"Banyak agen merasa sistem call center tradisional merepotkan. Untungnya IP PBX Telephony membuat pekerjaan jadi lebih fleksibel. Simak disini penjelasannya!"

Dalam lanskap bisnis yang serba cepat saat ini, komunikasi yang efisien adalah yang terpenting. Pusat panggilan, sebagai pusat interaksi pelanggan, sangat bergantung pada sistem telepon (call center) yang tangguh untuk merampingkan operasi dan meningkatkan layanan pelanggan. Namun, untuk mencapai stabilitas dan tingkat efisiensi maksimal dari call center sangat berat. Dengan memasukkan IP PBX (Internet Protocol Private Branch Exchange), Anda bisa mendapatkan solusi modern yang merevolusi komunikasi di sistem call center. 

Apa itu Call Center?

Call center merupakan sebuah unit dalam operasional bisnis yang bertugas untuk menangani panggilan telepon masuk  (Inbound) atau keluar (Outbound) dari pelanggan dan pihak eksternal lainnya. Call center dapat dikatakan sebagai garda terdepan komunikasi suatu bisnis. Dengan adanya call center, pelanggan dapat menerima layanan yang baik, mendapatkan informasi terkait produk, menerima bantuan penyelesaian masalah, melakukan transaksi dengan mudah, mengisi survei, hingga mendapatkan tawaran atau diskon. Call center membutuhkan beberapa jenis teknologi pendukung untuk membantu operasionalnya.

Apa itu IP PBX Telephony dalam Call Center?

IP PBX (Internet Protocol Private Branch Exchange) adalah sistem telepon modern yang digunakan di pusat panggilan dan sistem telepon lainnya. IP PBX adalah sistem komunikasi yang memungkinkan panggilan suara dan video ditransmisikan melalui internet atau jaringan internal (seperti LAN). Sistem ini menggantikan sistem telepon analog tradisional dengan menggunakan teknologi VoIP (Voice over Internet Protocol). IP PBX menghubungkan ekstensi internal (telepon, softphone, atau perangkat lain) dalam suatu organisasi. Panggilan antar ekstensi dirutekan melalui jaringan IP, sehingga tidak perlu saluran telepon terpisah. Panggilan eksternal dapat dilakukan melalui saluran SIP (menghubungkan ke jaringan telepon umum) atau gateway VoIP lainnya. Sehingga, agen call center tidak perlu datang onsite di kantor, cukup bermodal internet yang cepat.

Baca Juga: 5 Hal yang Bisa Anda Terapkan di Call Center

Manfaat Call Center Dengan IP PBX Telephony System

Berikut adalah beberapa manfaat yang didapat dengan pengintegrasian sistem IP PBX ke call center Anda : 

       1. Penghematan Biaya

Sistem telepon tradisional sering kali memiliki biaya instalasi dan pemeliharaan yang besar. IP PBX, di sisi lain, memanfaatkan jaringan data yang ada (seperti internet atau LAN), sehingga tidak memerlukan saluran telepon terpisah. Pendekatan yang hemat biaya ini menghasilkan penghematan yang signifikan untuk pusat panggilan (call center). Selain itu, panggilan jarak jauh menjadi lebih terjangkau karena teknologi VoIP (Voice over Internet Protocol).

       2. Skalabilitas dan Fleksibilitas

Pusat panggilan mengalami volume panggilan yang berfluktuasi berdasarkan musim, kampanye, atau peluncuran produk. Sistem IP PBX beradaptasi dengan mulus terhadap perubahan-perubahan ini. Baik Anda meningkatkan atau menurunkan skala, menambahkan ekstensi baru, atau mengintegrasikan agen jarak jauh, IP PBX memberikan fleksibilitas yang diperlukan untuk memenuhi kebutuhan bisnis yang terus berkembang.

       3. Fitur-fitur canggih

IP PBX menawarkan serangkaian fitur canggih yang meningkatkan efisiensi pusat panggilan:

• Petugas Otomatis (IVR): Merampingkan perutean panggilan dan menyediakan opsi layanan mandiri untuk penelepon.
• Perekaman Panggilan: Merekam percakapan untuk tujuan jaminan kualitas, pelatihan, dan kepatuhan.
• Panggilan Konferensi: Memfasilitasi kolaborasi di antara agen, supervisor, dan pakar.
• Integrasi dengan Sistem CRM: Menghubungkan data pelanggan dengan interaksi panggilan secara mulus.

       4. Peningkatan Kualitas Suara

Sistem IP PBX memprioritaskan kualitas suara dengan mengubah sinyal suara analog menjadi paket digital. Dengan audio berkualitas tinggi, agen call center dapat berkomunikasi dengan jelas, sehingga menghasilkan interaksi pelanggan yang lebih baik dan mengurangi kesalahpahaman.

       5. Layanan Pelanggan yang Ditingkatkan

Penanganan panggilan yang efisien secara langsung berdampak pada kepuasan pelanggan. IP PBX memungkinkan fitur-fitur seperti penerusan panggilan, pesan suara, dan grup panggilan. Agen dapat dengan cepat mentransfer panggilan, mengakses pesan suara, dan berkolaborasi dalam tim. Hasilnya? Penyelesaian masalah yang lebih cepat dan pelanggan yang lebih bahagia.

       6. Mengurangi Biaya Telepon

Dengan memanfaatkan komunikasi berbasis IP, pusat panggilan meminimalkan biaya yang terkait dengan saluran telepon tradisional. SIP trunking (Session Initiation Protocol) menghubungkan perangkat keras komunikasi organisasi ke jaringan telepon, sehingga memungkinkan konektivitas eksternal yang hemat biaya.

       7. Integrasi yang mulus

IP PBX terintegrasi dengan mudah dengan alat komunikasi lainnya, seperti pesan instan, konferensi video, dan email. Agen dapat beralih antar saluran dengan mulus, memastikan dukungan pelanggan yang konsisten di seluruh platform.

Baca Juga: Pentingnya Call Center Campaign Bagi Bisnis Anda

Tertarik Menggunakan  IP PBX Telephony? Gunakan Sociomile Voice Ivosights!

Ivosights merupakan perusahaan yang bergerak dalam industri business solution provider. Ivosights menghadirkan Sociomile Voice, platform turunan dari Sociomile yang merupakan platform contact center yang memadukan berbagai jenis kanal digital dalam 1 dashboard. Platform tersebut merupakan solusi bagi perusahaan untuk memiliki efisiensi dalam operasional bisnis, juga menciptakan interaksi dan hubungan yang baik dengan pelanggan. Dengan menggunakan platform dari Ivosights ini, perusahaan dapat dengan mudah menaikkan customer experience. Tertarik menggunakan Sociomile Voice? Hubungi Ivosights untuk langkah awal menuju bisnis sukses!