"Dalam command center, root cause analysis digunakan untuk mencari tahu penyebab utama suatu insiden yang terjadi, misalnya gangguan sistem atau kegagalan proses"

Root cause analysis adalah suatu proses yang digunakan untuk mencari tahu penyebab utama suatu masalah atau kegagalan. Tujuan dari root cause analysis adalah untuk mengidentifikasi dan mengatasi akar penyebab masalah tersebut, sehingga masalah tersebut tidak terulang kembali di masa yang akan datang.

Dalam command center, root cause analysis biasanya digunakan untuk mencari tahu penyebab utama suatu insiden yang terjadi, misalnya gangguan sistem atau kegagalan proses.

Setelah penyebab utama masalah teridentifikasi, command center akan mengeluarkan tindakan perbaikan yang tepat untuk mengatasi masalah tersebut dan mencegah terjadinya kegagalan yang sama di masa yang akan datang. Root cause analysis juga dapat digunakan untuk mencari tahu penyebab masalah yang lebih umum, seperti masalah kualitas produk atau masalah kinerja perusahaan

Fungsi Root Cause Analysis

Berikut adalah fungsi Root cause analysis yang perlu anda ketahui.

1. Mengidentifikasi akar masalah: Root cause analysis adalah proses yang digunakan untuk mencari tahu apa yang sebenarnya menjadi penyebab masalah yang terjadi. Ini bisa membantu mengidentifikasi akar masalah dengan tepat, sehingga dapat dilakukan tindakan yang tepat untuk memperbaikinya.
2. Mencegah masalah yang sama terulang kembali: Setelah mengetahui akar masalah, root cause analysis  membantu mengidentifikasi tindakan pencegahan yang dapat dilakukan untuk mencegah masalah yang sama terulang kembali di masa mendatang.
3. Menyediakan solusi yang tepat sesuai dengan masalah: Root cause analysis membantu menemukan solusi yang tepat sesuai dengan masalah yang terjadi, sehingga tidak hanya memberikan jalan keluar sementara, tetapi juga menyediakan solusi jangka panjang yang dapat mengatasi masalah secara efektif.
4. Meningkatkan efisiensi dan produktivitas: Dengan memperbaiki masalah secara efektif, root cause analysis dapat meningkatkan efisiensi dan produktivitas di command center. Ini karena proses yang berjalan dengan lancar akan mengurangi waktu yang terbuang dan meningkatkan kecepatan dalam menyelesaikan masalah.
5. Meningkatkan kepuasan pelanggan: Root cause analysis juga dapat membantu meningkatkan kepuasan pelanggan dengan memastikan bahwa masalah yang terjadi di command center segera teratasi dengan tepat dan efektif. Ini akan meningkatkan kepercayaan pelanggan terhadap layanan yang diberikan oleh command center.

Prinsip-prinsip dalam Melakukan Root Cause Analysis

Setelah mengetahui fungsi root cause analysis, saatnya Anda mengetahui apa saja prinsip-prinsip yang harus dipegang ketika melakukan root cause analysis. Mari simak uraian berikut.

1. Fokus pada masalah, bukan orang: Root cause analysis harus fokus pada masalah yang terjadi, bukan mencari kambing hitam atau menyalahkan orang tertentu. Ini bertujuan agar proses root cause analysis tidak terganggu oleh emosi atau personalisasi, sehingga lebih mudah menemukan akar masalah yang sebenarnya.
2. Gunakan data dan bukti: Root cause analysis harus didasarkan pada data dan bukti yang valid dan terpercaya, bukan hanya dugaan atau asumsi. Data ini dapat berupa laporan, catatan, atau rekaman yang dapat membantu mengidentifikasi akar masalah dengan tepat.
3. Buat keterkaitan antara masalah dan akar masalah: Root cause analysis harus membantu mengidentifikasi keterkaitan antara masalah yang terjadi dengan akar masalah yang sebenarnya. Ini bertujuan agar tindakan yang dilakukan sesuai dengan akar masalah, sehingga masalah dapat teratasi secara efektif.
4. Gunakan pendekatan terstruktur: Root cause analysis  harus menggunakan pendekatan terstruktur, seperti metode 5 why atau fishbone diagram, agar prosesnya lebih terorganisir dan tidak terdistorsi. Ini akan membantu menemukan akar masalah dengan lebih cepat dan efektif.
5. Sertakan semua pihak yang terkait: Root cause analysis harus melibatkan semua pihak yang terkait, termasuk staf, manajemen, dan pelanggan, agar prosesnya lebih komprehensif dan tidak terlewatkan informasi penting. Ini akan membantu menemukan akar masalah yang sebenarnya dengan lebih mudah.

Tahap-tahap Melakukan Root Cause Analysis

Berikut adalah beberapa tahap umum yang biasa dilakukan dalam proses root cause analysis.

1. Mengidentifikasi masalah: Tahap pertama dalam root cause analysis adalah mengidentifikasi masalah yang terjadi dengan jelas dan tepat. Ini bisa dilakukan dengan memperhatikan laporan, catatan, atau rekaman yang ada, serta melakukan wawancara dengan staf atau pelanggan yang terkait.
2. Menentukan tujuan root cause analysis: Selanjutnya, tujuan root cause analysis harus ditetapkan dengan jelas. Tujuan ini bisa berupa mencari tahu akar masalah yang sebenarnya, menemukan solusi yang tepat, atau mencegah masalah yang sama terulang kembali.
3. Mengumpulkan data dan informasi: Setelah tujuan root cause analysis ditetapkan, selanjutnya adalah mengumpulkan data dan informasi yang diperlukan untuk menemukan akar masalah. Data ini bisa berupa laporan, catatan, atau rekaman yang ada, serta hasil wawancara dengan staf atau pelanggan yang terkait.
4. Menganalisis data dan informasi: Setelah data dan informasi terkumpul, selanjutnya adalah menganalisisnya dengan menggunakan metode yang tepat, seperti metode 5 why atau fishbone diagram. Ini bertujuan untuk menemukan akar masalah yang sebenarnya dengan lebih cepat dan tepat.
5. Menyusun rencana tindakan: Setelah akar masalah diidentifikasi, selanjutnya adalah menyusun rencana tindakan untuk memperbaikinya. Rencana tindakan harus mencakup langkah-langkah yang akan dilakukan, serta estimasi waktu dan biaya yang diperlukan.
6. Melakukan tindakan: Setelah rencana tindakan disusun, selanjutnya adalah melakukan tindakan sesuai dengan rencana yang telah ditetapkan.
7. Mengukur efektivitas tindakan: Setelah tindakan dilakukan, selanjutnya adalah mengukur efektivitas tindakan yang telah dilakukan. Ini bertujuan untuk memastikan bahwa masalah telah teratasi secara efektif dan tidak terulang kembali.

Itulah hal-hal yang perlu Anda ketahui mengenai root cause analysis, agar masalah yang terjadi di perusahaan Anda tidak terulang kembali.