"Para agen harus memerhatikan komponen-komponen berikut sebagai langkah awal pelaksanaan telesurvey dengan baik."

Telesurvey menjadi salah satu metode efektif untuk mengumpulkan data dari pelanggan dalam bisnis. Metode ini memungkinkan agen untuk mengumpulkan data secara cepat dan efisien melalui saluran telepon atau bentuk komunikasi jarak jauh lainnya. Dalam melaksanakan telesurvey, terdapat beberapa komponen penting yang perlu diperhatikan dan dipersiapkan dengan baik. Dengan memahami dan mengelolanya, pelaksanaan telesurvey akan berpotensi untuk menghasilkan data sesuai keinginan perusahaan.

Definisi Telesurvey

Sebelum mengetahui komponen-komponennya, kita perlu mengetahui dahulu definisi telesurvey. Telesurvey merupakan sebuah metode pengumpulan data atau survei yang mengandalkan komunikasi jarak jauh sebagai sarana utamanya. Dalam telesurvey, pelanggan akan dihubungi menggunakan telepon atau platform komunikasi digital lainnya untuk menjawab beberapa pertanyaan dalam survei yang diberikan oleh perusahaan.

Baca juga: Telesurvey untuk Kepuasan Pelanggan

Beberapa Komponen-Komponen Telesurvey

Dalam melakukan telesurvey, terdapat beberapa komponen yang penting untuk diperhatikan. Berikut adalah beberapa komponen utama dalam telesurvey:

• Tujuan Survei

Perusahaan perlu menentukan secara jelas apakah tujuannya mengadakan survei untuk perusahaan. Dengan mengetahui tujuan survei secara tepat, penyusunan strategi dan pertanyaan-pertanyaan untuk pengisian survei akan semakin relevan.

• Kuesioner

Kuesioner memuat sejumlah pertanyaan yang akan diberikan kepada pelanggan perusahaan. Penyusunan kuesioner haruslah relevan dengan tujuan survei yang ditetapkan sebelumnya. Agen dapat menentukan juga apakah akan menggunakan pertanyaan terstruktur atau terbuka.

• Sampling

Sampling adalah teknik pemilihan sampel responden yang digunakan agen. Pemilihan sampel yang baik akan menentukan apakah jawaban survei pelanggan sudah cukup untuk merepresentasikan segala jenis pelanggan perusahaan dari setiap kategori.

• Skrip Wawancara

Survei yang dilakukan dengan cara wawancara via panggilan telepon akan membutuhkan skrip atau teks wawancara yang terstruktur. Skrip ini berisi panduan bagi pewawancara mengenai pertanyaan yang akan diajukan, tanggapan yang mungkin diterima, dan instruksi tindak lanjut.

• Sistem Telepon

Sebagai alat utama yang digunakan dalam telesurvey, perusahaan diharuskan melengkapi para agen dengan sistem telepon andalan. Sistem ini dapat berupa sistem panggilan otomatis maupun manual. Dengan sistem telepon yang baik, proses wawancara akan berjalan dengan lancar.

• Pewawancara

Pewawancara bertanggung jawab untuk menghubungi responden, menjelaskan tujuan survei, dan mengajukan pertanyaan dengan tepat. Pewawancara harus dilatih tentang etika dan teknik wawancara yang baik demi kelancaran pengisian survei.

• Database Responden

Perusahaan perlu memiliki database yang berisikan informasi kontak dan data-data pelanggan secara mendetail. Dengan ini, perusahaan dapat mengelola jadwal wawancara ataupun menyimpan respons survei mereka.

• Analisis Data

Data terkait respons para pelanggan perlu dianalisis untuk menghasilkan informasi yang berguna dalam strategi perusahaan selanjutnya. Proses ini dapat dibantu dengan software analisis data atau platform survei lainnya yang menyediakan fitur analisis.

• Laporan Hasil

Komponen akhir telesurvey berbentuk laporan hasil yang jelas dan ringkas. Laporan ini dapat berisikan grafik, tabel, dan kesimpulan dari survei.

Langkah-Langkah untuk Melakukan Telesurvey

Pelaksanaan telesurvey membutuhkan beberapa langkah yang harus diikuti secara sistematis. Berikut adalah langkah-langkah dalam pelaksanaan telesurvey:

• Tentukan Tujuan dan Sasaran Survei

Tentukan tujuan survei yang ingin dicapai dan sasaran populasi yang ingin dituju. Apakah survei bertujuan untuk mengumpulkan umpan balik pelanggan, melakukan riset pasar, atau mendapatkan data lainnya?

• Pengembangan Kuesioner

Buatlah kuesioner yang relevan dengan tujuan survei. Pertimbangkan apakah agen akan menggunakan pertanyaan terstruktur atau pertanyaan terbuka.

• Persiapkan Database Pelanggan

Buatlah database pelanggan yang sesuai dengan sasaran survei. Pastikan kontak dan informasi pelanggan tercatat dengan lengkap.

• Pilih Metode Kontak

Tentukan metode kontak yang akan digunakan, seperti telepon atau video call. Pastikan metode kontak yang dipilih sesuai dengan karakteristik pelanggan dan tujuan survei.

• Latih Pewawancara

Berikan pelatihan yang memadai kepada agen yang bertugas menjadi pewawancara. Pelatihan ini dapat berisi pemahaman tujuan survei, pertanyaan yang diajukan, teknik wawancara yang baik, dan etika dalam menghubungi pelanggan.

• Uji Coba Kuesioner dan Sistem

Lakukan uji coba kuesioner dan sistem telesurvey sebelum melaksanakan survei.

• Pelaksanaan Wawancara atau Pengiriman Kuesioner

Mulailah survei dengan menghubungi pelanggan sesuai dengan metode yang telah ditentukan. Ajukan pertanyaan dengan jelas dan ikuti skrip wawancara yang sudah disiapkan.

Baca juga: Yuk, Lakukan Telesurvey yang Mudah dengan WhatsApp Business

• Pengumpulan Data

Selama wawancara, rekam respons pelanggan dengan teliti. Pastikan data yang tercatat sesuai dengan tanggapan sebenarnya.

• Pengolahan dan Analisis Data

Lakukan analisis data dengan bantuan software atau platform analisis data yang tepat untuk menghasilkan data dengan lengkap.

• Interpretasi dan Pelaporan Hasil

Buatlah laporan hasil survei secara rinci. Berikan informasi berbentuk grafik, tabel, dan kesimpulan survei dengan cara yang mudah dipahami.

• Evaluasi dan Tindak Lanjut

Berdasarkan hasil survei, identifikasi tindakan yang perlu diambil. Aplikasikan perubahan atau strategi perusahaan yang sesuai berdasarkan temuan survei.

Pakai Layanan Sociomile untuk Mengoptimalkan Kinerja Agen Telesurvey

Itulah beberapa komponen-komponen utama dalam telesurvey. Sebagai pendukung pelaksanaan survei oleh agen, perusahaan Anda bisa memanfaatkan layanan Sociomile. Layanan contact center milik Ivosights ini menggabungkan 13 platform digital yang berbeda dalam satu dashboard utama. Para agen juga dapat menerima dan melakukan panggilan atau mengirimkan tautan survei ke pelanggan perusahaan melalui platform chat lainnya dengan mudah. Segera dapatkan layanan Sociomile sekarang untuk mudahkan kinerja telesurvey perusahaan Anda!