"Pelajari cara menghadapi dan mengatasi tantangan yang sering terjadi dalam penerapan custom workflow."

Salah satu cara untuk meningkatkan efisiensi dan produktivitas perusahaan tersebut adalah melalui pengaplikasian custom workflow. Namun, seperti halnya dengan perubahan apapun, mengaplikasikan sistem ini juga dapat memicu beberapa tantangan yang perlu diatasi. Dalam artikel ini, terdapat solusi-solusi yang efektif untuk mengatasi tantangan  dalam pengaplikasian custom workflow. Dengan ini, pengaplikasian custom workflow dapat dilakukan dengan sukses.

Pengertian dan Konsep Custom Workflow

Custom workflow adalah sebuah proses kerja yang disesuaikan dengan kebutuhan suatu perusahaan. Dalam konteks ini, workflow diartikan sebagai serangkaian langkah atau aktivitas yang harus dilakukan untuk menyelesaikan tugas atau mencapai tujuan tertentu. Custom workflow dibantu menggunakan alat atau sistem yang memungkinkan perusahaan untuk mendesain dan mengatur alur kerja yang sesuai dengan kebutuhan.

Proses Pengaplikasian Custom Workflow

Berikut adalah beberapa langkah dalam proses pengaplikasian custom workflow:

• Analisis Kebutuhan

Langkah pertama yang harus dilakukan menganalisis kebutuhan perusahaan, seperti apakah ada masalah atau area yang memerlukan perbaikan, tujuan yang ingin dicapai, dan kebutuhan lainnya.

• Perencanaan

Setelah menentukan kebutuhan perusahaan, buatlah rencana pengaplikasian custom workflow. Misalnya saja menentukan langkah-langkah yang akan diambil, sumber daya yang dibutuhkan, jadwal pelaksanaan, dan alur kerja yang diinginkan.

• Desain Alur Kerja

Desain alur kerja yang sesuai dengan kebutuhan perusahaan. Dalam mendesain alur kerja, perusahaan akan menggunakan alat atau sistem manajemen alur kerja yang tepat. Pengaturan ini meliputi langkah-langkah, tugas, dan tanggung jawab dalam alur kerja.

Baca juga: Custom Workflow: Pengertian dan Kapan Penggunaan yang Tepat

• Pengembangan dan Konfigurasi

Setelah desain alur kerja selesai, perusahaan perlu mengembangkan sistem custom workflow yang akan digunakan. Dengan menggunakan software atau platform yang dipilih, perusahaan akan menerapkan alur kerja, mengatur aturan penggunaan, izin akses, dan integrasi dengan sistem lain apabila dibutuhkan.

• Pengujian

Sebelum digunakan secara resmi, lakukan pengujian untuk memastikan bahwa alur kerja berfungsi dengan baik.

• Penerapan dan Evaluasi

Dengan memastikan seluruh penggunanya terampil dalam menggunakan custom workflow, perusahaan dapat mengaplikasikan sistem ini secara penuh. Lakukan juga monitoring dan evaluasi kinerja alur kerja tersebut.

• Pemeliharaan dan Peningkatan

Selain monitoring dan evaluasi perangkat, perusahaan perlu melakukan peningkatan sistem alur kerja sesuai dengan perubahan kebutuhan perusahaan dan perkembangan teknologi.

Tantangan dalam Pengaplikasian Custom Workflow

Berikut adalah beberapa tantangan umum yang dapat ditemukan dalam pengaplikasian custom workflow:

• Pemahaman Kebutuhan

Salah satu tantangan utama adalah memahami kebutuhan perusahaan. Proses identifikasi area yang memerlukan peningkatan kinerja tidaklah selalu mudah untuk dilakukan.

• Perubahan Budaya

Beberapa karyawan perusahaan bisa saja enggan untuk beradaptasi dengan perubahan yang mengharuskan mereka mengubah cara mereka bekerja. Untuk mengatasi ini, lakukan pendekatan komunikatif dan melibatkan semua pihak terkait.

• Integrasi dengan Sistem yang Ada

Pastikan bahwa custom workflow dapat diintegrasikan dengan sistem yang ada, seperti sistem manajemen database atau software lainnya untuk melancarkan proses kerja.

• Keterbatasan Sumber Daya

Pengaplikasian custom workflow dapat membutuhkan sumber daya tambahan, seperti waktu, dana, dan tenaga kerja. Perusahaan perlu mempertimbangkan anggaran, waktu, dan kekuatan kerja yang tersedia untuk memastikan pengaplikasian workflow ini berjalan lancar.

• Pemeliharaan dan Perbaikan

Tantangan dapat muncul dalam pemeliharaan dan perbaikan custom workflow. Proses penjagaan agar alur kerja tetap efisien, mengatasi masalah yang muncul, dan melakukan perbaikan sesuai kebutuhan perusahaan.

Baca juga: Meningkatkan Efisiensi Workflow di Kantor dengan IP Telephony

Cara Mengatasi Tantangan dalam Pengaplikasian Custom Workflow

Untuk menghadapi tantangan dalam pengaplikasian custom workflow, Anda dapat mengikuti beberapa cara berikut:

• Komunikasi yang Efektif

Lakukan komunikasi terbuka dengan semua pengguna sistem custom workflow. Jelaskan keuntungan serta tujuan pemakaian custom workflow, serta dampaknya terhadap proses kerja. Berikan kesempatan bagi mereka untuk menyampaikan masukan apabila diperlukan.

• Pelatihan yang Memadai

Berikan pelatihan yang memadai kepada pengguna custom workflow, seperti konsep dan fungsionalitas custom workflow dan cara menggunakannya. Sediakan sumber daya pelatihan yang mudah diakses juga panduan pengguna atau sesi pelatihan interaktif.

• Pendekatan Bertahap

Lakukan pengaplikasian custom workflow secara bertahap. Pendekatan ini memungkinkan perusahaan untuk menguji dan memperbaiki custom workflow seiring waktu, seraya memberikan kesempatan bagi pengguna untuk beradaptasi dengan perubahan.

• Dukungan Setelah Implementasi

Sediakan dukungan kepada pengguna berupa platform komunikasi yang mudah dijangkau, seperti sistem tiket dukungan atau tim bantuan. Dengan ini, pengguna akan terbantu untuk mengatasi masalah atau kesulitan yang mungkin mereka hadapi.

• Evaluasi dan Peningkatan

Lakukan evaluasi rutin terhadap custom workflow. Dengan memantau kinerja alur kerja dan menyimak feedback dari pengguna, perusahaan dapat mengidentifikasi area yang perlu ditingkatkan atau masalah yang muncul.

• Fleksibilitas dalam Perubahan

Perusahaan harus fleksibel dalam menghadapi perubahan dalam custom workflow. Siapkan strategi perencanaan yang adaptif dan terbuka agar dapat menangani tantangan yang muncul dengan lebih baik.

Dapatkan Layanan Sociomile yang Mendukung Sistem Custom Workflow!

Tertarik memiliki platform pendukung pengaplikasian custom workflow? Gunakan Sociomile sebagai salah satu solusinya. Dengan layanan ini, perusahaan akan mendapatkan kemudahan dalam mengakses beberapa platform digital dari satu dashboard saja. Apalagi, Sociomile dapat dikustomisasi sesuai kebutuhan perusahaan, cocok sebagai sistem pendukung custom workflow. Yuk, dapatkan layanan Sociomile sekarang hanya dengan mengunjungi website kami, Ivosights!