Sistem CRM atau Customer Relationship Management adalah sebuah alat pengelola hubungan perusahaan dengan pelanggan. Walaupun banyak keunggulan yang didapatkan dari sistem ini, tingkat keamanan dalam penggunaan CRM sering menjadi perhatian utama. Hal ini disebabkan dengan privasi dan kerahasiaan data pelanggan yang tersimpan di dalamnya. Penting bagi Anda untuk mengetahui apa saja ciri-ciri CRM yang bebas dari ancaman keamanan. Dengan begitu, perusahaan dapat memastikan bahwa sistem CRM yang digunakan memberikan tingkat keamanan yang baik dan dapat mencegah risiko pelanggaran keamanan.

Pengertian Sistem CRM

Sistem CRM adalah sebuah sistem yang digunakan untuk mengelola dan memperkuat hubungannya dengan pelanggan. Jika disederhanakan, sistem CRM adalah alat yang membantu perusahaan untuk berinteraksi, berkomunikasi, dan berkolaborasi dengan pelanggan secara efektif.

Sistem CRM juga membantu mengumpulkan, menyimpan, dan mengelola data pelanggan berupa informasi kontak, riwayat transaksi, preferensi pembelian, interaksi komunikasi, dan sebagainya. Tujuannya adalah untuk memahami kebutuhan dan preferensi pelanggan secara lebih baik. 

Tak hanya itu, pengelolaan kegiatan pemasaran, penjualan, dan layanan pelanggan dalam perusahaan juga terbantu dengan adanya CRM. Dengan memanfaatkan data yang tersedia, perusahaan dapat mengidentifikasi peluang penjualan, mengembangkan strategi pemasaran yang tepat, dan memberikan layanan yang lebih baik kepada pelanggan.

Baca juga: Keunggulan Menggunakan Mobile CRM untuk Contact Center

Prinsip Keamanan dalam Sistem CRM

Prinsip-prinsip keamanan yang perlu diperhatikan dalam sistem CRM meliputi sebagai berikut:

Perhatikan apakah sistem CRM Anda sudah menggunakan mekanisme pengenalan pengguna yang kuat, seperti penggunaan password yang kompleks ataupun autentikasi multi-faktor. Dengan dua cara ini, sistem tidak dapat diakses oleh pihak tidak berwenang.

Anda dapat memberikan akses menyesuaikan peran setiap karyawan perusahaan. Dengan begini, hak akses pengguna akan terbatas hanya berdasarkan tanggung jawab dan tugas mereka. 

Pastikan sistem CRM dilindungi oleh enkripsi data yang kuat, baik dalam penyimpanan atau pengiriman data melalui jaringan internet. Dengan begini, data pelanggan tidak dapat diakses sembarangan.

Lakukan pemantauan secara rutin untuk memeriksa aktivitas sistem. Hal ini memudahkan perusahaan untuk mendeteksi lebih cepat apabila terdapat tindakan mencurigakan dari pihak-pihak tidak berwenang.

Pastikan CRM mengikuti kebijakan privasi yang ketat dan patuh terhadap regulasi privasi data yang berlaku di setiap daerah penggunanya.

Supaya penggunanya dapat terampil dalam menggunakan sistem CRM, perusahaan harus memberikan pelatihan relevan yang memadai, salah satunya berupa praktek keamanan yang baik. Praktek keamanan Ini termasuk penggunaan password yang kuat, memerhatikan kebijakan penggunaan, dan pencegahan serangan phishing atau social engineering.

Perusahaan perlu menerapkan kebijakan keamanan internal yang jelas dan mengikat. Pastikan juga kebijakan tersebut ditaati oleh seluruh karyawan perusahaan. Kebijakan ini dapat meliputi kebijakan sandi yang ketat, penentuan hak akses, dan penggunaan hardware maupun software.

Sistem CRM perlu dilindungi dengan menggunakan software keamanan yang mutakhir. Jika tidak, beberapa serangan keamanan tersebut dapat merusak integritas data atau mengganggu ketersediaan sistem CRM itu sendiri.

Ciri-Ciri Sistem CRM Bebas dari Ancaman Keamanan

Berikut adalah beberapa ciri-ciri sistem CRM Anda sudah bebas dari ancaman keamanan:

Sistem CRM perlu dibekali dengan sistem keamanan yang kuat. Data pelanggan sebaiknya dienkripsi dan hanya dapat diakses oleh pihak tertentu saja.

Sistem CRM sebaiknya menggunakan metode login yang aman, seperti penggunaan password yang kuat atau verifikasi ganda. Dengan ini, CRM akan membatasi siapa saja pengguna yang dapat mengakses sistem secara sah.

Sistem CRM dapat diatur untuk memberikan izin akses berdasarkan tanggung jawab setiap penggunanya.

Sistem CRM dapat mendeteksi serangan atau upaya masuk dari pihak lain yang mencurigakan. Untuk melindungi data pelanggan. serangan akan dihentikan dan sistem akan mengaplikasikan beberapa langkah keamanan tambahan.

Baca juga: Bagaimana Cara Memilih CRM untuk Bisnis? Ini Tipsnya

Sistem CRM akan rutin diperbarui dengan sistem keamanan terbaru. Sistem ini juga dapat memperbaiki kerentanan dalam sistem apabila diperlukan.

Sistem CRM dilengkapi dengan langkah-langkah perlindungan tambahan untuk melindungi data dari serangan malware maupun dari pihak yang tidak berwenang.

Sistem CRM mematuhi peraturan keamanan data yang berlaku, seperti regulasi privasi data. Dengan ini, sistem dapat melindungi data pelanggan dengan tepat.

Dapatkan Sistem CRM Terpercaya Milik Ivosights, Sociomile!

Dari artikel di atas, Anda akan mengetahui beberapa ciri-ciri sistem CRM yang aman untuk digunakan. Dengan sistem keamanan yang tinggi, perusahaan akan terhindar dari peretasan dan kebocoran informasi pelanggan. Jika Anda kesulitan mendapatkan sistem CRM dengan keamanan, percayakanlah pada Ivosights.

Sociomile menggunakan server database yang fleksibel sehingga meningkatkan efisiensi operasional, memperkuat keamanan data, dan memberikan pelayanan terbaik bagi pelanggan. Apalagi, layanan ini juga dapat diintegrasikan ke platform perusahaan lainnya. Yuk, miliki layanan Sociomile sebagai sistem CRM terpercaya milik Ivosights