"Melakukan telesurvey memiliki tantangan tertentu, untuk menghadapi tantangan tersebut Anda harus mengetahui caranya seperti persiapan yang matang, menggunakan scripts, dan lain-lain"

Telesurvey merupakan metode pengumpulan data dengan cara melakukan wawancara atau bertanya terhadap responden melalui telepon. Dalam praktiknya, telesurvey sering digunakan untuk melakukan survei kepuasan pelanggan, riset pasar, atau pengumpulan data konsumen. Namun, seperti halnya metode pengumpulan data lainnya, telesurvey juga memiliki tantangan yang perlu dihadapi. Tantangan-tantangan inilah yang harus dihadapi dengan beberapa trik. Terutama untuk agen telesurvey pemula, harus mengetahui beberapa trik dan persiapan sebelum melakukannya.

Apa Itu Telesurvey?

Telesurvey adalah metode pengumpulan data yang dilakukan melalui telepon. Dalam telesurvey, pewawancara atau penanya menelepon responden dan mengajukan serangkaian pertanyaan yang telah disusun sebelumnya. Responden memberikan tanggapan mereka melalui telepon, dan data tersebut dicatat untuk analisis lebih lanjut. Contoh penggunaan telesurvey adalah ketika sebuah perusahaan melakukan survei kepuasan pelanggan dengan menelepon pelanggan yang telah menggunakan produk atau layanan mereka.

Baca juga: Kenali Tipe-tipe Responden Telesurvey agar Makin Tepat Sasaran

Tantangan pada Telesurvey

• Tantangan Respons

Salah satu tantangan utama pada telesurvey adalah mendapatkan respon dari responden. Beberapa responden mungkin tidak bersedia untuk berpartisipasi atau mengabaikan panggilan. Tantangan ini dapat mempengaruhi jumlah responden yang berhasil dihubungi dan akurasi data yang diperoleh.

• Kualitas Komunikasi

Dalam telesurvey, komunikasi verbal memainkan peran penting. Tantangan dalam memastikan bahwa komunikasi yang terjalin antara pewawancara dan responden berjalan lancar dan jelas, terutama jika ada masalah dengan kualitas suara atau aksen yang berbeda.

• Penolakan Responden

Beberapa responden mungkin menolak untuk berpartisipasi dalam telesurvey karena alasan pribadi atau ketidaktertarikan terhadap topik yang disurvei. Penolakan responden ini dapat menjadi hambatan dalam mendapatkan jumlah responden yang cukup untuk memperoleh hasil yang representatif.

• Kesulitan Mengumpulkan Data Kualitatif

Dalam telesurvey, mengumpulkan data kualitatif yang detail dan mendalam dapat menjadi tantangan. Pewawancara harus dapat mengajukan pertanyaan yang tepat dan memastikan responden memberikan tanggapan yang lengkap dan relevan.

• Waktu yang Terbatas

Dalam telesurvey, waktu yang terbatas dapat menjadi tantangan. Pewawancara harus dapat mengelola waktu dengan efektif untuk mengajukan semua pertanyaan yang direncanakan dan mendapatkan data yang dibutuhkan dari responden.

5 Tips Mengatasi Tantangan Telesurvey

• Persiapan yang Matang

Persiapan yang matang sebelum melakukan telesurvey sangat penting. Rancang pertanyaan yang jelas dan relevan dengan tujuan survei. Pastikan pewawancara terlatih dan memahami teknik wawancara yang baik. Selain itu, pastikan juga memiliki daftar kontak yang valid dan terbaru untuk menghubungi responden.

• Menggunakan Script yang Efektif

Persiapkan skrip yang efektif untuk pewawancara. Skrip yang baik akan membantu pewawancara mengajukan pertanyaan dengan jelas dan mengatasi penolakan atau kendala komunikasi yang mungkin terjadi. Skrip juga memastikan konsistensi dalam pengumpulan data.

Baca juga: Jangan Lakukan 5 Hal Ini Jika Telesurvey Ingin Direspon Pelanggan

• Memperhatikan Kualitas Komunikasi

Pastikan kualitas suara yang baik dalam telesurvey. Gunakan teknologi yang memastikan suara jelas dan tidak terganggu. Pewawancara juga harus berbicara dengan jelas dan ramah agar responden merasa nyaman dalam berkomunikasi.

• Memberikan Insentif

Untuk meningkatkan partisipasi responden, berikan insentif yang menarik seperti diskon produk, hadiah, atau kesempatan memenangkan undian. Insentif ini dapat meningkatkan motivasi responden untuk berpartisipasi dalam telesurvey.

• Memanfaatkan Teknologi

Gunakan teknologi yang dapat mempermudah telesurvey, seperti AI, chatbot, atau voicebot. Teknologi ini dapat membantu dalam mengumpulkan data secara otomatis, memberikan pertanyaan yang konsisten, dan meningkatkan interaksi dengan responden.

Dengan menerapkan tips-tips di atas, Anda dapat mengatasi tantangan yang mungkin muncul dalam telesurvey dan meningkatkan efektivitas serta akurasi pengumpulan data. Ingatlah untuk selalu memperhatikan etika wawancara dan menjaga hubungan baik dengan responden untuk memastikan keberhasilan telesurvey Anda.

3 Tips Efektif Penggunaan Teknologi untuk Telesurvey

Ketahui, penggunaan teknologi adalah salah satu cara mengatasi masalah dalam telesurvey. Dengan menggunakan teknologi, kualitas komunikasi dan analisis preferensi pelanggan dengan data sebelumnya akan lebih baik daripada dilakukan oleh manusia. Karena jika dilakukan oleh manusia sendiri, potensi human error dan keterbatasannya lebih tinggi daripada menggunakan alat. Berikut tips penggunaan teknologi untuk Telesurvey.

• Menggunakan Chatbot AI

Gunakan chatbot AI untuk menyediakan survei otomatis kepada responden. Chatbot dapat memberikan pertanyaan dan opsi jawaban yang telah ditentukan, sehingga menghemat waktu dan upaya dalam mengumpulkan data. Pastikan chatbot dilengkapi dengan algoritma pemrosesan bahasa alami yang baik untuk mengenali dan memahami tanggapan responden dengan akurat.

• Menerapkan Voicebot AI

Jika survei dilakukan melalui panggilan telepon, penerapan voicebot AI dapat mempermudah proses. Voicebot dapat memberikan instruksi dan pertanyaan melalui suara, serta menerima tanggapan melalui suara atau pilihan tombol pada keypad. Pastikan voicebot dilengkapi dengan kemampuan pengenalan suara yang baik dan responsif terhadap perintah dan tanggapan responden.

• Memanfaatkan Digital Listening

Gunakan teknologi digital listening untuk memantau dan menganalisis percakapan online terkait survei. Digital listening dapat memberikan wawasan yang berharga tentang sentimen dan umpan balik yang diberikan oleh masyarakat terkait survei tersebut. Analisis data dari digital listening dapat membantu dalam peningkatan desain survei dan pengambilan keputusan berdasarkan wawasan yang diperoleh.

Dengan memanfaatkan teknologi, masalah-masalah yang terdapat dalam telesurvey dapat teratasi dan sekaligus memudahkan proses telesurvey. Produk-produk penunjang telesurvey seperti voicebot, chatbot, layanan contact center outsourching maupun digital listening juga tersedia di Ivosights. Ivosights menyediakan voicebot, chatbot bernama Sociobot, BPO Contact Center, dan digital listening bernama Ripple10. Keempat produk ini sudah terjamin keamanan dan keandalannya.

Produk-produk dari Ivosights terjamin karena sudah teruji dan sudah dipercaya oleh lebih dari 500 mitra bisnisnya. Bahkan, Ivosights juga masuk ke dalam Top 25 Customer Engagement Management Solution Providers di Asia Pasifik dari APAC CIO Outlook Magazine. Jika Anda tertarik, memiliki pertanyaan lebih atau ingin menguji keandalannya, Anda dapat menghubungi tim Ivosights segera.