"Ticket lock distribution adalah metode pembagian tugas dalam sebuah call center yang menggunakan sistem antrian (queue) untuk mengatur alur panggilan masuk"

Dunia call center memiliki banyak istilah asing karena call center merupakan industri yang sangat spesifik dan telah mengembangkan terminologi yang unik untuk menggambarkan konsep, proses, dan sistem yang digunakan dalam operasionalnya. Call center juga mengadopsi banyak teknologi dan sistem yang digunakan dalam dunia telekomunikasi dan teknologi informasi, yang memiliki istilah-istilah yang sangat spesifik. Beberapa istilah asing juga diadopsi dari bahasa Inggris, yang merupakan bahasa utama dalam industri ini, termasuk istilah ticket lock distribution. Nah, artikel ini akan menjelaskan hal-hal terkait ticket lock distribution! Untuk kamu yang penasaran, wajib simak artikel ini sampai habis karena artikel ini akan membahas pengertian, manfaat, hingga tips menjalankan ticket lock distribution yang efektif!

Apa Itu Ticket Lock Distribution?

Ticket lock distribution adalah metode pembagian tugas dalam sebuah call center yang menggunakan sistem antrian (queue) untuk mengatur alur panggilan masuk. Dalam metode ini, setiap panggilan masuk akan diberikan sebuah "ticket" yang kemudian dibagikan secara acak kepada operator yang tersedia. Operator yang menerima ticket tersebut harus menangani panggilan masuk yang sesuai dengan nomor ticket tersebut. Metode ini digunakan untuk menjamin adilnya pembagian tugas dan mengurangi kemungkinan overload pada operator tertentu.

Baca Juga: 4 Cara Mudah Mengukur Customer Experience

Apa Saja Manfaat Ticket Lock Distribution?

Manfaat dari metode ticket lock distribution antara lain:

1. Mengurangi kemungkinan overload pada operator tertentu, sehingga dapat meningkatkan efisiensi dan produktivitas kerja operator.
2. Memastikan adilnya pembagian tugas antar operator, sehingga dapat mengurangi keluhan dari karyawan dan meningkatkan kepuasan kerja.
3. Membantu dalam pengelolaan alur panggilan masuk, sehingga dapat mengurangi waktu tunggu pelanggan dan meningkatkan kualitas layanan.
4. Memudahkan dalam melakukan monitoring dan evaluasi kinerja operator, sehingga dapat digunakan untuk meningkatkan kualitas layanan dan mengurangi keluhan pelanggan.

Bagaimana Cara Kerja Ticket Lock Distribution?

Cara kerja dari metode ticket lock distribution adalah sebagai berikut:

1. Setiap panggilan masuk akan diterima oleh sistem panggilan masuk dan diberikan sebuah nomor ticket yang unik.
2. Nomor ticket tersebut kemudian akan dibagikan secara acak kepada operator yang tersedia.
3. Operator yang menerima nomor ticket tersebut harus menangani panggilan masuk yang sesuai dengan nomor ticket tersebut.
4. Setelah panggilan selesai ditangani, operator akan menandai nomor ticket tersebut sebagai selesai dan siap untuk diterima panggilan lain.
5. Sistem akan memantau dan mengelola alur panggilan masuk dan pembagian nomor ticket secara otomatis.

Metode ini dapat diterapkan dengan menggunakan software yang dapat mengelola antrian panggilan masuk dan pembagian nomor ticket secara otomatis, seperti ACD (Automatic Call Distribution) atau CTI (Computer Telephony Integration).

Selain itu, metode ini dapat dikombinasikan dengan metode pembagian tugas lain seperti skill-based routing atau priority-based routing untuk memberikan layanan yang lebih baik dan sesuai dengan kebutuhan pelanggan.

Baca Juga: Manfaat dan Contoh Penerapan CRM Bagi Perusahaan

Apa Saja Tips Menjalankan Ticket Lock Distribution?

Berikut adalah beberapa tips untuk meningkatkan efektivitas dari metode ticket lock distribution dalam sebuah contact center:

1. Pastikan operator yang tersedia memiliki kompetensi dan skill yang sesuai dengan topik panggilan.
2. Sesuaikan jumlah operator yang tersedia dengan jumlah panggilan masuk yang diharapkan sehingga dapat mengurangi waktu tunggu pelanggan.
3. Buat sistem antrian yang fleksibel untuk mengelola panggilan masuk yang tidak dapat ditangani oleh operator saat ini dan mengirimkannya kepada operator yang tersedia di kemudian hari.
4. Pastikan sistem pembagian nomor ticket yang digunakan dapat bekerja dengan baik dan tidak menyebabkan kesalahan atau kekeliruan dalam pembagian nomor ticket.
5. Monitor dan evaluasi kinerja operator secara berkala dan lakukan perubahan pada sistem jika diperlukan untuk meningkatkan efektivitas metode ini.
6. Pastikan karyawan diberikan pemahaman yang cukup tentang metode ini agar dapat bekerja dengan baik dan dapat mengidentifikasi masalah yang mungkin terjadi selama proses.
7. Pertahankan komunikasi yang baik dengan karyawan untuk memastikan bahwa mereka memahami dan setuju dengan metode ini dan untuk memastikan bahwa mereka tidak merasa tidak adil dalam pembagian tugas.

Dapatkan BPO Contact Center Terbaik di Ivosights!

Itu dia hal-hal yang bisa kamu ketahui dari sistem ticket lock distribution chat dalam dunia contact center. Ribet melakukan pembagian tiket untuk pelanggan di contact center-mu? Dapatkan sistem ticket lock distribution pada layanan contact center di Ivosights!

Untuk mendapatkan BPO Contact Center terbaik yang mengedepankan fitur-fitur bermanfaat, kamu bisa mengandalkan Ivosights! Ivosights BPO Contact Center terhubung langsung dengan platform customer relationship management Sociomile yang dilengkapi 13 kanal lebih dalam satu dasbor. Sociomile juga menawarkan staf berkompetensi yang dilatih dengan appraisal motivation yang tentunya penting dimiliki oleh seorang agen telesales.

Dengan dibantu berbagai fitur yang berguna, kamu akan mendapatkan layanan contact center paling efektif! Hubungi Ivosights sekarang juga dan rasakan perubahan pada perusahaanmu!