akan secara signifikan menambah rasa percaya mereka terhadap perusahaan karena menyediakan pelayanan terbaik!

Baca Juga: Memilih Customer Service Platform yang Ideal untuk Brand Anda

Dapatkan BPO Contact Center Terbaik di Ivosights

Itu dia hal-hal yang bisa kamu ketahui dari etika customer service. Customer service yang baik memiliki pengaruh yang besar dalam pemajuan kualitas call center dan pemberian layanan yang memuaskan kepada pelanggan. Jika Anda ingin meningkatkan kualitas call center Anda dengan memiliki customer service yang profesional dan memanfaatkan teknologi yang bermanfaat, BPO Contact Center dari Ivosights adalah solusinya! Ivosights BPO Contact Center terhubung langsung dengan platform customer relationship management Sociomile yang dilengkapi 13 kanal lebih dalam satu dasbor. Sociomile juga menawarkan staf berkompetensi yang dilatih dengan appraisal motivation yang tentunya penting dimiliki oleh seorang agen telesales. Hubungi Ivosights sekarang juga dan rasakan perubahan pada perusahaanmu!