"Chatbot adalah layanan chat karakter virtual yang menggunakan sistem AI (Artificial Intelligence) dengan meniru sistem percakapan manusia melalui pesan teks"

Dengan semakin berkembangnya teknologi dewasa ini, banyak industri harus mampu beradaptasi dengan perkembangan teknologi agar mereka dapat mengimplementasikannya ke bisnis dan perusahaan yang mereka miliki. Industri pendidikan termasuk salah satu industri yang terdampak dari perkembangan teknologi saat ini. Agar pendidikan dapat semakin berkembang mengikuti arus zaman, perlu suatu teknologi yang dapat membantu optimalisasi pendidikan beserta pelayanan untuk siswa dan mahasiswa. Salah satunya dengan menggunakan chatbot. Mengelola chatbot dapat menjadi strategi efektif untuk memberikan pelayanan mahasisa yang efektif sehingga mengefektifkan proses pembelajaran. Dengan memanfaatkan kecerdasan buatan dan kemampuan berinteraksi, chatbot dapat memberikan solusi cepat, responsif, dan personal dalam mengatasi berbagai kebutuhan mahasiswa.

Pengertian Chatbot

Chatbot adalah suatu layanan chat karakter virtual yang menggunakan sistem AI (Artificial Intelligence) dengan meniru sistem percakapan manusia melalui pesan teks. Chatbot memiliki nama lain chatterbot dan berbentuk percakapan virtual yang bertujuan untuk memberikan berbagai macam informasi. Tujuan utama chatbot adalah untuk memberikan pengalaman percakapan yang mirip dengan percakapan antara manusia.

 Chatbot juga kini telah digunakan di berbagai industri sebagai salah satu gerbang awal penyampaian informasi kepada pelanggan sebelum terhubung ke customer service. Selain menyampaikan informasi, chatbot juga dapat menjawab pertanyaan pelanggan berdasarkan permasalahan yang telah terangkum dalam memori chatbot di database. Mereka dapat pula memberi tahu cuaca terkini, memesan makanan, reservasi, hingga mengobrol sebagai teman seperti fitur IcaIca yang disediakan oleh Line. Mereka dapat merespons pertanyaan, permintaan, atau perintah pengguna dengan mengenali kata kunci, frasa, atau pola tertentu dalam percakapan.

Baca Juga: Keuntungan Menggunakan Chatbot dalam Pelayanan Kesehatan

Mengapa Institusi Pendidikan Membutuhkan Chatbot?

Institusi pendidikan dapat mendapatkan manfaat yang signifikan dengan menggunakan chatbot. Berikut adalah beberapa alasan mengapa institusi pendidikan membutuhkan chatbot:

1. Pelayanan 24/7

Chatbot dapat memberikan layanan sepanjang 24/7. Hal ini sangat bermanfaat bagi mahasiswa atau orang tua yang memiliki pertanyaan atau kebutuhan di luar jam kerja normal. Dengan chatbot, mereka dapat dengan mudah mendapatkan informasi dan bantuan kapan pun dibutuhkan, tanpa harus menunggu hingga jam kerja dimulai.

2. Respons cepat 

Chatbot dapat memberikan respons instan dan cepat terhadap pertanyaan dan permintaan pengguna. Ini membantu mengurangi waktu tunggu dan meningkatkan kepuasan pengguna. Dalam institusi pendidikan, chatbot dapat menjawab pertanyaan umum tentang program studi, jadwal kuliah, biaya kuliah, proses pendaftaran, dan sebagainya dengan cepat dan akurat.

3. Penghematan waktu dan sumber daya

Dengan menggunakan chatbot, institusi pendidikan dapat mengotomatiskan tugas-tugas yang biasanya ditangani oleh staf administrasi. Hal ini memungkinkan staf fokus pada tugas yang lebih kompleks dan strategis. Chatbot juga dapat menangani volume pertanyaan yang tinggi secara bersamaan, mengurangi beban kerja staf dan menghemat waktu serta sumber daya institusi.

4. Personalisasi dan rekomendasi

Chatbot dapat menggunakan teknologi kecerdasan buatan (artificial intelligence) untuk mempelajari preferensi dan kebutuhan pengguna. Dengan demikian, mereka dapat memberikan rekomendasi yang dipersonalisasi tentang program studi, mata kuliah, kegiatan ekstrakurikuler, dan sumber daya tambahan yang relevan. Hal ini membantu mahasiswa memilih jalur pendidikan yang sesuai dengan minat dan tujuan mereka.

Manfaat Chatbot untuk Pelayanan Mahasiswa

Chatbot memiliki sejumlah manfaat yang signifikan untuk pelayanan mahasiswa dalam institusi pendidikan. Berikut adalah beberapa manfaat utama chatbot untuk pelayanan mahasiswa:

1. Respons instan

Chatbot memberikan respons instan terhadap pertanyaan dan permintaan mahasiswa. Mahasiswa dapat dengan cepat mendapatkan jawaban atas pertanyaan umum tentang jadwal kuliah, informasi akademik, persyaratan administrasi, dan sebagainya. Ini mengurangi waktu tunggu dan memungkinkan mahasiswa untuk mendapatkan bantuan segera.

2. Memberikan bantuan secara non-stop

Chatbot memberikan layanan penuh waktu, sehingga mahasiswa dapat mengajukan pertanyaan atau mendapatkan bantuan kapan saja, termasuk di luar jam kerja normal atau selama liburan. Ini sangat berguna bagi mahasiswa yang memiliki pertanyaan mendesak atau kebutuhan di luar jam kerja institusi.

3. Pengurangan beban administratif 

Chat robot dapat mengotomatiskan tugas-tugas administratif yang rutin dan repetitif, seperti pengisian formulir, pendaftaran mata kuliah, permintaan transkrip, dan sebagainya. Hal ini membantu mengurangi beban administratif pada staf dan memungkinkan mereka untuk fokus pada tugas yang lebih kompleks dan strategis.

4. Memudahkan navigasi kampus

Chat robot dapat membantu mahasiswa dalam menavigasi kampus dengan memberikan informasi tentang lokasi gedung, ruang kelas, dan fasilitas lainnya. Mahasiswa dapat mengajukan pertanyaan tentang arah, jadwal transportasi, atau petunjuk lainnya untuk membantu mereka menemukan lokasi yang tepat di kampus.

Baca Juga: Keuntungan Menggunakan Chatbot dalam Pelayanan Kesehatan

5. Membuat informasi akademik

Chat robot dapat memberikan informasi tentang program studi, kurikulum, persyaratan kuliah, mata kuliah yang tersedia, dan sebagainya. Mahasiswa dapat menggunakan chatbot untuk mencari informasi tentang persyaratan kelulusan, kebijakan akademik, atau peraturan lainnya yang relevan dengan studi mereka.

6. Membuat pengingat dan notifikasi

Chat robot dapat mengirimkan pengingat dan notifikasi kepada mahasiswa tentang berbagai kegiatan penting, seperti tenggat waktu pengajuan tugas, jadwal ujian, pengumuman penting, atau acara kampus. Ini membantu mahasiswa tetap terinformasi dan menghindari kehilangan informasi penting.

7. Mempermudah bimbingan akademik

Chat robot dapat memberikan bimbingan akademik kepada mahasiswa, seperti memberikan saran pemilihan mata kuliah, membantu dalam penjadwalan kuliah, atau memberikan informasi tentang pilihan karir yang sesuai dengan program studi mereka. Hal ini membantu mahasiswa merencanakan perjalanan akademik mereka dengan lebih baik.

8. Memberikan rekomendasi untuk mahasiswa

Chat robot dapat menggunakan teknologi kecerdasan buatan (artificial intelligence) untuk mempelajari preferensi, minat, dan riwayat mahasiswa. Dengan demikian, chatbot dapat memberikan rekomendasi yang dipersonalisasi tentang program studi, kegiatan ekstrakurikuler, bantuan keuangan, dan sumber daya lainnya yang relevan dengan minat dan tujuan mahasiswa.

Dapatkan Layanan Chatbot Terbaik Untuk Optimalisasi Pelayanan Kampus Anda

Itulah beberapa kegunaan dari hadirnya layanan chatbot untuk kampus Anda chatbot dapat memberikan banyak kemudahan agar suatu aplikasi dapat memberikan pelayanan maksimal bagi penggunanya. Ivosights menyediakan sistem chatbot untuk kemudahan bisnis Anda agar dapat bersaing dan memberikan pengalaman pengguna yang baik. Segera hubungi Ivosights sekarang juga!