"TU, bertugas untuk memberikan informasi kepada pihak internal maupun eksternal sekolah. Sehingga, ticketing system memegang peran penting di sini. Mari disimak!"

Bayangkan sebuah sistem yang mampu mengelola ribuan permintaan dalam waktu singkat, memberikan respons yang cepat, dan memastikan setiap permintaan tertangani dengan baik. Sistem seperti inilah yang ditawarkan oleh ticketing system. Lalu, dalam konteks lembaga pendidikan mengapa ticketing system penting? Sebab, sistem ini mampu membantu tata usaha lembaga pendidikan dapat mengatasi berbagai tantangan yang dihadapi, mulai dari overload permintaan hingga kesulitan dalam melacak status permintaan. Menarik bukan? Jika Anda tertarik mari simak lebih jauh mengenai ticketing system di sini!

Definisi Ticketing System

Apakah ticketing system sebuah perangkat lunak? Atau ticketing system hanya sebuah sistem? Nah, pas sekali pada sub bab ini, Anda akan mendapat wawasan yang mendalam terkait ticketing system. Jadi, pada umumnya ticketing system ialah sebuah perangkat lunak atau alat manajemen yang dirancang untuk membantu organisasi dalam melacak, mengelola, dan menyelesaikan permintaan atau masalah dari pelanggan secara terstruktur dan efisien. Ticketing system ini berfungsi sebagai jembatan komunikasi antara tim layanan dengan pelanggan, di mana setiap permintaan atau masalah pelanggan dicatat dalam bentuk “tiket” digital. Sehingga, tidak ada lagi mengalami duplikasi tiket yang sama, sebab seluruh tiket permintaan yang masuk memiliki urgensi yang berbeda dan bisa secara langsung diserahkan ke tim yang bertanggung jawab. 

Manfaat Ticketing System untuk Lembaga Pendidikan

Lalu, dalam konteks lembaga pendidikan apa pentingnya ticketing system ini? Anda kenal dengan TU (Tata Usaha) Institusi Pendidikan? Pastinya setiap institusi memilikinya. Nah, ticketing system sangat dibutuhkan untuk proses operasional TU, lho. Sebab, TU sendiri bertugas untuk memberikan informasi yang dibutuhkan oleh pihak internal maupun eksternal sekolah. Sehingga, ticketing system memegang peran penting di sini. Apa saja manfaat yang mampu ticketing system berikan untuk proses operasional TU sekolah? Simak penjelasannya di bawah ini:

• Efisiensi Pengelolaan Permintaan

Ticketing system mampu memberikan proses kerja yang lebih efisien dalam mengelola seluruh permintaan yang masuk. Sebab, ticketing system mampu memberikan sistem otomatisasi, pengurangan waktu tanggapan dan pengurangan kesalahan human error. Sebagai contoh, Anda bisa mengotomatisasi proses penerimaan tiket, pengiriman notifikasi hingga eskalasi tiket. Ini berguna untuk mempercepat waktu respon. 

• Peningkatan Transparansi

Sudah pasti, proses kerja TU akan lebih transparan dengan bantuan ticketing system. Ticketing system mampu memberikan peluang kepada seluruh pihak untuk dapat dengan mudah melihat status permintaan secara real-time. Bahkan, setiap petugas yang bertanggung jawab atas tiket yang ditangani, akan memiliki akuntabilitas yang tinggi.

• Lebih Produktif

Petugas TU pun dapat fokus pada tugas-tugas yang lebih kompleks, karena tugas-tugas rutin dapat diotomatisasi. Sebab, ticketing system akan membantu mengurangi beban kerja petugas TU.

• Pelayanan Lebih Baik dan Cepat

Semua ini berpengaruh ke pelayanan TU yang lebih baik dan cepat. Ticketing system sengaja dirancang untuk keperluan lembaga pendidikan dalam melayani siswa-siswi, tenaga ajar, hingga orang tua yang mengalami keluhan dan ingin mendapatkan penanganan yang cepat dan profesional. 

Baca Juga: Pengertian dan Manfaat Ticketing System 

Proses Administrasi Tata Usaha Menggunakan Ticketing System

Jadi, ticketing system menjadi salah satu investasi yang sangat bermanfaat bagi tata usaha lembaga pendidikan. Nah, jika Anda penasaran tentang bagaimana administrasi tata usaha bekerja dengan menggunakan ticketing system itu, simak lengkapnya di bawah ini: 

• Pembuatan Tiket

Pertama ticketing system akan membuat tiket dari permintaan yang masuk.  Ketika ada mahasiswa, dosen, atau pihak lain yang memiliki pertanyaan atau permintaan, mereka akan membuat tiket melalui portal ticketing system. Detail tiket yang disajikan ticketing system pun sangat lengkap. Mulai dari, judul tiket, deskripsi permintaan, kategori, hingga lampiran. 

• Alokasi Tiket

Setelah itu, ticketing system akan secara otomatis akan mengalokasikan tiket kepada petugas yang relevan untuk menangani beberapa permintaan sesuai kategori dan prioritas tiket. Yang mana, tiket yang masuk akan masuk ke dalam antrian dan diproses sesuai dengan urutan prioritas.

• Penanganan Tiket

Setelah itu ticketing system memberikan tiket ke petugas yang relevan, waktunya petugas membuka tiket dan menangani keluhan atau permintaan tersebut. Tentunya, dengan mudah petugas bisa memberikan informasi status tiket secara berkala. Yakni, dalam proses, sedang diproses, telah selesai, hingga penutupan tiket. 

• Pertukaran Pesan

Ticketing system sendiri juga bisa memberikan komunikasi dua arah yang baik. Peminta dan petugas dapat bertukar pesan melalui tiket untuk membahas masalah lebih lanjut. Yang mana, semua percakapan akan tercatat dalam tiket, sehingga mudah untuk melacak perkembangan penanganan masalah.

• Laporan Kinerja

Setelah proses selesai hingga penutupan tiket, ticketing system akan memberikan laporan kinerja. Yang mana, laporan tersebut berisikan jumlah tiket yang masuk, waktu rata-rata tiket diselesaikan, kinerja petugas, hingga tren permintaan. Laporan-laporan ini dapat digunakan untuk mengevaluasi kinerja sistem, mengidentifikasi area yang perlu perbaikan, dan membuat keputusan yang lebih baik.

Sociomile: Penuhi Kebutuhan Ticketing System Lembaga Anda!

Dapat disimpulkan, dengan menggunakan ticketing system, tata usaha dapat mengelola permintaan dengan lebih efisien, meningkatkan transparansi, dan memberikan pelayanan yang lebih baik kepada seluruh civitas akademika. Tertarik menggunakan ticketing system? Kunjungi situs resmi Ivosights dan pilih Sociomile pada menu Produk & Layanan. Sebab, Sociomile merupakan menyediakan beragam modul yang siap diimplementasikan sesuai workflow yang Anda inginkan, baik Dashboard, Flow Ticket, maupun Reporting yang di develop secara cepat dengan dukungan tim lokal.