"Salah satu cara yang perlu dilakukan untuk meningkatkan efisiensi operasional contact center adalah dengan memerhatikan pengelolaan anggarannya"

Untuk meningkatkan operasional contact-center, Anda perlu memerhatikan beberapa hal penting termasuk pengelolaan anggarannya. Dengan anggaran yang terkelola, efisiensi dan kinerja contact-center bisa meningkat. Sebelum mengenal bagaimana cara pengelolaan anggaran secara tepat, ada baiknya Anda ketahui dulu apa saja jenis-jenis anggaran yang umumnya dibutuhkan untuk operasional contact center.

Beberapa Jenis Anggaran yang Diperlukan untuk Operasional Contact Center

Terdapat beberapa jenis anggaran di bidang operasional contact-center, antara lain sebagai berikut:

• Anggaran Personalia

Anggaran ini merupakan alokasi anggaran yang digunakan untuk gaji dan tunjangan karyawan, rekrutmen, pelatihan, dan pengembangan sumber daya manusia dalam contact-center.

• Anggaran Infrastruktur

Kemudian, anggaran infrastruktur meliputi pengadaan dan pemeliharaan peralatan telekomunikasi, komputer, server, software, serta pemeliharaan fasilitas fisik contact-center.

• Anggaran Komunikasi

Anggaran ini digunakan untuk biaya telepon, akses internet, dan penyediaan layanan komunikasi contact-center lainnya.

• Anggaran Pelatihan dan Pengembangan

Anggaran pelatihan dan pengembangan adalah alokasi anggaran untuk pelatihan karyawan dalam meningkatkan keterampilan komunikasi, pengetahuan produk, manajemen waktu, dan kemampuan teknis contact-center.

• Anggaran Layanan Pelanggan

Terakhir, anggaran layanan pelanggan merupakan biaya yang dikeluarkan untuk menyediakan dukungan dan layanan pelanggan yang efektif, seperti sistem manajemen panggilan, CRM, dan layanan dukungan pelanggan.

Baca juga: Kurangi Biaya Telepon Call Center dengan SIP Trunk!

Mengapa Anda Perlu Mengelola Anggaran Operasional Contact Center Secara Tepat?

• Pengendalian Biaya

Dengan pengelolaan anggaran operasional contact-center yang baik, perusahaan akan mencegah pemborosan sumber daya dan memaksimalkan penggunaan anggaran yang tersedia.

• Peningkatan Efisiensi

Kemudian, pengelolaan anggaran memudahkan pengalokasian sumber daya dengan cerdas dan efisien.

• Pengambilan Keputusan yang Lebih Baik

Berkat pemantauan dan pengelolaan anggaran yang tepat, manajemen contact-center memiliki data yang akurat secara real-time untuk pengambilan keputusan bisnis dengan lebih baik. 

• Perencanaan yang Lebih Baik

Melalui pengelolaan anggaran dengan tepat, perusahaan dapat melakukan perencanaan investasi, pengembangan produk dan layanan baru, serta perluasan operasional yang terukur secara tepat.

Manfaat Mengelola Anggaran Operasional Contact Center dengan Tepat

Anda bisa saja bingung dengan alasan mengapa pengelolaan anggaran operasional penting dilakukan dalam contact-center. Berikut ini adalah beberapa manfaat yang dapat Anda peroleh:

• Penghematan Biaya

Pertama, pengelolaan anggaran yang baik akan memudahkan perusahaan dalam mengidentifikasi dan mengurangi pemborosan sumber daya yang tidak perlu.

• Peningkatan Produktivitas

Lalu, perusahaan dapat mengalokasikan sumber daya secara cerdas dan meningkatkan produktivitas dalam operasional contact-center.

• Kepuasan Pelanggan yang Lebih Baik

Perusahaan bisa menyediakan layanan pelanggan yang lebih baik berkat pengelolaan anggaran yang baik. Pengelolaan anggaran yang baik memungkinkan investasi dalam teknologi dan pelatihan yang mendukung bidang layanan pelanggan.

• Keberlanjutan Bisnis

Pengelolaan anggaran operasional contact-center yang tepat membantu menciptakan keberlanjutan bisnis dalam jangka panjang. Dengan mengoptimalkan penggunaan sumber daya dan mengurangi pemborosan, perusahaan dapat menghadapi tantangan dan perubahan pasar dengan lebih baik.

Baca juga: Tips Menghemat Biaya Komunikasi dalam Operasional Bisnis

Cara Mengelola Anggaran Operasional Contact Center

Berikut ini adalah lima cara praktis yang dapat Anda terapkan dalam mengelola anggaran operasional contact-center:

• Analisis Biaya dan Pengeluaran

Pertama, analisis biaya dan pengeluaran operasional contact-center secara mendalam. Lakukan juga identifikasi area yang memerlukan pengurangan biaya serta temukan peluang untuk mengoptimalkan penggunaan anggaran.

• Prioritaskan Pengeluaran

Tetapkan prioritas dalam pengeluaran anggaran operasional contact-center. Fokuskan pada elemen yang memberikan dampak positif terbesar pada kinerja contact center dan kepuasan pelanggan.

• Monitoring dan Pengendalian

Ketiga, pantau secara teratur penggunaan anggaran operasional contact-center. Identifikasi perbedaan antara anggaran dan pengeluaran aktual serta lakukan pengendalian untuk menjaga penggunaan anggaran telah sesuai.

• Kolaborasi dengan Tim Terkait

Lakukan kerjasama dengan tim terkait, termasuk manajemen, keuangan, dan staf contact-center untuk mengelola anggaran bersama. Dengan melibatkan semua pihak, perusahaan dapat memperoleh perspektif yang lebih luas dan ide-ide inovatif.

• Evaluasi dan Penyesuaian

Terakhir, lakukan evaluasi berkala terhadap pengelolaan anggaran operasional contact-center. Identifikasi keberhasilan, hambatan, dan apakah adanya peluang perbaikan. Lakukan penyesuaian yang diperlukan untuk meningkatkan efisiensi pengelolaan anggaran.

Kurangi Biaya Operasional Contact Center dengan IP Telephony!

Kini, Anda sudah mengetahui bagaimana caranya mengelola anggaran dengan tepat. Dengan mengikuti langkah-langkah di atas, perusahaan dapat mengoptimalkan penggunaan sumber daya, meningkatkan produktivitas, meningkatkan kepuasan pelanggan, dan menghadapi tantangan dengan lebih baik. Salah satu komponen yang perlu diperhatikan adalah biaya operasional dalam melakukan panggilan dengan pelanggan.

Supaya biaya pengeluaran untuk panggilan bisa lebih murah, Anda bisa menggunakan layanan IP Telephony dibandingkan telepon konvensional. Dengan IP Telephony, para agen contact-center dapat melakukan panggilan dengan hemat biaya. Jaringannya juga bersifat global, memungkinkan melakukan panggilan di mana pun dengan tarif yang sama.

IP Telephony tentu akan semakin optimal jika dibarengi dengan Sociomile, sistem contact-center milik Ivosights yang mendukung agen untuk melakukan panggilan inbound dan outbound. Lakukan konsultasi lebih lanjut dengan Ivosights untuk mendapat layanan yang sesuai dengan kebutuhan contact-center Anda!