"Call center menyediakan pusat layanan informasi dan data berupa kebutuhan para pelanggan, sehingga perusahaan dapat melihat insights tersebut."

Call center telah menjadi kebutuhan penting bagi banyak perusahaan. Sistem informasi terpusat ini bertugas menerima sekaligus mengirim permintaan dalam jumlah besar melalui telepon. Selain itu, layanan ini juga menyediakan pusat layanan informasi dan data berupa kebutuhan para pelanggan, sehingga perusahaan dapat melihat insights tersebut. Hal ini memposisikan call center sebagai garda terdepan perusahaan dalam berkomunikasi dengan pelanggan dan publik. Simak artikel ini untuk mengetahui lebih dalam berbagai manfaat penyediaan layanan call center bagi perusahaan!

Pengertian Call Center

Call center merupakan pusat panggilan telepon yang berasal dari pelanggan. Layanan call center bertujuan untuk meningkatkan penjualan kepada pelanggan, menjawab pertanyaan yang diajukan oleh pelanggan baik pertanyaan terkait layanan maupun produk, dan memberikan bantuan kepada pelanggan atas masalah yang dihadapi. Untuk itu, komunikasi yang diterapkan layanan ini adalah dua arah.

Jenis-jenis Call Center

Call center dapat dibagi menjadi dua, yaitu inbound dan outbound. Berikut penjelasan mengenai hal tersebut:

• Inbound Call Center

Merupakan call center yang menangani panggilan atau pesan masuk dari pelanggan yang ingin menyelesaikan masalah atau mendapatkan jawaban. Agen dapat memberikan penjelasan mengenai produk atau teknis, proses pembayaran, dan menjawab pertanyaan. Layanan yang dilakukan oleh inbound call center adalah customer service, walk in center, dan service desk.

• Outbound Call Center

Merupakan call center yang berfokus pada perolehan prospek, pemasaran jarak jauh, riset pasar, dan banyak lagi. Untuk perusahaan kecil, agen ini adalah tenaga penjualan yang efektif, tetapi untuk bisnis yang lebih besar, mereka mungkin membantu tim penjualan internal dengan tugas-tugas tertentu. Layanan yang dilakukan outbound call center adalah telemarketing, telesales, telecollection, telereminder, teleretention, dan survey.

Tugas Call Center

Berikut beberapa tugas agen layanan call center:

• Menerima Panggilan Masuk

Tugas utama dari agen call center adalah menerima panggilan masuk dari pelanggan. Agen call center harus siap siaga untuk menerima panggilan dan melayani pelanggan dengan baik dan cepat.

• Memberikan Jawaban dan Solusi Cepat kepada Pelanggan

Agen call center juga bertugas memberikan jawaban dan solusi cepat kepada pelanggan. Apabila pelanggan menghubungi nomor call center untuk bertanya mengenai suatu produk tertentu atau ketika menghadapi suatu masalah, agen harus bisa memberikan jawaban dan solusi yang tepat secara efisien untuk bisa memuaskan pelanggan.

• Mendengarkan Keluhan yang Disampaikan Pelanggan dengan Baik

Selain memberi jawaban dan solusi, agen call center juga harus bisa mendengarkan keluhan yang disampaikan pelanggan dengan baik. Call center bukan hanya tempat bagi pelanggan untuk bertanya, tetapi juga untuk menyampaikan keluhan atau umpan balik mereka. Agen harus bisa menerima dan menanggapi keluhan ini dengan baik.

• Memberikan Informasi Mengenai Produk dan Layanan Perusahaan

Selain memberi solusi dan menampung umpan balik, agen call center juga bertugas memberikan informasi mengenai produk atau layanan perusahaan. Dalam melakukan hal ini, agen call center harus bisa memberikan informasi secara jelas dan benar agar pelanggan dapat memahami produk dan layanan tersebut dengan baik.

• Melayani Pelanggan dengan Ramah dan Tepat

Secara keseluruhan, penting bagi agen call center untuk bisa melayani pelanggan dengan ramah dan tepat. Agen harus bersikap dengan sopan dan ramah ketika berbicara dengan pelanggan, sekaligus juga memberikan solusi dan informasi yang tepat dan jelas.

Manfaat Call Center

Call center memiliki banyak sekali manfaat bagi perusahaan. Berikut beberapa di antaranya:

• Meningkatkan Hubungan Pelanggan

Call center merupakan wadah atau media komunikasi antara perusahaan dan pelanggan yang berfokus pada saluran telepon, sehingga dengan interaksi tersebut perusahaan akan mengetahui kebutuhan dan keluhan pelanggan. Layanan call center juga dapat menciptakan loyalitas pelanggan, sehingga hubungan dengan pelanggan semakin meningkat.

• Memahami Pelanggan dengan Baik

Call center dapat menjadi media perusahaan untuk memahami kebutuhan pelanggan. perusahaan dapat mengakses data dan melihat informasi pelanggan, seperti informasi pribadi dan pembelian produk atau layanan perusahaan, sehingga dapat memahami pelanggan.

• Memaksimalkan Peluang Penjualan

Melalui layanan call center, perusahaan dapat memberikan informasi tentang produk atau jasa mereka. Hal ini dapat menjadi sarana promosi yang dapat membantu pelanggan untuk memahami produk sehingga meningkatkan peluang mereka akan membeli produk tersebut.

• Sebagai Fungsi Layanan Pelanggan yang Optimal

Dengan menyediakan layanan call center, perusahaan dapat melayani pelanggan secara optimal. Hal ini karena call center bukan hanya sarana pemberian informasi atau bentuk promosi kepada pelanggan, melainkan juga wadah bagi pelanggan untuk menyampaikan keluhan, feedback, dan juga pertanyaan. Dengan adanya call center, perusahaan dapat membantu pelanggan dan mendapatkan umpan balik yang penting bagi bisnis ke depannya.

• Meningkatkan Customer Retention

Salah satu fungsi call center adalah menghubungi pelanggan yang sudah ada untuk melakukan customer retention. Tetapi customer retention harus dipahami dalam konteks yang lebih luas untuk membantu customer services mempertahankan klien. Mereka harus dipersenjatai dengan lebih banyak argumen untuk menjual lebih banyak. Dengan penawaran baru, opsi personalisasi, diskon, dan ketersediaan produk baru, efeknya mungkin lebih baik lagi.

• Solusi Efisiensi Anggaran Perusahaan

Jasa call center merupakan solusi dalam efisiensi anggaran perusahaan. Perusahaan dapat menghemat biaya, karena dengan call center perusahaan dapat secara langsung berkomunikasi dengan pelanggan dan menciptakan loyalitas pelanggan.

Tingkatkan Call Center Anda dengan BPO Contact Center Ivosights!

Call center memiliki banyak manfaat sebagai fungsi layanan pelanggan suatu perusahaan. Dengan menyediakan layanan ini, perusahaan dapat mempertahankan hubungan pelanggan yang positif dengan memberikan layanan yang memuaskan mereka. Jika Anda ingin meningkatkan kualitas call center Anda, gunakanlah BPO Contact Center dari Ivosights. BPO Contact Center dari Ivosights adalah solusi efektif dan efisien untuk menjaga bisnis tetap terhubung dengan pelanggan guna meningkatkan kepuasan dan loyalitas pelanggan dengan beragam layanan. Hubungi Ivosights sekarang juga dan segera dapatkan BPO Contact Center!