Contact center menjadi salah satu pihak yang berperan untuk menjaga hubungan baik antara perusahaan dengan pelanggan. Namun, untuk menjalankan contact center dengan efisien, perusahaan juga harus melakukan pengelolaan anggaran operasional yang baik. Dengan memahami apa saja komponen biaya dalam anggaran operasional contact center, penggunaan sumber daya dan operasional contact center Anda akan semakin efisien.

Pentingnya Memerhatikan Anggaran Operasional Contact Center

Dalam dunia bisnis pengelolaan anggaran operasional yang efektif dan efisien dapat memberikan keuntungan kompetitif jika disandingkan dengan perusahaan komputer. Berikut adalah beberapa alasan mengapa Anda perlu memerhatikan anggaran operasional contact center:

Memberikan perhatian pada anggaran operasional contact center akan membantu perusahaan Anda mengoptimalkan penggunaan sumber daya sehingga penggunaannya lebih efisien.

Pengelolaan anggaran operasional yang baik dapat meningkatkan efisiensi operasional contact center. Dengan mengurangi biaya-biaya yang kurang diperlukan, perusahaan Anda dapat mengalokasikan anggaran dengan lebih efektif dan menghindari terjadi pemborosan.

Dalam menghadapi perubahan dalam industri, pengelolaan anggaran operasional yang baik akan memberikan perusahaan Anda fleksibilitas yang diperlukan. Anda dapat menyesuaikan anggaran operasional contact center dengan cepat dan efisien sesuai dengan perkembangan kebutuhannya.

Lalu, pengelolaan anggaran ini membantu menjaga keberlanjutan perusahaan Anda. Pengelolaan anggaran yang tepat akan membantu menjaga kestabilan keuangan perusahaan dan menghindari masalah keuangan yang mungkin terjadi.

Baca juga: Kelola Anggaran dengan Tepat untuk Tingkatkan Operasional Contact Center

Apa Saja Komponen Biaya Utama yang Diperhatikan dalam Anggaran Operasional Contact Center?

Berikut ini adalah beberapa komponen biaya utama yang perlu dipertimbangkan dalam anggaran operasional contact center Anda:

Gaji dan tunjangan karyawan merupakan komponen biaya utama dalam anggaran operasional contact center. Penting bagi Anda untuk memperhatikan skema penggajian yang adil dan kompetitif untuk menarik dan mempertahankan karyawan berkualitas.

Kemudian, perhatikan juga biaya pelatihan dan pengembangan karyawan contact center. Pelatihan yang efektif akan meningkatkan kualitas pelayanan pelanggan. Selain itu, pengembangan karyawan juga penting untuk meningkatkan keahlian sekaligus produktivitas mereka.

Infrastruktur teknologi termasuk perangkat keras dan perangkat lunak yang digunakan dalam operasional contact center. Penting bagi Anda untuk mengalokasikan anggaran yang memadai untuk pemeliharaan, perbaikan, dan peningkatan infrastruktur teknologi.

Biaya telekomunikasi merupakan komponen biaya yang signifikan dalam anggaran operasional contact center, seperti biaya telepon, internet, dan layanan telekomunikasi lainnya.

Biaya pelanggan dan pemasaran meliputi kegiatan untuk menarik dan mempertahankan pelanggan, seperti kampanye iklan, promosi, dan kegiatan pemasaran lainnya.

Biaya fasilitas meliputi biaya sewa ruang, utilitas, dan perawatan fasilitas. Penting untuk mengelola biaya fasilitas dengan bijak dan mencari solusi yang efisien untuk mengoptimalkan penggunaan ruang kerja.

Biaya pengukuran kinerja meliputi penggunaan alat dan sistem pengukuran kinerja, analisis data, serta pelaporan kinerja contact center.

Cara Mengoptimalkan Perhitungan Komponen Biaya Utama dalam Anggaran Operasional Contact Center

Untuk mengoptimalkan perhitungan komponen biaya utama dalam anggaran operasional contact center, Anda dapat melakukan langkah-langkah berikut:

Lakukan analisis mendalam terhadap komponen biaya utama dalam anggaran operasional contact center Anda. Evaluasi apakah ada potensi penghematan atau peningkatan efisiensi dalam setiap komponen biaya tersebut.

Kemudian, tentukan prioritas dalam alokasi anggaran untuk setiap komponen biaya. Identifikasi komponen biaya paling memberikan keuntungan terhadap operasional contact center dan alokasikan anggaran memadai untuk operasional yang optimal.

Buatlah juga rencana pengelolaan anggaran secara rinci. Lakukan monitor secara teratur untuk melihat apakah terdapat penyimpangan dari anggaran yang telah ditetapkan.

Libatkan juga tim terkait dalam pengambilan keputusan mengenai anggaran operasional contact center. Diskusikan setiap komponen biaya dengan tim untuk pengambilan keputusan yang lebih baik.

Terakhir, usahakan untuk selalu mencari cara untuk meningkatkan efisiensi operasional contact center. Identifikasi area yang dapat ditingkatkan dan cari solusi yang lebih efektif.

Baca juga: Terapkan Lean Management untuk Kelola Anggaran Operasional Contact Center

Optimalkan Biaya Pengeluaran Panggilan dengan Terapkan Teknologi IP Telephony

Dengan memerhatikan anggaran operasional contact center secara cermat, Anda dapat mengoptimalkan penggunaan sumber daya, meningkatkan efisiensi operasional, dan menjaga keberlanjutan bisnis. Contact center Anda juga dapat memberikan pelayanan pelanggan dengan lebih baik. Seperti yang disebut, salah satu komponen yang perlu diperhatikan dalam operasional contact center adalah biaya telekomunikasi.

Supaya biaya pengeluaran untuk panggilan bisa lebih murah, Anda bisa menggunakan layanan IP Telephony dibandingkan telepon konvensional. Dengan IP Telephony, para agen contact center dapat melakukan panggilan dengan hemat biaya. Jaringannya juga bersifat global, memungkinkan melakukan panggilan di mana pun dengan tarif yang sama.

IP Telephony tentu akan semakin optimal jika dibarengi dengan Sociomile, sistem contact center milik Ivosights yang mendukung agen untuk melakukan panggilan inbound dan outbound. Lakukan konsultasi lebih lanjut dengan Ivosights untuk mendapat layanan yang sesuai dengan kebutuhan contact center Anda!