Dalam dunia contact center, kecepatan dan efisiensi panggilan keluar merupakan faktor utama yang memengaruhi produktivitas agen dan keberhasilan kampanye pemasaran. Untuk mengoptimalkan proses outbound call, sebagian besar perusahaan mengandalkan teknologi predictive dialer system. Tetapi, apa sebenarnya predictive dialer system dan bagaimana cara kerjanya? Dengan memahami pengertian dan cara kerja predictive dialer system, Anda dapat memahami teknologi ini secara lebih dalam dan bagaimana manfaat penggunaannya bagi contact center. Dengan teknologi ini, kinerja agen contact center jadi lebih teratur dan efisien.

Pengertian Predictive Dialer System

Dalam bahasa yang sederhana, predictive dialer system adalah sistem yang membantu agen contact center dalam melakukan panggilan secara efisien. Predictive dialer system ini membantu agen melakukan panggilan secara otomatis dan mengelola daftar kontak yang akan dipanggil. Sistem ini membantu meningkatkan layanan pelanggan, mengelola panggilan keluar dengan lebih efektif, dan meningkatkan tingkat keberhasilan panggilan secara keseluruhan.

Baca juga: Algoritma Predictive pada Call Center? Ketahui Fungsinya Disini!

Cara Kerja Predictive Dialer System

Seperti yang disinggung sebelumnya, predictive dialer system menggunakan algoritma cerdas untuk mengelola dan mengotomatisasi proses panggilan keluar dalam contact center. Berikut ini adalah cara kerja predictive dialer system:

Predictive dialer system akan membantu memilih daftar kontak yang akan dipanggil. Daftar ini biasanya berisi nomor telepon pelanggan atau calon pelanggan yang telah ditentukan sebelumnya.

Sistem akan menganalisis tingkat ketersediaan agen berdasarkan panggilan sebelumnya. Maksudnya, sistem akan menghitung berapa banyak agen yang sedang tersedia dan siap menerima panggilan berikutnya.

Berdasarkan analisis ketersediaan agen, predictive dialer system dapat memprediksi juga kapan agen akan tersedia untuk panggilan berikutnya. Hal ini didasarkan pada waktu rata-rata yang diperlukan agen untuk menyelesaikan panggilan sebelumnya.

Setelah memprediksi waktu ketersediaan agen, sistem memulai panggilan secara otomatis saat agen tersedia. Panggilan tersebut akan diarahkan ke nomor telepon yang ada dalam daftar kontak.

Predictive dialer system dilengkapi dengan fitur pendeteksi pesan suara. Jika panggilan terhubung ke mesin penjawab, sistem akan mendeteksi hal tersebut dan dapat mengambil tindakan yang sesuai secara otomatis, seperti meninggalkan pesan atau menjadwalkan panggilan ulang.

Sistem ini akan membantu mengarahkan panggilan tersebut ke agen yang tersedia untuk melayani pelanggan tersebut. Agen juga dapat melihat informasi penting pelanggan di layar mereka sehingga mereka dapat memberikan pelayanan personal yang lebih baik.

Setelah panggilan selesai, predictive dialer system akan mengulangi proses ini untuk panggilan berikutnya dalam daftar kontak. Sistem ini juga akan terus mengoptimalkan kecepatan panggilan berdasarkan ketersediaan agen dan tingkat keberhasilan panggilan sebelumnya.

Keuntungan dan Manfaat Predictive Dialer System

Predictive Dialer System memberikan berbagai keuntungan dan manfaat bagi operasional contact center. Berikut ini adalah beberapa keuntungan dan manfaat utama dari penggunaan predictive dialer system:

Predictive dialer system dapat meningkatkan produktivitas agen contact center. Sistem ini melakukan panggilan berikutnya secara otomatis setelah agen menyelesaikan panggilan sebelumnya. Dengan ini, layanan contact center dapat menghemat waktu dan mengurangi waktu yang tidak produktif, sehingga agen dapat fokus pada panggilan yang ditangani.

Predictive dialer system dapat menganalisis tingkat ketersediaan agen dan memprediksi waktu ketersediaan agen berikutnya. Dengan demikian, sumber daya yang ada dapat dialokasikan dengan lebih efisien dan memastikan bahwa panggilan hanya dilakukan saat agen siap menerimanya.

Predictive dialer system dapat meningkatkan efisiensi panggilan. Dengan mengelola kecepatan panggilan berdasarkan tingkat keberhasilan dan ketersediaan agen, sistem ini meminimalkan waktu tunggu antara panggilan dan menghindari panggilan yang terhubung ke mesin penjawab.

Sistem ini dirancang untuk meningkatkan tingkat keberhasilan panggilan. Dengan memprediksi waktu ketersediaan agen dan mengarahkan panggilan hanya pada agen yang tersedia, predictive dialer system memastikan bahwa panggilan langsung terhubung dengan agen yang siap memberikan pelayanan kepada pelanggan.

Predictive dialer system membantu mengurangi waktu tidak produktif dalam operasional contact center. Dengan mengotomatisasi proses panggilan keluar dan memanfaatkan waktu agen dengan lebih efisien, sistem ini mengurangi waktu yang dihabiskan agen untuk melakukan panggilan manual, menunggu antara panggilan, atau menangani panggilan yang tidak dijawab.

Predictive dialer system dapat menyimpan dan mengelola data kontak pelanggan, catatan panggilan, riwayat transaksi, dan informasi lainnya. Hal ini memudahkan agen dalam memberikan pelayanan personal kepada pelanggan.

Baca juga: Tips Agar Predictive Dialing Berjalan dengan Sukses!

Efektifkan Layanan Contact Center dengan Gunakan Produk Kami!

Mau kinerja agen contact center semakin efektif? Gunakan fitur predictive dialer system untuk memudahkan mereka dalam memberikan pelayanan terbaik ke para pelanggan. Fitur ini dapat ditemukan di salah satu produk dan layanan Ivosights, yaitu Sociomile. 

Selain itu, Anda juga dapat mengukur kualitas layanan pelanggan dan kinerja agen dengan QA Score Card. Agen juga dapat terhubung dengan panggilan secara otomatis berkat fitur automatic call distribution. Tunggu apalagi? Segera dapatkan sistem CRM Sociomile sekarang!