Teknologi berupa IP Telephony sangat banyak digunakan oleh bisnis masa kini. Hal ini disebabkan karena banyaknya manfaat yang diberikan oleh teknologi satu ini, seperti mengintegrasikan panggilan suara dan data-datanya melalui jaringan internet. Di samping itu, proses yang harus digunakan untuk menginstalasi IP Telephony dapat menjadi kesulitan tersendiri para penggunanya. Oleh karena itu, ada baiknya jika Anda menerapkan beberapa cara ini supaya instalasi IP Telephony dapat dilakukan secara lebih mudah.

Pengenalan tentang Sistem IP Telephony

Sistem IP Telephony dikenal sebagai salah satu teknologi yang memungkinkan penggunanya untuk berkomunikasi dengan suara dan melakukan pengiriman data melalui jaringan internet. Teknologi ini dianggap dapat menggantikan infrastruktur telepon tradisional. Menggunakan sistem IP Telephony ini memiliki potensi untuk menghemat biaya komunikasi, meningkatkan produktivitas, dan memberikan fleksibilitas yang lebih besar dalam berkomunikasi.

Manfaat dalam Penggunaan Sistem IP Telephony untuk Bisnis

Inilah beberapa manfaat dari penggunaan sistem IP Telephony untuk bisnis:

Sistem IP Telephony dapat membantu mengurangi biaya panggilan jarak jauh dan biaya komunikasi lainnya dalam bisnis, terutama saat berkomunikasi dengan kantor cabang atau pelanggan di luar negeri.

Anda dapat mengakses sistem IP Telephony ini dari mana saja hanya dengan membutuhkan koneksi internet. Menggunakan sistem ini akan memberikan fleksibilitas lokasi kepada karyawan bisnis untuk dapat menggunakannya di mana saja mereka berada.

Sistem ini sangat mudah diintegrasikan dengan aplikasi yang ada pada bisnis lainnya, seperti sistem CRM, email, dan alat kolaborasi seperti Google Workspace.

Kualitas panggilan suara yang ditawarkan oleh sistem IP Telephony biasanya sangat baik sehingga memberikan pengalaman komunikasi yang lebih baik dalam bisnis.

Dengan kemampuan untuk berbagi data secara real-time melalui adanya sistem IP Telephony, karyawan Anda dapat bekerja lebih efisien dan berkolaborasi dengan lebih baik.

Baca juga: Lebih Baik IP Telephony atau SIP Trunk?

Beberapa Kesulitan yang Umum Dialami dalam Instalasi Sistem IP Telephony

Meskipun sistem IP Telephony menawarkan banyak manfaat, instalasinya seringkali dianggap rumit. Inilah beberapa kesulitan yang umum dialami dalam proses instalasi sistem IP Telephony:

Kualitas panggilan IP Telephony sangat bergantung pada koneksi internet yang stabil dan berkecepatan tinggi. Jika koneksi internet terbukti mengalami gangguan atau lambat, maka panggilan suara dan data dapat terganggu. Hal ini dapat mengakibatkan terputusnya panggilan atau kualitas suara yang buruk.

Banyak bisnis telah menggunakan sistem telepon tradisional atau infrastruktur komunikasi lainnya sebelum beralih ke sistem IP Telephony. Integrasi sistem IP Telephony dengan infrastruktur yang sudah ada dapat menjadi tantangan. Bisa saja Anda perlu untuk melakukan konversi perangkat atau pembaruan infrastruktur yang cenderung memakan waktu.

Keamanan jaringan sangat penting dalam sistem IP Telephony karena mengandalkan koneksi internet untuk operasionalnya. Berbagai ancaman keamanan seperti serangan DDoS atau peretasan dapat mengganggu layanan dan mengancam privasi data.

Penggunaan sistem IP Telephony yang efektif memerlukan pelatihan setiap karyawan penggunanya. Mereka perlu memahami cara menggunakan fitur-fitur yang ada didalamnya dan memanfaatkan sepenuhnya. Tidak mengadakan pelatihan secara memadai dapat menghambat efisiensi penggunaan teknologi ini.

Ketika ada masalah atau pemeliharaan yang diperlukan, keberhasilan operasional sistem IP Telephony juga mengandalkan pada ketersediaan teknisi ahli. Adanya keterbatasan sumber daya manusia yang memahami teknologi ini dapat menjadi hambatan.

Instalasi sistem IP Telephony melibatkan konfigurasi hardware dan software yang kompleks. Melakukan konfigurasi yang salah dapat mengakibatkan masalah komunikasi. Oleh karena itu, diperlukan pengetahuan teknis yang baik untuk mengatur sistem ini dengan benar.

Cara Instalasi Sistem IP Telephony dengan Lebih Mudah

Berikut ini adalah tujuh cara untuk melakukan instalasi sistem IP Telephony dengan lebih mudah pada bisnis Anda:

Langkah pertama, lakukan perencanaan instalasi IP Telephony dengan cermat. Evaluasi apa saja yang menjadi kebutuhan bisnis Anda, termasuk jumlah pengguna, fitur yang diperlukan, dan anggaran yang tersedia. Dengan ini, Anda dapat lebih mudah untuk memilih solusi IP yang sesuai.

Pilihlah hardware dan software berkualitas tinggi yang mendukung sistem IP Telephony, mulai dari telepon IP, server VoIP, dan perangkat jaringan yang dibutuhkan. Pastikan juga bahwa perangkat tersebut kompatibel satu sama lain untuk memastikan instalasi sistem akan berjalan dengan lancar.

Pastikan jaringan internet yang dimiliki bisnis Anda termasuk stabil dan cukup cepat. Periksa juga router dan perangkat jaringan lainnya untuk memastikan keduanya telah mendukung VoIP.

Anda dapat memilih sistem IP Telephony model cloud atau on-premises. Model cloud lebih mudah diinstalasikan karena Anda tidak perlu merawat perangkat fisik. Di sisi lainnya, model on-premises memberikan kendali yang lebih besar atas sistem Anda. Pilihlah model yang sesuai dengan preferensi bisnis Anda.

Konfigurasikan sistem IP Telephony sesuai dengan petunjuk yang diberikan oleh produsen atau penyedia layanan Anda. Konfigurasi ini mencakup pengaturan alamat IP, firewall, dan port forwarding. Pastikan bahwa semuanya diatur dengan benar untuk menghindari masalah di masa yang akan mendatang.

Sebelum memulai penggunaan sistem IP Telephony dalam keseharian bisnis, lakukan pengujian sistem ini secara menyeluruh. Periksa kualitas suara, kemampuan untuk melakukan panggilan masuk dan keluar, dan pastikan semua fitur berfungsi dengan baik. Jika ditemukan adanya masalah, segera lakukan identifikasi dan perbaikan.

Pastikan pengguna sistem IP Telephony diberikan pelatihan yang cukup dan memadai. Adanya pelatihan ini akan membantu mereka memahami cara menggunakan sistem ini secara efektif, mulai dari melakukan panggilan, menggunakan fitur, dan menangani masalah umum.

Terakhir, pastikan bahwa Anda melakukan pemeliharaan sistem IP Telephony secara berkala, seperti memeriksa pembaruan software dan menjaga keamanan sistem. Hal ini akan membantu menjaga kinerja sistem tetap optimal.

Baca juga: Menyusun Strategi Implementasi IP Telephony yang Sukses

Sejumlah Tips Memilih Sistem IP Telephony yang Mudah Diinstalasikan dalam Bisnis Anda

Inilah sejumlah tips yang bisa diterapkan dalam memilih sistem IP Telephony yang mudah diinstalasikan dalam bisnis:

Pastikan sistem IP Telephony yang Anda pilih dapat berkembang seiring dengan bisnis Anda. Jika bisnis Anda dalam kondisi sedang berkembang, Anda mungkin perlu menambahkan lebih banyak pengguna atau fitur tambahan. Dengan memilih sistem ini secara tepat, Anda dapat melakukan perluasan penggunaan menyesuaikan kebutuhan.

Periksa apakah sistem IP Telephony yang Anda pertimbangkan sudah kompatibel dengan infrastruktur yang sudah ada dalam bisnis Anda, mulai dari jaringan, hardware, hingga software yang sudah ada. Kemudahan untuk melakukan integrasi secara mulus akan membuat instalasi sistem ini akan jauh lebih mudah.

Pastikan antarmuka sistem IP Telephony mudah dipahami dan digunakan oleh pengguna. Sistem yang rumit akan memerlukan pelatihan tambahan dan menyebabkan hambatan dalam penggunaan sehari-hari pada bisnis.

Periksa tingkat dukungan pelanggan yang ditawarkan oleh penyedia sistem IP Telephony. Adanya dukungan yang baik dapat membantu Anda mengatasi masalah instalasi atau pertanyaan selama penggunaan sistem ini.

Bandingkan biaya instalasi dan biaya langganan sistem IP Telephony dari beberapa pihak penyedia yang ada. Pastikan untuk mempertimbangkan biaya jangka panjang, termasuk biaya pemeliharaan dan pembaruan sistem.

Terakhir, pastikan sistem IP Telephony yang Anda pilih telah dibekali dengan sejumlah fitur keamanan yang kuat.

Dapatkan Sistem IP Telephony Melalui Ivosights, Proses Instalasinya Sangat Mudah!

Selain mengetahui apa saja kegunaan dari sistem IP Telephony, Anda juga sebaiknya memahami bagaimana cara instalasi sistem satu ini secara benar dan mudah. Selain itu, pilihlah juga provider penyedia sistem yang terpercaya dan andal. Dengan memerhatikan beberapa poin di atas, penggunaan sistem IP Telephony dapat semakin optimal.

Salah satu penyedia sistem IP Telephony bisa Anda percayakan adalah Ivosights. Dengan sebuah produk layanan contact center bernama Sociomile, kami mampu menyediakan layanan Call Center IP Telephony yang aman dan terpercaya. Produk Sociomile ini juga terbukti memiliki fitur lengkap, terintegrasi dengan aplikasi bisnis lain, skalabilitas, sesuai dengan standar regulasi OJK, dan bahkan memiliki biaya yang efisien. Tak hanya itu, proses instalasinya juga dapat dilakukan dengan mudah Tunggu apalagi? Dapatkan layanan Sociomile sekarang dengan menghubungi Ivosights!