"Memilih provider penyedia sistem automatic call distribution menjadi kesulitan sendiri apabila Anda tidak menerapkan tujuh tips berikut ini!"

Dalam era digital yang terus berkembang, komunikasi dengan pelanggan menjadi sangat berpengaruh untuk tingkat kesuksesan bisnis. Sebagai salah satu solusi mengatur dan mengoptimalkan proses komunikasi dengan bisnis, sistem automatic call distribution menjadi suatu solusi yang tepat. Namun, Anda juga perlu memerhatikan pemilihan provider penyedia sistem automatic call distribution dengan tepat. Hal ini akan berdampak pada berfungsinya sistem ini secara maksimal untuk bisnis.

Pengertian dari Sistem Automatic Call Distribution

Automatic call distribution merupakan sebuah sistem yang mengatur distribusi panggilan masuk dari pelanggan ke agen atau divisi yang sesuai dalam sebuah bisnis. Sistem automatic call distribution ini berperan penting untuk meningkatkan efisiensi operasional dan pelayanan pelanggan. Namun, tidak semua provider penyedia automatic call distribution sama. Oleh karena itu, Anda diharuskan untuk menetapkan pilihan provider akhir dengan sebijak mungkin.

Pentingnya Memilih Provider Penyedia Sistem Automatic Call Distribution

Inilah beberapa alasan pentingnya provider sistem automatic call distribution:

• Meningkatkan Produktivitas

Pemilihan provider sistem automatic call distribution dengan baik dapat meningkatkan produktivitas agen bisnis Anda. Dengan kemampuan routing panggilan yang canggih, sistem automatic call distribution membantu memastikan panggilan pelanggan ditangani oleh agen yang paling kompeten. Dengan begini, waktu yang dihabiskan agen untuk mentransfer panggilan antar departemen akan berkurang sehingga meningkatkan produktivitas secara keseluruhan.

• Pelayanan Pelanggan yang Lebih Baik

Sistem automatic call distribution yang efisien memungkinkan bisnis memberikan pelayanan pelanggan yang lebih baik. Pelanggan akan lebih puas ketika dihadapkan dengan agen yang tepat dan kompeten untuk menangani kebutuhan mereka. Selain itu, tingkat loyalitas pelanggan dan citra brand Anda.

Baca juga: Apakah Keamanan Penggunaan Automatic Call Distribution Sudah Terjamin?

• Analisis Data yang Lebih Baik

Sebagian besar provider sistem automatic call distribution modern dilengkapi dengan kemampuan analisis data yang canggih. Menggunakan sistem ini membuat Anda dapat melacak dan menganalisis data panggilan, seperti waktu rata-rata penanganan, tingkat panggilan yang masuk, dan lainnya. Dengan informasi ini, Anda dapat membuat keputusan secara lebih baik untuk meningkatkan operasional bisnis Anda.

• Skalabilitas

Pemilihan provider sistem automatic call distribution yang tepat juga membantu mendukung pertumbuhan bisnis Anda. Sistem ini juga dapat dengan mudah disesuaikan dengan kebutuhan bisnis yang berkembang. Provider sistem automatic call distribution yang baik akan menawarkan solusi dapat disesuaikan sesuai dengan ukuran bisnis Anda.

• Keamanan Data

Terakhir adalah keamanan data. Dalam dunia yang semakin terhubung, data pelanggan sangat penting dan rentan terhadap ancaman keamanan. Provider automatic call distribution  akan memberikan langkah-langkah keamanan yang ketat untuk melindungi data pelanggan bisnis Anda.

Kriteria-Kriteria Provider Penyedia Sistem Automatic Call Distribution yang Baik

Berikut ini adalah beberapa kriteria yang harus dipertimbangkan saat memilih provider penyedia sistem automatic call distribution yang baik untuk bisnis Anda:

• Pengalaman dan Reputasi

Pilihlah provider yang berpengalaman  dalam menyediakan solusi automatic call distribution. Tinjau juga reputasi mereka, ulasan pelanggan, dan berbagai referensi untuk mengetahui kualitas layanan mereka.

• Kemampuan Routing yang Canggih

Pastikan provider memiliki kemampuan routing yang canggih untuk memastikan panggilan pelanggan sampai ke agen yang tepat. Kemampuan ini sangat penting untuk mengoptimalkan efisiensi operasional bisnis.

• Skalabilitas

Provider automatic call distribution harus dapat menyesuaikan sistem sesuai dengan perkembangan bisnis Anda. Bisnis Anda yang bertumbuh dan solusi automatic call distribution harus dapat tumbuh bersama bisnis tanpa banyak kerumitan.

• Integrasi dengan Sistem Lain

Sistem automatic call distribution seharusnya dapat terintegrasi dengan sistem lain yang bisnis gunakan, seperti Customer Relationship Managementticketing systematau ticketing system. Integrasi ini membantu agen untuk mengakses dan menggunakan dengan mudah.akan memudahkan pengaksesan dan penggunaan data-data pelanggan oleh para agen

• Dukungan Pelanggan

Pastikan provider sistem automatic call distribution automatic call distribution menyediakan dukungan pelanggan yang baik untuk membantu Anda apabila terdapat kendala atau melakukan perpanjangan sistem. Jaminan bahwa Anda akan mendapatkan bantuan saat Anda membutuhkannya adalah aspek penting dalam pemilihan provider automatic call distribution yang baik.

Tips Memilih Provider Penyedia Sistem Automatic Call Distribution yang Cocok Untuk Bisnis Anda

• Tentukan Kebutuhan Bisnis Anda

Langkah pertama dalam memilih provider penyedia sistem automatic call distribution yang cocok untuk bisnis adalah menentukan kebutuhan bisnis Anda secafa jelas. Pertimbangkan berapa banyak agen yang akan menggunakan sistem automatic call distribution, volume panggilan yang diharapkan, dan fitur-fitur spesifik yang Anda butuhkan. Dengan memahami kebutuhan bisnis Anda secara rinci, Anda dapat mencari provider yang menawarkan solusi yang sesuai.

• Evaluasi Budget

Tetapkan batasan anggaran bisnis Anda dengan jelas dan carilah provider yang menyediakan solusi dengan anggaran tersebut. Biaya yang dimaksud ini tidak hanya terkait dengan langganan bulanan, tetapi juga biaya pemasangan awal dan biaya tambahan lainnya.

• Cari Provider yang Memiliki Pengalaman dalam Industri Anda

Provider sistem automatic call distribution yang berpengalaman akan lebih memahami kebutuhan bisnis Anda dan kemungkinan memiliki fitur-fitur khusus yang relevan untuk mendukung bisnis Anda. Selidiki klien apa saja yang pernah ditangani oleh provider untuk memahami seberapa baik mereka dalam melayani bisnis yang serupa dengan milik Anda.

• Ulasan Pelanggan

Bacalah beberapa ulasan pelanggan yang ada tentang provider automatic call distribution yang Anda sedang pertimbangkan. Ulasan ini dapat memberikan informasi tentang pengalaman pengguna sistem ini sebelumnya. Perhatikan juga ulasan yang relevan dengan kualitas layanan, keandalan platform, dan tim dukungan pelanggan.

Baca juga: 7 Tips Memilih Sistem Automatic Call Distribution untuk Call Center Anda

• Evaluasi Dukungan Pelanggan

Dukungan pelanggan yang baik dapat menjadi pembantu penyelesaian masalah yang dihadapi selama penggunaan sistem automatic call distribution dengan cepat dan efisien. Hubungi tim dukungan pelanggan dari provider sistem ini dan tanyakan pertanyaan teknis atau keprihatinan yang Anda miliki. Perhatikan kualitas dari respons dan pelayanan yang mereka berikan.

• Uji Layanan Mereka

Beberapa provider automatic call distribution menawarkan uji coba gratis. Manfaatkan kesempatan ini untuk menguji platform automatic call distribution mereka secara langsung. Selama melakukan uji coba, perhatikan seberapa mudahnya penggunaan platform yang digunakan, apakah fitur-fitur yang dibutuhkan oleh bisnis tersedia, dan apakah sistem ini dapat memenuhi kebutuhan bisnis Anda.

• Pertimbangkan Skalabilitas

Bisnis Anda mungkin berkembang seiring waktu, jadi penting untuk memilih provider automatic call distribution yang dapat menyesuaikan dengan pertumbuhan bisnis Anda. Pastikan platform automatic call distribution juga dapat diskalakan tanpa perlu adanya kerumitan atau biaya tambahan yang tinggi.

Pilihlah Sistem Automatic Call Distribution yang Andal untuk Mendukung Operasional Bisnis Anda!

Memilih provider penyedia sistem automatic call distribution dengan benar dapat memengaruhi produktivitas, pelayanan pelanggan, dan efisiensi operasional bisnis Anda. Jangan lupa untuk memerhatikan kriteria-kriteria provider dan menerapkan tujuh tips di atas supauya Anda dapat memilih provider yang cocok untuk bisnis Anda dan mendapatkan manfaat maksimal dari sistem automatic call distribution.

Selain memilih provider, Anda juga harus memerhatikan pemilihan sistem automatic call distribution yang akan dipilih. Sebagai salah satu pilihan, lakukan pertimbangkan untuk menggunakan platform CRM Sociomile Voice, sebuah sistem call center telephony yang mendukung operasional agen-agen contact center Anda. Dengan platform ini, agen dapat melakukan panggilan inbound dan outbound secara lebih mudah. Platform Sociomile ini juga dibekali dengan beberapa fitur-fitur berguna, seperti automatic call distribution dan predictive dialer system. Para agen juga dapat mengakses platform CRM ini dari rumah berkat adanya teknologi IP PBX Telephony System.  

Tak hanya itu, Anda dapat memonitoring kinerja agen-agen tersebut dan mengkustomisasi platform sesuai workflow bisnis Anda. Jika Anda tertarik dengan platform CRM satu ini, silakan hubungi tim Ivosights untuk melihat secara langsung demo sistemnya!