Proses workflow mencakup beberapa tugas atau langkah yang dilakukan dalam urutan tertentu dan melibatkan beberapa orang atau departemen yang bekerja bersama-sama. Setiap langkah atau tugas dalam workflow biasanya terkait dengan tugas atau tindakan lainnya yang perlu dilakukan sebelum atau sesudahnya. Hal ini membantu memastikan bahwa proses workflow berjalan lancar dan efektif.

Apa itu Workflow?

Workflow adalah serangkaian tugas atau prosedur yang diatur sedemikian rupa untuk mencapai tujuan tertentu. Workflow biasanya digunakan untuk mengatur atau mengoptimalkan proses bisnis atau pekerjaan yang berulang-ulang.

Workflow juga bisa disebut sebagai alur kerja atau sistem manajemen alur kerja, dan bisa dilakukan secara manual atau menggunakan teknologi seperti software manajemen proyek atau aplikasi yang didedikasikan untuk workflow tertentu. Proses workflow dapat diterapkan pada berbagai jenis pekerjaan atau proyek, dari industri kreatif hingga manufaktur dan layanan bisnis. Tujuannya adalah untuk membantu mencapai tujuan yang ditentukan dengan cara yang terorganisir, efisien, dan efektif.

Baca Juga: Pentingnya Custom Workflow untuk Perusahaan

Fungsi Workflow

Workflow memiliki beberapa fungsi penting dalam membantu mengoptimalkan proses bisnis atau pekerjaan. Berikut adalah beberapa fungsi penting dari workflow:

#1 Mengorganisir tugas dan langkah-langkah

Workflow membantu mengorganisir tugas dan langkah-langkah yang harus dilakukan dalam urutan tertentu untuk mencapai tujuan tertentu.

#2 Mengoptimalkan efisiensi

Workflow membantu memastikan bahwa tugas dilakukan secara efisien dan efektif, dengan menetapkan batas waktu untuk setiap tugas dan mempercepat aliran kerja.

#3 Menghilangkan redundansi

Workflow membantu mengidentifikasi tugas yang mungkin redundan atau tidak perlu, sehingga pekerjaan bisa dilakukan dengan lebih efisien.

#4 Menghindari kesalahan

Workflow membantu menghindari kesalahan dan kesalahan manusia dengan memperjelas tugas yang harus dilakukan dan memberikan panduan yang jelas untuk melaksanakannya.

#5 Meningkatkan kolaborasi

Workflow membantu meningkatkan kolaborasi antara anggota tim atau departemen yang bekerja bersama-sama pada tugas atau proyek yang sama.

#6 Mempercepat pemecahan masalah

Workflow membantu mempercepat pemecahan masalah dengan memperjelas tugas dan tanggung jawab, dan memberikan panduan untuk menangani masalah yang mungkin timbul.

#7 Meningkatkan pengawasan

Workflow membantu memantau progres proyek atau tugas secara teratur, dan memungkinkan manajemen untuk mengidentifikasi masalah atau hambatan yang mungkin muncul dan mengambil tindakan yang sesuai.

#8 Meningkatkan kualitas

Workflow membantu meningkatkan kualitas pekerjaan atau produk dengan menetapkan standar yang jelas dan memberikan panduan untuk memastikan setiap tugas dilakukan dengan benar dan tepat waktu.

Cara Membuat Workflow

Membuat workflow yang baik adalah penting untuk membantu Anda menyelesaikan tugas dengan efisien dan efektif. Berikut beberapa tips yang dapat membantu Anda membuat workflow yang baik:

Pastikan Anda memahami tujuan akhir dari pekerjaan yang akan dilakukan, sehingga Anda dapat merancang workflow dengan tepat.

Buatlah daftar tugas yang perlu dilakukan untuk mencapai tujuan tersebut, dan tentukan urutan tugas tersebut harus dilakukan.

Tetapkan siapa yang bertanggung jawab untuk masing-masing tugas, dan pastikan setiap orang memahami tugas yang diharapkan.

Rancang alur kerja yang jelas dan mudah diikuti, dengan menunjukkan tugas yang harus dilakukan dan bagaimana tugas-tugas tersebut saling terkait.

Buat jadwal waktu yang realistis untuk menyelesaikan setiap tugas, dan berikan batas waktu yang jelas untuk setiap tugas.

Buat standar yang jelas untuk setiap tugas, termasuk kriteria kualitas dan waktu penyelesaian.

Buat rencana untuk revisi dan perubahan yang mungkin diperlukan selama proses, dan siapkan sistem untuk memberikan umpan balik dan revisi.

Gunakan alat bantu seperti software manajemen proyek untuk membantu memantau progres workflow dan membantu mengidentifikasi masalah atau kendala.

Setelah workflow selesai, evaluasi hasilnya untuk mengidentifikasi area yang dapat ditingkatkan dan pelajaran yang dapat dipelajari untuk pekerjaan di masa depan.

Fleksibilitas penting dalam proses workflow untuk memungkinkan penyesuaian jika ada perubahan atau situasi tak terduga yang terjadi.

Baca Juga: Custom Workflow: Pengertian dan Kapan Penggunaan yang Tepat

Dapatkan Contact Center dengan Custom Workflow di Ivosights

Itu dia hal-hal yang bisa kamu ketahui dari sebagian komponen penting pada layanan contact center. Nah, untuk mendapatkan contact center terbaik yang mengedepankan fitur-fitur bermanfaat dan juga customer service yang profesional, kamu bisa mengandalkan Ivosights!

Ivosights Contact Center terhubung langsung dengan platform customer relationship management Sociomile yang dilengkapi 13 kanal lebih dalam satu dasbor. Sociomile juga menawarkan staf berkompetensi yang dilatih dengan appraisal motivation yang tentunya penting dimiliki oleh seorang agen telesales.

Dengan dibantu fitur-fitur yang berguna, kamu akan mendapatkan layanan contact center paling efektif! Hubungi Ivosights sekarang juga dan rasakan perubahan pada perusahaanmu!