"Kadang pelanggan tidak bisa menghubungi call center di waktu-waktu tertentu. Baca di sini jika pelayan call center ingin menerapkan jam operasional efektif!"

Jam operasional pada contact center adalah waktu di mana layanan pelanggan atau dukungan teknis tersedia dan dapat diakses oleh pelanggan atau pengguna layanan. Jam operasional ini dapat berbeda-beda tergantung pada jenis layanan yang diberikan, bisnis yang menjalankan contact center, dan kebutuhan pelanggan. Misalnya, contact center yang melayani layanan 24/7 biasanya memiliki jam operasional yang berlangsung sepanjang hari, sementara contact center yang melayani layanan bisnis mungkin hanya beroperasi selama jam kerja. Sebagai contoh, sebuah contact center untuk layanan pajak biasanya hanya akan beroperasi selama jam kerja, dari Senin hingga Jumat, dan mungkin tidak beroperasi pada hari libur nasional.

Penting untuk memahami jam operasional pada contact center karena hal ini akan mempengaruhi ketersediaan layanan untuk pelanggan dan pengguna layanan. Pelanggan yang membutuhkan bantuan atau informasi dari contact center harus mengetahui waktu operasional yang tepat untuk menghubungi, sehingga mereka dapat memperoleh layanan yang dibutuhkan dan tidak terjebak dalam situasi sulit di mana mereka tidak dapat menghubungi staf contact center. Untuk memaksimalkan layanan yang diberikan, perusahaan perlu menentukan jam operasional yang tepat dan memastikan bahwa mereka memiliki personil yang cukup pada saat-saat sibuk, seperti saat periode liburan atau saat peluncuran produk baru. Dengan demikian, pelanggan dapat memperoleh pelayanan yang baik dan pengalaman yang positif dengan perusahaan.

Baca Juga: Manfaat Call Center Bagi Perusahaan

Mengapa Jam Operasional Perlu Diperhatikan?

Jam kerja call center yang baik sangat penting karena dapat mempengaruhi efektivitas dan efisiensi dari call center itu sendiri, serta kesejahteraan para agen yang bekerja di sana. Berikut adalah beberapa alasan mengapa jam kerja call center perlu dibuat baik:

• Meningkatkan kualitas layanan

Dengan jadwal yang fleksibel dan sesuai dengan kebutuhan bisnis, call center dapat memberikan pelayanan yang lebih baik kepada pelanggan. Para agen yang diberikan jadwal yang tepat dapat lebih fokus dan terlatih untuk memberikan layanan yang ramah dan profesional.

• Meningkatkan produktivitas

Jam kerja call center yang baik dapat membantu para agen menjadi lebih produktif dalam menjalankan tugas mereka. Dengan memberikan jadwal yang tepat dan istirahat yang cukup, para agen dapat tetap fokus dan terlatih dalam menangani panggilan masuk, serta meningkatkan efisiensi kerja mereka.

• Meningkatkan kepuasan kerja

Jam kerja call center yang baik dapat meningkatkan kepuasan kerja para agen. Dengan memberikan jadwal yang fleksibel dan istirahat yang cukup, para agen dapat memperoleh keseimbangan antara pekerjaan dan kehidupan pribadi mereka, dan merasa dihargai oleh perusahaan.

• Mengurangi risiko keluhan atau tuntutan hukum

Jam kerja call center yang tidak baik dapat mengakibatkan para agen menjadi kelelahan atau stres, yang dapat mengganggu kualitas layanan yang diberikan dan meningkatkan risiko terjadinya keluhan atau tuntutan hukum. Dengan memberikan jam kerja yang baik, perusahaan dapat meminimalkan risiko ini dan memastikan kelancaran operasional call center.

Dalam rangka untuk menjaga agar call center berjalan dengan baik, perusahaan harus memperhatikan jam kerja call center dan memastikan bahwa para agen diberikan jadwal yang sesuai dengan kebutuhan bisnis dan kesejahteraan para agen.

Baca Juga: 6 Cara Membangun Call Center di Era Digital

Bagaimana Mengatur Jam Operasional Call Center yang Benar?

Ada beberapa cara untuk mengatur jam kerja atau jam operasional call center yang baik dan benar. Salah satunya adalah harus memenuhi kebutuhan bisnis perusahaan serta memperhatikan hak dan kesejahteraan para agen. Berikut adalah beberapa prinsip yang dapat diterapkan dalam menentukan jam kerja call center yang baik dan benar:

• Menyesuaikan dengan kebutuhan bisnis

Jam kerja call center harus disesuaikan dengan kebutuhan bisnis perusahaan, sehingga perusahaan dapat memberikan layanan yang optimal kepada pelanggan. Hal ini dapat memungkinkan call center untuk beroperasi selama 24 jam penuh, dengan jadwal shift yang berbeda-beda.

• Menyediakan jadwal yang fleksibel

Perusahaan harus mempertimbangkan untuk memberikan jadwal yang fleksibel bagi para agen call center, terutama bagi mereka yang membutuhkan waktu untuk menyelesaikan tugas pribadi atau keluarga. Pemberian jadwal yang fleksibel dapat meningkatkan kepuasan kerja para agen dan membantu perusahaan mempertahankan karyawan yang berkualitas.

• Menghindari jam kerja yang berlebihan

Perusahaan harus memastikan bahwa para agen call center tidak diberikan jadwal kerja yang berlebihan atau melebihi batas jam kerja yang diizinkan oleh undang-undang setempat. Hal ini akan memastikan kesehatan dan kesejahteraan para agen, serta mencegah kelelahan dan penurunan produktivitas kerja.

• Memberikan istirahat yang cukup

Salah satu hal penting yang perlu diperhatikan saat membentuk jam operasional yang baik adalah dengan mempertimbangkan waktu istirahat yang cukup kepada para pekerjanya. Perusahaan harus memastikan bahwa para agen call center diberikan istirahat yang cukup antara shift kerja. Hal ini akan membantu para agen untuk tetap segar dan terfokus selama bekerja di call center.

• Memberikan gaji yang kompetitif

Perusahaan harus memberikan gaji yang kompetitif bagi para agen call center, terutama bagi mereka yang bekerja pada shift yang sulit atau pada jam yang tidak biasa. Gaji yang baik dapat membantu mempertahankan karyawan yang berkualitas dan meningkatkan kepuasan kerja para agen.

Dapatkan Call Center Terbaik di Ivosights

Itu dia hal-hal yang bisa kamu ketahui dari sebagian komponen penting pada layanan call center. Nah, untuk mendapatkan contact center terbaik yang mengedepankan fitur-fitur bermanfaat dan juga customer service yang profesional, kamu bisa mengandalkan Ivosights!

Ivosights call center terhubung langsung dengan platform customer relationship management Sociomile yang dilengkapi 13 kanal lebih dalam satu dasbor. Sociomile juga menawarkan staf berkompetensi yang dilatih dengan appraisal motivation yang tentunya penting dimiliki oleh seorang agen telesales.

Dengan dibantu fitur-fitur yang berguna, kamu akan mendapatkan layanan call center paling efektif! Hubungi Ivosights sekarang juga dan rasakan perubahan pada perusahaanmu!