"Software call center merupakan solusi digital yang mampu membantu dalam bisnis untuk mengelola hubungan dengan pelanggan melalui telepon."

Saat Anda menjalankan sebuah bisnis terutama pada bidang pemasaran, tentunya membutuhkan seorang agen call center yang selalu standby di depan telepon. Hal tersebut merupakan langkah untuk menjangkau pelanggan entah agen yang menelepon pelanggan atau pelanggan yang menelepon agen perusahaan. Agen call center sendiri akan yang akan membantu pelanggan ketika ada kendala pada produknya.

Walaupun agen call center biasanya bekerja dengan telepon, tahukah Anda bahwa mereka juga membutuhkan software? Software apa sih yang dimaksud? Yuk simak artikel ini sampai habis.

Pengertian Software Call Center

Software call center merupakan solusi digital yang mampu membantu dalam bisnis untuk mengelola hubungan dengan pelanggan melalui telepon. Software call center juga mampu dalam melakukan pekerjaan tim agen call center karena menyediakan informasi untuk prospek dan pelanggan. Alat ini juga mampu membantu proses dalam telepon lainnya seperti telemarketing, telesales, dan lain-lain.

Layanan ini mendistribusikan panggilan dari pelanggan ke agen sesuai dengan dengan alur yang disesuaikan dengan adanya fitur Automatic Call Distribution (ACD). Dengan adanya teknologi tersebut, agen call center dapat bekerja dengan maksimal dalam memberikan layanan dan respon ke pelanggan dengan bantuan yang cepat kepada prospek dan pelanggan bisnis. Software call center juga dapat membantu agen dalam melakukan panggilan inbound calling dan outbound calling.

Pentingnya Software Call Center bagi Perusahaan

Memiliki software call center sangat penting bagi perusahaan. Berikut beberapa di alasannya:

• Meningkatkan Efisiensi dan Produktivitas Call Center

Dengan software call center, agen dapat melakukan berbagai pekerjaan secara sekaligus atau bahkan mengotomatisasi pekerjaan tersebut. Hal ini seperti mengarahkan pelanggan ke departemen yang tepat secara langsung atau mengelola kontak pelanggan dengan mudah. Hal ini membantu agen untuk melayani pelanggan secara lebih efisien dan bekerja dengan lebih produktif.

• Memudahkan Pengelolaan Panggilan

Software call center memiliki teknologi seperti sistem telephony dan call recording dirancang khusus untuk membantu agen menyimpan dan mengolah panggilan keluar dan masuk secara lebih teratur. Hal ini membantu proses pengelolaan panggilan yang dapat mempermudah workflow.

• Meningkatkan Kualitas Layanan Pelanggan

Dengan efektivitas dan efisiensi yang disediakan software call center, perusahaan dapat meningkatkan kualitas layanan pelanggan mereka. Misalnya, teknologi seperti IVR dan call routing membantu agen untuk memberikan layanan yang tepat sasaran kepada pelanggan. Integrasi cloud dan sistem omnichannel juga memungkinkan agen untuk berkomunikasi dengan pelanggan dari berbagai platform secara mulus dan konsisten. Selain itu, dengan mendapatkan laporan analitik panggilan, agen dapat mengevaluasi kinerja mereka agar terus mengembangkan kompetensi dan memberikan layanan yang semakin berkualitas bagi pelanggan mereka.

Jenis-Jenis Software Call Center

Software call center memiliki beberapa jenis, lho. Apa saja? Berikut adalah jenis-jenisnya:

• On-premise Call Center Software

Jenis pertama yaitu on-premise call center software. Software jenis ini merupakan perangkat lunak yang bersifat lokal karena hanya dipasang di kantor. Keuntungan pada software ini karena mampu dalam mempertahankan kendali atas data dan sistem yang terintegrasi karena tersimpan di satu lokasi yang sama. Jenis ini sangat strategis pada bisnis yang perlu data lokal punya ahli IT yang dapat memelihara dan menjaga perangkat keras, perangkat lunak, dan infrastruktur.

• Hosted Call Center Software

Software jenis ini merupakan perangkat luas yang host-nya ada di luar situs dan dapat diakses dengan jaringan yang mungkin tanpa menggunakan internet. Dengan software ini, layanan pada call center dapat memiliki akses pada infrastruktur Call center. Kecuali pada terminal agen yang platformnya di host di luar lokasi.

• Cloud Base Call Center Software

Dari namanya saja sudah ‘cloud’ yang berarti perangkat lunak ini diakses dimana saja selama ada dan terhubung dengan internet. Dengan adanya perangkat lunak ini, agen dapat menyimpan data secara mudah ke internet melalui cloud database pusat. Selain itu, perangkat lunak ini dikelola oleh provider sehingga Anda tidak perlu memiliki staf IT khusus untuk memelihara sistem.

• Browser Based Call Center

Jenis yang terakhir yaitu browser based call center. Perangkat lunak ini merupakan layanan call center yang berbasis web dalam browser. Perangkat lunak ini menyediakan fitur pada call center yang ada di browser dan tentu aksesnya memerlukan internet.

Tingkatkan Kinerja Call Center Anda dengan BPO Contact Center dari Ivosights!

Nah, itu dia penjelasan tentang Software Call Center yang terdiri dari pengertian, pentingnya dalam bisnis, dan jenis-jenisnya. Software call center merupakan teknologi yang tentunya dapat mempermudah pekerjaan agen call center pada perusahaan Anda. Jika Anda mencari software khusus yang dapat membantu meningkatkan kualitas layanan pelanggan Anda, gunakanlah BPO Contact Center dari Ivosights! BPO Contact Center dari Ivosights merupakan solusi efektif dan efisien untuk menjaga bisnis tetap terhubung dengan pelanggan guna meningkatkan kepuasan dan loyalitas pelanggan dengan beragam layanan. Lebih dari itu, layanan dari Ivosights bukan hanya software call center saja, tetapi juga penyediaan agen yang terlatih, fungsi manajemen dan operasional, serta penyediaan fasilitas dan lokasi. Hubungi Ivosights dan dapatkan BPO Contact Center sekarang juga!